Cómo puede la IA ayudar al departamento de adquisiciones a administrar mejor el riesgo de la cadena de suministro

¿Qué rol cumple la inteligencia artificial (IA) en la cadena de suministro?

Según la Encuesta global de directores de adquisiciones de 2023 de Deloitte, la administración de proveedores basada en IA es el enfoque más importante de las funciones de adquisición.

Esto incluye el uso del procesamiento de lenguaje natural (NLP) e IA para acceder a información relativa a proveedores, niveles de rendimiento de los contratos, métricas de riesgo y cumplimiento, y otras métricas, como los criterios de medioambiente, sociedad y gobernanza (ESG), e interpretarla. Luego, se puede procesar esta información con machine learning para identificar tendencias y patrones, y ofrecer el potencial para comenzar a predecir escenarios probables antes de que sucedan.

Los resultados de la encuesta indican que un 80 a 85 % de las empresas buscan mejorar las capacidades de administración de la relación con los proveedores mediante IA.

¿Cómo puede la IA ayudar con la información de los proveedores? 

De acuerdo con la encuesta de Deloitte, el 75 porciento de las principales empresas de adquisición ya usan algún tipo de valoración del riesgo de los proveedores en los procesos de aprovisionamiento.

La IA puede proporcionar información en tiempo real relacionada con la solidez financiera de los proveedores mediante el uso de información disponible al público de agencias de calificación y otras fuentes de información. Las publicaciones en medios sociales también pueden ser indicio de que no está todo bien; un aumento de comentarios o publicaciones sobre pagos tardíos podría indicar que la empresa tiene problemas.

La IA también podría medir el rendimiento de los proveedores mediante el uso de macrodatos y NLP para rastrear los medios sociales y la Internet en busca de información sobre una organización específica. Es posible que esto forme parte de los procedimientos de la diligencia debida en el futuro, lo que permitirá que se tomen decisiones más informadas en los negocios. También se podría hacer un mayor uso de las organizaciones más pequeñas, ya que se pondrían de manifiesto negocios con un rendimiento sólido que los compradores no hubiesen conocido de otro modo.

En el Informe de datos del estado de las adquisiciones de 2024 de HAQM, se sugiere que los profesionales de adquisiciones tienen un gran deseo de utilizar más esas capacidades. A pesar de que menos de la mitad (47 porciento) utiliza la optimización de las decisiones de compras basada en IA, casi todos (98 porciento) planean invertir en herramientas de análisis e información, automatización y optimización de decisiones de compras basada en IA en los próximos años.

¿Cómo puede la IA ayudar a los profesionales de adquisiciones a administrar un mayor riesgo de la cadena de suministro? 

Con más información disponible que nunca, el uso de IA junto con macrodatos y machine learning puede ayudar a predecir eventos antes de que ocurran. “Con el análisis basado en machine learning, se pueden buscar patrones con mayor rapidez”, afirma Rajiv Bhatnagar, director de Productos y Tecnología de HAQM Business. “Una vez que has detectado un patrón, puedes tomar medidas”.

Un ejemplo son los patrones climáticos, ya que podrían identificarse posibles incidentes que podrían perjudicar rutas comerciales indispensables semanas antes de que estos sucedan. También podría usarse para rastrear precios de productos y resaltar dónde se observan aumentos y si es posible que haya un mayor incremento de precios de artículos manufacturados más adelante. En la encuesta de Deloitte, se observa que el 25 % de las organizaciones actualmente identifican problemas de la cadena de suministro de inmediato “en gran medida”, mientras que el 63 % lo hace “en cierta medida”.

Para los profesionales de adquisiciones, esto podría significar tener que comprar artículos al por mayor ahora o considerar otras estrategias, como celebrar un contrato a precio fijo o una cobertura contra las fluctuaciones. También podrían obtener información de qué precios podrían bajar, en cuyo caso tendría sentido no formalizar compromisos contractuales.

De modo similar, la IA puede identificar patrones que sugieran que puede haber escasez de ciertos materiales o productos. El hecho de contar con esta información con anticipación permite que las organizaciones planifiquen, reduzcan su dependencia de ciertos componentes o ingredientes específicos o adquieran artículos alternativos en su lugar. Con esto se puede evitar la urgencia de adquirir dichos productos cuando la verdadera situación resulta evidente, lo que a su vez evita que los profesionales de adquisiciones paguen una prima.

A nivel interno, con IA se puede detectar actividad inusual, como pedidos voluminosos o solicitudes de modificación de los datos de facturación o las direcciones de entrega, lo que puede permitir detectar y reducir la exposición a fraudes. HAQM Business ya permite a las organizaciones incluir parámetros en las compras en curso, mediante el uso obligatorio de ciertos proveedores o la imposición de límites de gastos.

¿De qué otro modo puede la IA ayudar a los profesionales de adquisiciones? 

La IA también puede ayudar a los profesionales de adquisiciones de muchas otras formas, lo que incluye identificar qué necesita comprar la organización y cuándo. Mediante el uso de información histórica y análisis predictivo, la IA puede garantizar que los negocios tengan lo que necesitan cuando lo necesitan y que no se paguen precios excesivos.

Otra forma en que los datos y el análisis, con el respaldo de la IA, pueden mejorar el proceso de adquisiciones es mediante la reducción de los gastos no autorizados. Al permitir que el personal identifique rápidamente los productos necesarios que cumplan con los criterios de la empresa, el uso de IA/ML a través de sistemas como HAQM Business permite reducir la necesidad y el potencial de dichos gastos exorbitantes. “Permite que los negocios alineen sus decisiones con los objetivos de la empresa y reaccionen a los cambios con rapidez, y garantiza que la empresa tenga los productos correctos en el momento adecuado”, afirma Bhatnagar.

La IA puede generar información de administración más eficaz, ya que se extraen y se interpretan los datos y las tendencias de sistemas internos de adquisición o contabilidad. Esto significa que quienes trabajan en adquisiciones pueden proporcionar a los equipos de finanzas o al directorio mayor conocimiento respecto de lo que se gasta y de los costos futuros previstos, y también pueden permitir visualizar escenarios alternativos en caso de que se tome un curso de acción específico. Los profesionales de adquisiciones pueden usar dicha información para asegurarse de que siguen operando con la mayor eficiencia posible, consolidando proveedores y negociando descuentos al por mayor cuando sea necesario.

La IA también puede usarse para extraer información de facturas y automatizar los flujos de trabajo en beneficio del personal. Esto se puede traducir en un ahorro de tiempo importante, lo que permitirá que el personal se enfoque en otras actividades de mayor valor. A su vez, esto puede hacer que la función sea una opción de carrera más interesante y reducir la presión en los equipos existentes. “Al utilizar el análisis, los empleados se sienten más productivos y saben que están aportando más valor a su trabajo”, afirma Bhatnagar.

Publicado originalmente en Business Reporter.