¿Qué es la adquisición electrónica?

La adquisición electrónica es el proceso mediante el cual las empresas compran productos y servicios a otras empresas a través de Internet. Es una mejora de la adquisición convencional, que históricamente ha utilizado enfoques manuales y escritos para conectar a los negocios con proveedores que ofrecen bienes y servicios para sus operaciones. 

Los negocios pueden aprovechar la adquisición electrónica para automatizar tareas complejas y demandantes y al mismo tiempo mantener la precisión operativa. Gracias a esto, las empresas pueden aumentar la eficiencia de los procesos, ahorrar dinero y mejorar la seguridad de los datos, todo en una solución fácil de usar. 

¿Cómo funciona la adquisición electrónica? 

Los métodos de adquisición convencionales utilizan procesos manuales para gestionar contratos y adquirir bienes o servicios, pero a menudo tienen dificultades para mantenerse al día con sectores dinámicos y apoyar a los negocios que buscan escalar sus operaciones. 

Sin embargo, gracias a la tecnología moderna de adquisición electrónica, empresas de todos los tamaños pueden lograr eficiencia operativa, minimizar riesgos y más en todo el proceso de adquisición. A continuación, se explica lo siguiente:

Selección de proveedores

El abastecimiento electrónico (cuando los compradores buscan y seleccionan su propia lista de proveedores futuros) es el primer paso en el proceso de adquisición electrónica. En esta etapa, la adquisición electrónica desafía el proceso de selección tradicional basado en papel y lápiz. 

Una solución digital ayuda a las partes interesadas a identificar y evaluar proveedores potenciales, de modo que solo solicitan ofertas de las opciones más compatibles. También pueden gestionar fácilmente una subasta digital, también conocida como subasta electrónica, en la que proveedores y compradores compiten por obtener los mejores acuerdos en servicios y materiales. En un proceso más eficiente, los compradores pueden negociar el contrato de manera más ágil. 

Negociación del contrato

Una vez completada su breve lista de proveedores potenciales, las empresas aceptan ofertas, proceso que muchas denominan licitación electrónica. 

Una solución de adquisición electrónica guarda toda la comunicación y documentación que se envían los compradores y proveedores. También coloca a los proveedores en una fila para comparar directamente sus ofertas y los términos contractuales propuestos.

Dado que las herramientas de adquisición electrónica ofrecen a las empresas total transparencia al comparar proveedores, pueden utilizar la oferta de un proveedor para negociar un contrato más favorable con otro. Las negociaciones continúan hasta que ambas partes acuerden los términos, tarifas y la duración del contrato. 

Compra de bienes o servicios

El siguiente paso en el proceso de adquisición electrónica es realizar pedidos electrónicos. En esta fase, la empresa adquiere bienes o servicios del catálogo en línea del proveedor. 

La automatización de la adquisición electrónica es un activo en esta etapa, ya que aligera la carga de las autorizaciones manuales. Las empresas utilizan un intercambio de datos electrónicos para facilitar las automatizaciones que autorizan requisiciones de compra, envían órdenes a proveedores y emparejan facturas con los pedidos. Esto da como resultado un proceso eficiente con riesgos mínimos de error. 

Gestión de proveedores

Por último, las empresas deben supervisar a los proveedores para asegurar que cumplan el contrato y evaluar el riesgo actual de trabajar con ellos. Las auditorías manuales de proveedores son exigentes y pueden estar sujetas a errores, especialmente si una empresa tiene numerosos contratos para coordinar. 

La adquisición electrónica permite a las empresas realizar estos registros de proveedores de manera automática e íntegra. Los compradores pueden evaluar si sigue siendo conveniente para la empresa trabajar con los proveedores actuales y recopilar datos detallados sobre la gestión integral de proveedores, lo que les permite seguir siendo ágiles y competitivos. 

¿Cuáles son los beneficios de las adquisiciones electrónicas?

Las empresas que implementan procesos de adquisición electrónica de manera efectiva pueden utilizarlos para impulsar el crecimiento del negocio, además de obtener otros beneficios que abarcan todas sus operaciones:

Más eficiencia

La adquisición electrónica acelera las actividades internas de una empresa mediante procesos digitales y automatizaciones. Con mayor eficiencia y precisión, las empresas ahorran tiempo y recursos valiosos, lo que les otorga más capital de trabajo que pueden reinvertir en otras áreas del negocio.

Mayor visibilidad en las compras 

La adquisición electrónica ofrece a las empresas una visión integral de sus datos de compras. Estas métricas les permiten identificar oportunidades para ahorrar dinero, como consolidar pedidos similares de diferentes equipos de la empresa, y maximizar cada centavo gastado.

Conexiones con proveedores fortalecidas

Las soluciones de adquisición electrónica desempeñan un rol fundamental al ayudar a las empresas a forjar relaciones sólidas con proveedores. Los procesos rápidos y fiables ganan la confianza de los proveedores en una empresa, y tener conexiones sólidas con ellos minimiza los riesgos y prepara el terreno para contratos más rentables. 

Desafíos de la adquisición electrónica 

Si bien la adquisición electrónica ofrece claras ventajas, implementar un nuevo proceso puede plantear desafíos específicos que las empresas deben considerar antes de tomar una decisión final: 

Dependencia de la tecnología

La adquisición electrónica es una solución basada en la tecnología. Si la tecnología falla, pueden surgir problemas relacionados con el proceso y la diligencia debida. Al invertir en una solución de adquisición electrónica, elige una que sea de renombre mundial por su estabilidad y seguridad, para minimizar los riesgos.

Posibilidad de cuellos de botella

Las herramientas de adquisición electrónica efectivas ofrecen una serie de opciones que generan grandes cantidades de datos. Intentar analizar y comprender toda esta información puede saturar el proceso de verificación y autorización de la empresa. Como resultado, todo el proceso puede ralentizarse, lo que genera pérdida de tiempo y dinero. 

Complejidad e integración

Implementar nuevos procesos de negocio relacionados con la adquisición electrónica requiere tiempo y paciencia. Además, no todos los sistemas son compatibles entre sí. Elige una solución que se integre con una amplia gama de herramientas de adquisición.

¿Para quién es la adquisición electrónica? 

Las empresas de todos los tamaños y sectores pueden obtener beneficios al implementar la adquisición electrónica, pero las siguientes industrias son las que más recompensas reciben:

Salud y organizaciones sin fines de lucro

Según la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos, la salud es el sector más grande en cuanto al gasto en adquisiciones estatales. Debido a esto, es fundamental que las organizaciones de salud y las sin fines de lucro cuenten con procesos de adquisición que satisfagan sus necesidades.

La adquisición electrónica ayuda a los líderes de las organizaciones de salud sin fines de lucro a acelerar el abastecimiento, acceder a más opciones de suministro, aumentar la transparencia y reducir la carga administrativa. Al mismo tiempo, les permite seguir cumpliendo con las estrictas normas de la industria.

En los últimos años, el proceso de adquisición se ha vuelto más complejo tras el salto al trabajo remoto, ya que los administradores ahora necesitan soluciones de adquisición accesibles fuera de la oficina. La adquisición electrónica ayuda en este aspecto al permitir que los líderes de las organizaciones de salud y sin fines de lucro coordinen de manera eficiente la adquisición desde cualquier lugar.

A continuación, presentamos las principales prioridades de adquisición para las empresas de salud y las organizaciones sin fines de lucro:

• Simplificar el abastecimiento y la gestión de proveedores para establecer relaciones a largo plazo
• Ampliar los sistemas de contacto para mitigar el riesgo de interrupciones en la cadena de suministro.
• Mejorar los procesos operativos para aumentar la eficiencia y, al mismo tiempo, mantener el control de los gastos
• Tomar decisiones informadas a partir de datos que orienten las compras y los presupuestos para mejorar la viabilidad financiera

Agencias gubernamentales

Muchas agencias gubernamentales están sujetas a normativas exigentes en cuanto a la adquisición. El gobierno de Estados Unidos, por ejemplo, agiliza su proceso de adquisición mediante la regla de “tres cotizaciones y una compra”: los departamentos toman una decisión de compra después de revisar tres apuestas de proveedores potenciales. 

Para optimizar este proceso, la adquisición electrónica permite a los compradores visualizar y comparar posibles ofertas, así como filtrar por estado de certificación. Esto permite a las agencias de todos los tamaños encontrar una mayor variedad de proveedores, lograr un mayor ahorro de costos y, al mismo tiempo, cumplir con las normativas.

A continuación, se presentan las cuatro prioridades principales de adquisición según las agencias gubernamentales:

• Aumentar la visibilidad de las compras, realizar compras exentas de impuestos y gestionar permisos sin obstáculos innecesarios
• Utilizar la compra por comparaciones competitivas para revisar artículos de manera secuencial y tomar decisiones fundamentadas y rentables. 
• Apoyar a los negocios locales encontrando y adquiriendo sus bienes y servicios a través de una solución intuitiva
• Ampliar la diversificación de proveedores como parte de una estrategia de gestión de riesgos y generar resiliencia ante interrupciones en la cadena de suministro

Sector manufacturero e industrial

Las empresas del sector manufacturero e industrial suelen enfrentar desafíos relacionados con las normativas y la cadena de suministro. Ya sea que adquieran materia prima o equipos, los compradores deben optimizar sus gastos para proteger su balance. Por lo general, es más conveniente desde el punto de vista financiero comprar al por mayor, por lo que las empresas necesitan proveedores capaces de satisfacer la demanda. 

Al optimizar sus procesos de adquisición, las empresas del sector manufacturero e industrial pueden satisfacer las demandas de los clientes, evitar posibles interrupciones en el suministro e incrementar las ganancias para respaldar su capital disponible. 

Estas son algunas de las prioridades clave de la adquisición según las empresas del sector manufacturero e industrial:

• Seguir el ritmo del comportamiento impredecible de los consumidores mediante compras integrales y datos de rendimiento para mantener el negocio competitivo e innovador 
• Monitorear los cambios en las normativas nacionales e internacionales sobre la cadena de suministro y tomar decisiones fundamentadas para gestionar los riesgos.
• Forjar relaciones sólidas con proveedores para agilizar los procesos, reducir costos y facilitar contratos más favorables a futuro.
• Ganar visibilidad en las compras para realizar pedidos al por mayor más precisos, obtener precios con descuento y evitar acumular costos de mantenimiento.

Educación (primaria, secundaria y superior) 

La adquisición electrónica en la educación permite ganar tiempo y ahorrar costos. Los compradores del sector educativo tienen mayor visibilidad de las compras, lo que les permite controlar los costos y no exceder el presupuesto. 

Los procesos de adquisición automatizados también brindan herramientas a docentes, personal en general y administradores para obtener los suministros necesarios y articular la formación de sus estudiantes sin someterse a requisitos de requisición complejos.

Algunas de las principales oportunidades de adquisición en el ámbito educativo son las siguientes: 

• Obtener suministros más rápidamente y maximizar el presupuesto con precios exclusivos y descuentos por volumen
• Ahorrar tiempo a los administradores estableciendo límites de gasto para minimizar el riesgo de realizar compras no autorizadas e implementando restricciones por categoría para cumplir con las normativas
• Facilitar que el cuerpo docente y el personal realicen compras en línea con facilidad y procesos de autorización de requisiciones sin esfuerzo.
• Obtener una visión general de los gastos en toda la empresa y utilizar herramientas de informes en tiempo real para optimizar el flujo de caja
• Alcanzar metas de compras responsables adquiriendo productos de manera estratégica con certificaciones de sostenibilidad y de negocios locales

Viajes y hotelería

Las empresas de viajes y hotelería deben anticiparse a las necesidades de sus huéspedes, previniendo sus demandas y reaccionando ante las tendencias del sector. Una solución de adquisición electrónica centralizada garantiza que estas empresas cuenten con medios eficientes y ágiles para obtener los bienes y servicios necesarios para atender a sus clientes y anticipar los deseos de sus huéspedes. 

Cada vez más clientes exigen prácticas ecológicas, por lo que las empresas deben considerar cómo sus actividades afectan al medioambiente y diseñar estrategias para hacer su negocio más sostenible, incluida la selección de proveedores para el abastecimiento de bienes.

Algunas de las principales problemáticas de adquisición en el sector de viajes y hotelería son las siguientes:

• Mantener suficiente capital de trabajo para compensar las pérdidas financieras causadas por los cambios económicos o las interrupciones en el sector
• Detectar oportunidades para adoptar prácticas comerciales más sostenibles y establecer relaciones con proveedores que compartan valores ecológicos
• Reducir el gasto no autorizado mediante el análisis de datos de gastos y la creación de políticas internas y procedimientos más transparentes.
• Implementar medidas financieras y de ciberseguridad que protejan los datos confidenciales de negocio y de huéspedes
• Establecer relaciones de calidad con proveedores confiables que permitan a las empresas atender las necesidades de los huéspedes de manera creativa e innovadora.

Negocios comerciales 

Con los métodos de adquisición convencionales, se complica que los compradores de negocios comerciales realicen compras basadas en datos de precios y con información adecuada sobre las opciones de proveedores. Además, los negocios comerciales abarcan desde tiendas de indumentaria hasta cafeterías, por lo que cada uno enfrenta desafíos particulares. Aun así, la adquisición electrónica es una solución para todos. 

Supongamos que un restaurante necesita abastecerse de manera ordenada para evitar desperdicios, pero también desea trabajar con proveedores sostenibles. Los compradores requieren una visión detallada de sus procesos internos para realizar pedidos correctamente, además de comparar cuidadosamente a los proveedores y elegir uno que comparta valores similares a los propios. Las soluciones de adquisición electrónica permiten a los compradores tomar decisiones importantes basadas en datos que, en última instancia, los ayudan a atender a los clientes y generar ganancias.

Entre las principales prioridades de adquisición según los negocios comerciales, encontramos las siguientes:

• Detectar oportunidades de ahorro de costos mediante una mayor visibilidad de los gastos en una interfaz intuitiva
• Encontrar y adquirir productos y proveedores alternativos para mejorar la gestión de la cadena de suministro y minimizar riesgos.
• Elaborar una lista de proveedores preseleccionados y opciones de envío para compras al por mayor, de manera que las empresas puedan satisfacer las exigentes demandas y atraer nuevos clientes.
• Obtener precios competitivos y realizar una selección completa de proveedores, consiguiendo ofertas y utilizando datos de rendimiento para negociar contratos favorables

Tipos de software de adquisición electrónica 

Las estrategias de adquisición actuales van más allá de simplemente reducir costos. Las empresas deben buscar nuevas oportunidades para optimizar sus operaciones, fortalecer las relaciones con proveedores y enfrentar la volatilidad económica. Para lograrlo, las empresas pueden optar por una solución integral de adquisición electrónica o, alternativamente, elegir aplicaciones individuales.

Entre los tipos más comunes de software de adquisición electrónica, se encuentran los siguientes:

• Gestión de gastos
• Presentación de ofertas en línea por proveedores
• Gestión del ciclo de vida de los contratos
• Cuentas por pagar y facturación
• Gestión de proveedores
• Almacén o inventario

Es más probable que las empresas que eligen herramientas de adquisición electrónica con usos puntuales paguen de más por el software o por funcionalidades repetidas. La alternativa es un software de abastecimiento o adquisición a pago, que es una solución integral que elimina el riesgo de realizar pagos excesivos por software o de crear procesos engorrosos e innecesarios.

Mejores prácticas en adquisiciones electrónicas

El éxito en la adopción de un software de adquisición electrónica depende de la capacidad de la empresa para implementar las siguientes prácticas recomendadas:

• Aprovechar la automatización para optimizar los procesos
• Analizar gastos de forma periódica
• Determinar qué partes interesadas son responsables de cada etapa del proceso
• Integrar la solución de adquisición electrónica en sistemas existentes
• Realizar auditorías de software y efectuar los cambios necesarios para garantizar la precisión
• Optar por un software de adquisición electrónica accesible para una implementación ordenada
• Garantizar que toda la empresa tenga visibilidad del proceso completo

Informe sobre el estado de la adquisición en 2025 Análisis detallado del estado de la adquisición a nivel mundial

A través de nuestra investigación, descubrimos que, si bien la optimización de costos y el aumento de la eficiencia siguen siendo prioridades clave para la adquisición, las compras en línea alineadas con los valores organizativos también están ganando importancia.

Los compradores de negocios siguen prefiriendo las interacciones omnicanales con los proveedores, que, en algunos casos, solo se dan en línea. Según el Informe sobre el estado de la adquisición en 2025 de HAQM Business: 

• El 32 por ciento de los responsables de decisiones sobre adquisiciones afirmaron que las interrupciones o demoras en la cadena de suministro representan el mayor riesgo para sus operaciones en 2025.
• El 23 por ciento de los encuestados señalaron que reducir gastos es el aspecto que desean priorizar en sus empresas el próximo año.
• El 47 por ciento de los responsables de decisiones afirman que la eficiencia y la complejidad operativa son los desafíos más apremiantes para sus procesos de adquisición
• El 17 por ciento de los líderes sénior de adquisiciones consideran que los proveedores que no utilizan la adquisición digital son un desafío externo frecuente para sus operaciones.

Explora las integraciones con HAQM Business 

Las soluciones de adquisición electrónica de HAQM Business y las integraciones con socios fomentan compras optimizadas y son fáciles de instalar y usar. Las empresas tienen varias opciones para conectar sus sistemas de adquisición con HAQM Business. Los compradores y los equipos de adquisiciones verán de inmediato las ventajas de contar con un proceso más eficiente.