Mejora de la experiencia del empleado: El poder de una adquisición eficiente

En el entorno competitivo actual, es clave que los negocios hagan todo lo que esté a su alcance para atraer y retener talento y eso significa brindar una experiencia laboral atractiva. Esto se relaciona en gran medida con el trabajo en sí y con el hecho de que las personas puedan alcanzar sus metas y su potencial en su empleo actual.

Para quienes trabajan en el área de adquisición, esto significa brindarles los recursos que necesitan para hacer su trabajo de manera efectiva. En última instancia, es probable que se los juzgue según cuánto dinero pueden ahorrar, aparte de factores como cuánto se controla el gasto.

Una forma de ayudarlos a lograr esto es garantizar que puedan aplicar la misma rigurosidad a todos los tipos de gasto, en lugar de centrarse solo en artículos costosos clave para el funcionamiento de una empresa. Los gastos indirectos se refieren a elementos, en general, de poco valor que necesitan los empleados para hacer su trabajo. Este gasto puede parecer insignificante, pero como todo costo, debe ser administrado de forma eficaz.

HAQM Business brinda una forma simple para que el área de adquisición controle dicho gasto y, en el proceso, ofrece una mejor experiencia a los empleados. Los empleados están familiarizados con los sistemas de HAQM que utilizan en su vida personal como consumidores, por lo que les puede resultar útil usar esto para pedir elementos para el trabajo.

Esto se traduce en más gestión de la administración y menos tiempo tratando de controlar los gastos que exceden las políticas: en el Informe del estado de la adquisición de 2024 de HAQM Business, se indica que menos de la mitad de los encargados de la toma de decisiones en adquisición (el 46 %) coinciden en que los empleados que no forman parte del área de adquisición siguen sus políticas y procedimientos.

“Optimizar las tareas administrativas y hacer que los procesos sean más eficientes y equitativos para todos los empleados permite que los encargados de la adquisición se centren en iniciativas y actividades de valor agregado”, dice Brent Heller, director de Fabricación e Industria en HAQM Business. “Se pueden centrar en áreas de perfil de gastos que impulsan un valor intrínseco”.

Administrar más gastos también puede ayudar al área de adquisición a obtener información clave sobre compras indirectas, información que luego puede utilizar para tomar decisiones estratégicas. “La incorporación de datos da lugar a que los equipos de adquisición puedan analizar la información y tomar mejores decisiones”, dice Heller. “Puede brindar mucho valor sobre el gasto que, en general, no se gestionaría estratégicamente”.

Aparte de garantizar que cada vez más gasto indirecto pase por las rutas autorizadas, también se puede identificar cualquier gasto que pueda pasar por HAQM por fuera de dichos canales. “El área de adquisición puede identificar posibles fugas de contrato y comprender por qué los empleados compran en HAQM en lugar de hacerlo mediante ese proceso”, dice Heller. “Hay una oportunidad de identificar reglas existentes que no funcionan. Las organizaciones que han adoptado HAQM Business y han consolidado el gasto que excede las políticas mejoran esos gastos y los tratan en diferentes áreas del negocio. Con el tiempo, puede llevar a que haya una adopción de categoría completa”.

Para los clientes internos, además de tener una plataforma conocida, HAQM Business ofrece otros beneficios que se esperan de HAQM. “Es posible que haya alguien en tu puerta en el mismo día, según el producto”, comenta Heller. “También seguimos evolucionando en cómo enviamos artículos, con iniciativas como el empaquetado consolidado o la entrega en pallet. Estas son algunas soluciones nuevas que presentamos que aportan fluidez al comprar a escala, a medida que los negocios comienzan a comprar en cantidades más grandes”.

Para las organizaciones, más en general, tener el control sobre dicho gasto puede ayudar a garantizar que se cumplan metas más amplias. HAQM Business permite que los equipos de adquisición establezcan reglas sobre los límites de gasto e incluso hagan obligatoria la compra desde tipos de proveedores en específico, como pequeños negocios de entornos particulares o proveedores que cumplen ciertos estándares de sostenibilidad.

Esto es posible gracias a la colaboración eficaz entre humanos y máquinas, en la que HAQM Business utiliza algoritmos poderosos e inteligencia artificial para garantizar que los compradores puedan encontrar fácilmente los productos que necesitan, a la vez que cumplen con las reglas de la empresa. La capacidad de obtener información de gastos con facilidad implica que los equipos de adquisición no tengan que hacer esto de forma manual. HAQM Business también puede integrarse con tecnologías existentes para ayudar a brindar una perspectiva más clara sobre el gasto general.

“HAQM Business se integra con más de 150 sistemas de contabilidad y adquisición electrónica, lo que simplifica el proceso de compra y pago”, dice Heller. “Muchas de nuestras integraciones son de autoservicio y las puede realizar un administrador de nivel medio que tenga acceso a una solución de adquisición electrónica existente sin problemas”.

Las organizaciones pueden elegir si los usuarios ingresan a un sistema de empresa de HAQM Business o si salen del sistema de HAQM Business. “Se puede integrar con procesos existentes, con poca capacitación y un tiempo de inactividad mínimo”, agrega.

Con empleados en todos los niveles empresariales que necesitan utilizar su tiempo de forma eficaz, no es una sorpresa que, en el Informe del estado de la adquisición de 2024, se haya descubierto que el 78 % de los participantes dicen que es muy importante simplificar las compras para quienes no forman parte del área de adquisición.

Un negocio que ha sacado provecho de esto es la empresa de minería BHP, que obtuvo amplios beneficios de su asociación con HAQM Business. “Ha sido un éxito entre nuestras partes interesadas”, dice Phil Schaid, encargado de Administración de Categorías; Químicos de Producción; Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones, y Materiales Indirectos; Suministros y Marketing de PET en BHP. “Mediante nuestra integración con SAP Ariba y HAQM, hemos proporcionado a los usuarios la experiencia de compra en HAQM que conocen de sus vidas personales, lo que simplifica el proceso de compra corporativa. Al mismo tiempo, podemos mantener nuestros controles y procesos de compra estándar, con visibilidad completa dentro de SAP”.

Otro ejemplo es la franquicia de fitness Orangetheory Fitness, que ha incorporado la capacidad de salir del sistema Coupa Open Buy para acceder a HAQM Business. “Para nosotros, no hay dudas”, dice Bill Hayes, vicepresidente de Finanzas y Tesorería, y controlador corporativo. “A nuestros empleados les encanta la facilidad de uso mejorada y obtenemos aún más capacidades de control de gastos, de modo que todos ganan”.

Publicado originalmente en USA Today.