Equilibrio en la ecuación de los costos de gastos de adquisición: gasto indirecto

Las amenazas de ciberseguridad, las interrupciones y los retrasos en la cadena de suministro, junto con el auge de la IA, generaron un análisis más riguroso de los procesos y operaciones de adquisición. La necesidad de agilizar los procesos de fabricación es hoy en día más crítica que nunca. La centralización de los gastos indirectos es una estrategia clave para alcanzar estos objetivos.

“Centralizar los gastos indirectos con HAQM Business no consiste solo en detener las compras no autorizadas, se trata de crear un proceso de adquisición sin inconvenientes”, afirma Brent Heller, director de Manufactura e Industria.

HAQM Business reveló en su Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 que casi la mitad (47 %) de los líderes de adquisición consideran que las operaciones, los procesos y las herramientas son más complejos que nunca. Gracias a las integraciones y herramientas personalizadas con más de 150 sistemas de adquisición electrónica, HAQM Business puede ayudar a las organizaciones a centralizar los gastos indirectos mediante controles estrictos de gastos, mayor visibilidad y ahorros de costos medibles. Sus herramientas de Smart Business Buying están diseñadas para guiar a los compradores a través de un entorno de compras controlado, lo cual reduce las desviaciones contractuales y los gastos no autorizados.

Isidro S. Moreno, gerente de Administración Corporativa de Azteca Milling, integró HAQM Business con la instancia de SAP Ariba de la organización y describió esta decisión como “una excelente solución para alcanzar nuestros objetivos empresariales globales. Reemplazamos a cientos de proveedores por única vez e incorporamos sin problemas las compras de HAQM Business a nuestras políticas existentes de cumplimiento, identificamos proveedores preferidos con Guided Buying (una función de Business Prime) con el objetivo de mantener nuestros contratos globales y aprovechamos análisis efectivos para la elaboración de presupuestos y pronósticos, entre otros beneficios”.

Guided Buying ofrece numerosos beneficios a las empresas que desean estandarizar los procesos de adquisición en diferentes departamentos y asegurar que todas las compras contribuyan al logro de los objetivos generales de la organización. Además, HAQM Business permite a las organizaciones definir y aplicar políticas que identifican categorías de productos o proveedores preferidos, restringidos o bloqueados.

El proceso de consolidación de proveedores con HAQM Business no es un enfoque único que se aplica a todos por igual. Las organizaciones son flexibles a la hora de adaptar sus estrategias de adquisición a sus necesidades específicas, ya sea para consolidar proveedores con el fin de aprovechar el poder de compra al por mayor, o para garantizar que las adquisiciones se ajusten a sus requisitos de sustentabilidad.

Según Ellen Nielsen, directora general de Administración de Categorías de Chevron, lo más importante es obtener los materiales con rapidez y al mejor precio. “No queremos manejar miles de proveedores y pasar por un proceso de licitación y negociación de precios con cada uno de ellos. Este no es un enfoque comercialmente viable. Trasladamos el proceso de adquisición a HAQM Business para consolidar los gastos en un entorno de tienda dinámico, donde todos pueden encontrar lo que necesitan y aprovechar los pedidos a gran escala y la compra al por mayor”.

HAQM Business ofrece la herramienta Solicitar cotización (RFQ) para ayudar a los clientes a adquirir productos al mejor precio posible sin sacrificar la calidad ni a los plazos de entrega. En lugar de buscar entre varios proveedores o aceptar volúmenes más pequeños, los clientes pueden utilizar Solicitar cotización para obtener la cantidad exacta de materiales que necesitan. Además, la función Solicitar cotización es útil cuando los clientes desean obtener un mejor descuento al por mayor, dado que simplifica el proceso de negociación al permitir que los vendedores presenten ofertas con descuentos y precios competitivos.

“Nuestra herramienta de análisis de gastos ofrece a las organizaciones una visibilidad completa del gasto marginal que se genera por fuera del contrato en toda la empresa. Al agregar estos datos, podemos cuantificar los costos directos relacionados con los gastos no planificados, como las tarifas de procesamiento, los descuentos no aprovechados y los gastos generales de administración de los proveedores”, afirma Heller. “Este ejercicio permite identificar gastos que, de otro modo, no se contabilizarían debido al total y la escala de las transacciones en la mayoría de los casos. A modo de ejemplo, uno de nuestros clientes de M&I tenía 335 titulares de tarjetas en 4 unidades de negocio. Realizamos un análisis de proveedores durante un periodo de 12 meses e identificamos un ahorro estimado de $110,425 en gastos relevantes, que incluye aproximadamente $13,750 debido a una reducción del 15 % en concepto de viajes”.

Gracias a la amplia gama de herramientas de HAQM Business, que incluye Guided Buying y Solicitar cotización, las compañías pueden lograr una mayor visibilidad, reforzar el cumplimiento de las normas y obtener importantes ahorros de costos. A medida que las compañías buscan encontrar un equilibrio entre la eficiencia y la rentabilidad, HAQM Business ofrece las herramientas y la flexibilidad necesarias para lograr estos objetivos. De este modo, se asegura que las estrategias de adquisición estén alineadas con los objetivos generales de la organización y las metas de sustentabilidad.

Este artículo se publicó originalmente en Manufacturing Technology Insights.