Análisis de proveedores: Tres pasos para hacer mejores compras

Hacer compras efectivas maximiza la eficiencia y capacidad de cualquier organización para responder a las demandas de los clientes. Pero la complejidad de la adquisición a nivel empresarial puede dificultar que los gerentes identifiquen áreas de mejora que tendrán un impacto real.

Cuando tenemos un problema para resolver, comenzamos con el análisis de los datos y, afortunadamente, la compra es rica en esto. Los datos revelan el comportamiento de compra de los empleados (lo que compran, cuánto, desde dónde y cuánto tiempo necesitan para obtener lo que desean) y permiten precisar con facilidad los pasos que puede seguir para mejorar. Pero muchos líderes de compras no tienen tiempo para el análisis de datos o no saben a qué patrones prestar atención.

HAQM Business puede ayudar con un análisis de proveedores gratuito. Analizaremos los datos de gastos de su empresa (al perfeccionar el gasto marginal, veremos más sobre eso en un momento), 1) para revelar patrones y tendencias, 2) para identificar oportunidades de mejora y 3) para elaborar una hoja de ruta a fin de llevar su compra al siguiente nivel, tres pasos que mejorarán el proceso de compra para hacer crecer su organización.

Antes de profundizar en los detalles de este beneficio gratuito, hablemos sobre el gasto marginal y por qué nos enfocamos en eso primero.

Gasto marginal: el lado ciego de la adquisición

El gasto marginal recibe muchos nombres: gastos no relacionados con contratos, no catalogados y no administrados. Básicamente, son las compras no planificadas para las cuales no tienes un precio negociado ni un acuerdo de compra planificado. El gasto marginal puede incluir categorías como mantenimiento, reparación y operaciones (MRO), periféricos de informática, suministros de oficina, productos de sala de descanso y más. Generalmente representa alrededor del 20 por ciento de las compras,¹ y según el tamaño de la organización, puede involucrar a cientos de compradores internos con la libertad de usar sus tarjetas de compras con una inmensa variedad de minoristas.

La gestión del gasto marginal a través de métodos tradicionales consume una cantidad prohibitiva de tiempo para la gerencia y el personal, por lo que las compras a menudo se pasan por alto o se realizan bajo el radar. Esto hace del gasto marginal un lugar de escondite ideal para los desechos e incluso el fraude.

¿Las buenas noticias? El gasto marginal es un área ideal para la transformación. El análisis de datos, la automatización y el aprendizaje automático ayudan a las empresas a obtener su gasto marginal bajo control, sin que controlen su tiempo. De hecho, se ha convertido en una palanca estratégica que pueden impulsar a fin de acelerar la eficiencia. Como resultado, las organizaciones trasladan más categorías desde administradas a “no administradas” para ahorrar tiempo y reducir costos.

Para tu análisis de proveedores, nos centraremos en el gasto marginal que se produce dentro del programa de tarjeta corporativa. Es un excelente punto con el que empezar a darle visibilidad a la organización así como información que puede generar una mejora inmediata.

Estos son los tres pasos del análisis de proveedores y así es como tu negocio puede beneficiarse.

Paso 1: Revelar patrones en el gasto de tu empresa

Para comenzar, te conectaremos con un asesor de clientes de HAQM Business (CA). Proporcionarás algunos datos de tus tarjetas de crédito de la compañía (las tarjetas de compras o tarjetas T&E darán los datos más factibles, pero si no están disponibles, podemos usar los datos de tu sistema de administración de gastos). En aproximadamente una semana, tu CA establecerá tiempo con tu equipo para revisar los datos y mostrarte lo que encontramos.

Los hallazgos se centrarán en patrones y tendencias específicos entre los equipos y dentro de categorías de productos. Aprenderás más sobre el comportamiento de compra de tus empleados, especialmente aquellos hábitos que podrían crear costos duros y blandos innecesarios.

Nuestro objetivo es darte un nivel de conocimiento que no hayas tenido antes. Muchas empresas nos dicen que esta es la primera vez que han visto un panorama completo de su gasto marginal.

Paso 2: Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia, la transparencia y reducir los costos

Una vez que comprendas los patrones, el siguiente paso es identificar oportunidades de mejora. Estas perspectivas estarán hechas a la medida para ti. Por ejemplo:

• Ineficiencias: ¿Cuántas horas dedican tus empleados a hacer viajes a la tienda? ¿Cuáles son los costos de mano de obra (por ejemplo, tiempo invertido en tránsito y recibos de gastos)? ¿Cómo podría afectar la productividad?
• Transparencia: ¿Cuánto gasto marginal, en total, se da en los proveedores, tanto local como de comercio electrónico? ¿Dónde ocurre la fuga del contrato? ¿Cómo esto podría fundamentar cambios a tu política de compras? ¿Tus empleados gastan sus suscripciones personales para compras laborales (por ejemplo, HAQM Prime)?
• Ahorros de costos: ¿Cuánto podrías ahorrar en compras varias, productos estratégicos, entre categorías? ¿Cuál es tu posible exposición a altos costos de flete? ¿Podrías reducir los costos al optimizar los canales de pago?

Paso 3: Crear una hoja de ruta para una compra más poderosa

Tú conoces tus oportunidades; ahora es momento de discutir la estrategia. Tu CA demostrará acciones concretas que puedes tomar a fin de ayudarte a lograr ahorros inmediatos y dónde ajustar tu estrategia de adquisición para el éxito a largo plazo.

Ahorros inmediatos

Los ahorros inmediatos, tanto duros como blandos, a menudo se pueden concretar al trasladar tu gasto marginal a HAQM Business, una solución digital destinada a la administración de adquisiciones y compras de empresa. HAQM Business ofrece una selección relevante para la empresa de cientos de miles de proveedores. Te mostraremos cómo los ahorros en las categorías clave pueden tener un impacto real en tu resultado neto y cómo podemos ayudar a impulsar el cumplimiento de tu política de compras interna.

Para un fabricante líder de alimentos congelados, el análisis de proveedores identificó gastos no administrados por un monto de $25,000 en HAQM.com, además de casi $400,000 en compras realizadas por titulares de tarjetas corporativas que, si se hubieran pasado a HAQM Business, la empresa podría haber obtenido acceso a mejores precios y reducir los costos de mano de obra mediante la consolidación de proveedores y la reducción del tiempo destinado a ir a las tiendas físicas.

Para un concesionario de propano nacional, el análisis de proveedores reveló costos de mano de obra significativos asociados con la compra de suministros en tiendas físicas. Como resultado, la compañía agregó 163 usuarios a su cuenta HAQM Business, donde puede fomentarse un comportamiento de adquisición más eficiente y tener mayor visibilidad de los gastos.

Y para Cortland, una empresa de gestión comunitaria de departamentos, un análisis de proveedores de 12 meses de datos de compra reveló que los gerentes comunitarios utilizaban sus cuentas personales de HAQM con la finalidad de abastecer suministros. Los empleados de la comunidad se sentían cómodos al navegar por HAQM como en sus vidas personales, pero hacer pedidos en cuentas individuales representaba un posible riesgo a la seguridad para la empresa. El liderazgo de Cortland agregó empleados a una cuenta HAQM Business a fin de que puedan seguir ordenando desde la interfaz familiar, mientras aprovechan las características comerciales para estandarizar y escalar la compra.

Para Scott Purcell, gerente comunitario de Cortland Peachtree Corners en Atlanta, los beneficios son evidentes. “Podemos obtener la mayoría de los artículos estándar de uso diario, como suministros de oficina y agua embotellada, así como piezas de mantenimiento difíciles de encontrar. Incluso hemos visto un ahorro de costos del 50 por ciento en los filtros de agua. También ha sido fácil usar HAQM Business, especialmente ahora que lo hemos integrado en nuestro sistema de facturación”, dice Purcell. Puedes obtener más información sobre Cortland en nuestra página de éxito del cliente.

Estrategia a largo plazo

Tu estrategia de adquisición a largo plazo va más allá del gasto marginal hacia una transformación digital holística en todas las categorías de abastecimiento. Te mostraremos cómo puedes realizar la transición de categorías completas de gastos indirectos para ahorrar aún más, integrar HAQM Business con más de 90 herramientas de adquisición electrónica, obtener una visibilidad inigualable de las compras de los empleados y automatizar los informes e informar la estrategia con los últimos avances en AI y aprendizaje automático.

Finalmente, analizaremos cómo, con el tiempo, la solución de compra digital puede afectar positivamente la satisfacción y retención de los empleados. Un estudio reciente realizado por Hackett Group arrojó que el 89 por ciento de las empresas encuestadas vio un aumento en la satisfacción interna de los clientes cuando estos cambiaban por el comercio electrónico B2B.

Después de trabajar con la firma de investigación de marketing global Nielsen sobre el análisis de proveedores, su analista sénior de abastecimiento señaló: “No habíamos tenido ese nivel de conocimiento antes y el hecho de revisarlo y resumirlo nos permitió ahorrar mucho tiempo. También me permitió comenzar a refinar ciertos elementos de nuestra estrategia de HAQM y la gestión de nuestro gasto no autorizado”.

Referencias

¹ “Overcoming Procurement Challenges in the Age of AI and Digital Transformation”. IDC. 2020.