Mejoras en la agilidad empresarial

El nuevo panorama de adquisiciones

Las cadenas de suministro globales están en evolución. Los ejecutivos de adquisiciones solían enfocarse en garantizar la calidad de sus cadenas de suministro; ahora, es evidente que no existe un diseño a prueba de fallas. Después de varios años de eventos sin precedentes, desde eventos climáticos extremos hasta el aumento de la inflación y la inminente incertidumbre económica, los ejecutivos de compras están reevaluando su enfoque para construir y mantener una cadena de suministro resiliente mientras equilibran las presiones para aumentar los ahorros y reducir los costos.

Aquellos que desean crecer y prosperar en esta nueva realidad deben adoptar el cambio como la única constante y abandonar la vieja idea de que las cadenas de suministro deben diseñarse para alcanzar un estado hipotético, estático y óptimo. En cambio, las organizaciones de adquisición exitosas deben adoptar la agilidad como un estado mental y comprometerse a renovar, reorganizar, desarrollar y experimentar continuamente.

Como parte de su Agenda de adquisiciones y estudio de problemas clave de 2023, Hackett Group encuestó a líderes de empresas medianas y grandes de todo el mundo y descubrió lo siguiente:

Prosperidad en un panorama de adquisiciones cambiante

¿Recuerdas cuándo existía lo “normal”? Cuando The Hackett Group comenzó a realizar su investigación anual sobre las prioridades de adquisición a fines de 2021, descubrieron que solo el 11 % de los ejecutivos de adquisiciones esperaba que la inestabilidad continuará en 2023 o más allá. Ahora, en su informe de 2023, muestran que el 66 % de los ejecutivos mencionan una recesión o desaceleración económica pendiente como su principal preocupación para el próximo año.

En cambio, los líderes de adquisiciones adoptan una nueva normalidad, a medida que trabajan para transformar sus organizaciones haciéndoles frente a los desafíos actuales.

Si bien estas respuestas financieras pueden ayudar a las organizaciones a sobrevivir a corto plazo, los líderes también deben desarrollar estrategias holísticas a largo plazo que abarquen no solo las finanzas, sino también las personas, los procesos y la tecnología para transformar y hacer crecer su organización en la nueva era de la disrupción.

En una encuesta reciente que se realizó a más de 100 ejecutivos estadounidenses y otros líderes sénior se descubrió lo siguiente:

Aceleración de la transformación digital

En una investigación reciente de The Hackett Group se descubrió que la transformación digital aún es una prioridad del liderazgo para prepararse para la inminente recesión económica, ya que las organizaciones buscan oportunidades para aumentar la eficiencia y mantener el valor a largo plazo. Sin embargo, también descubrieron que el 42 % de las organizaciones aún tienen soluciones heredadas que dicen que deben reemplazarse, a medida que las aplicaciones y funciones se trasladan cada vez más a la nube. Otro 38 % de esos mismos sistemas heredados limitan activamente su agilidad, lo que reduce sus capacidades funcionales y limita la competitividad.

De los líderes de adquisiciones globales encuestados,

La agilidad como una condición

Si bien la agilidad a veces puede parecer un término nebuloso, la agilidad organizacional a nivel empresarial puede ser aún más difícil. En la teoría, la agilidad es la habilidad para anticipar o detectar los eventos disruptivos y adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de las partes interesadas.6 Es el cimiento de la resistencia, ya que la agilidad permite a las organizaciones responder rápidamente en medio de la disrupción, lo que puede marcar toda la diferencia en el panorama de adquisiciones actual.

En la práctica, la agilidad es un compromiso continuo con el aprendizaje y la colaboración entre equipos, derribando aislamientos dentro del equipo de finanzas, la gestión de personas, las operaciones e informática para alinear y escalar capacidades empresariales con las necesidades de los clientes en constante evolución.

Es hora de actualizarse: Los líderes de adquisiciones deben adoptar la agilidad como una condición.

Redefinición de la eficiencia: hacer más con menos

No se puede evitar lo inevitable: la incertidumbre económica casi siempre resulta en recortes presupuestarios, demoras en el gasto y una mayor supervisión financiera. Estas son estrategias defensivas, diseñadas para proteger los recursos existentes, pero a menudo resultan en la obligación de “hacer más con menos”.

Para reducir la presión sobre sus equipos y sentar las bases para el éxito a largo plazo, los líderes de adquisiciones pueden aprovechar la oportunidad de dirigir sus inversiones hacia adentro, enfocándose en sus personas y procesos existentes a fin de encontrar oportunidades para aumentar la eficiencia, reducir los costos operativos e identificar oportunidades de ahorro.

1. Empodera a los empleados y mejora la coordinación entre los equipos

Delega decisiones de compra no esenciales a las personas más cercanas al problema, lo cual elimina los procesos de autorización largos entre los equipos y libera tiempo valioso. El sistema adecuado requiere poca o ninguna nueva contratación y facilita a los empleados la comparación de precios, la evaluación de reseñas y la obtención de lo que necesitan cuando lo necesitan.

2. Mejora el ahorro de costos a la vez que aumentas la selección

Las soluciones digitales permiten el acceso a múltiples vendedores que compiten, lo que permite a los equipos de compras mantenerse ágiles con una mejor transparencia de precios y sin compromisos a largo plazo, umbrales de compra o compras mínimas.

3. Garantiza el cumplimiento de las herramientas digitales

Trabaja junto con tu equipo de finanzas para identificar y aprovechar las herramientas adecuadas a fin de hacer un seguimiento, informar y garantizar el cumplimiento de las compras, todo gracias a controles para impulsar el cumplimiento de las políticas y preferencias de la organización. Esta también es una gran oportunidad para promover iniciativas de sostenibilidad al identificar e impulsar el gasto hacia proveedores sostenibles diversos, locales o certificados.

4. Evalúa tu ecosistema de adquisiciones existente: ¿satisface tus necesidades?

Tómate el tiempo para planificar una visión general del gasto en toda la organización. ¿Dónde hay brechas? ¿Hay sistemas heredados que afectan los tiempos de tu organización? Crea una imagen clara de tu deuda técnica y los riesgos que crea, para que puedas tomar decisiones tecnológicas importantes que mitiguen estos riesgos mientras aumentas tu agilidad operativa.

Enfoque de la industria: Empoderamiento de los empleados con Lippert Components

Lippert Components es una empresa que siempre está en movimiento. Empezó en el garaje del fundador en 1956 y creció hasta convertirse en una potencia manufacturera mundial con 1,700 millones de dólares en ingresos anuales, 52 instalaciones y 8,000 empleados.

Lippert Components quería liberar a su personal de informática de sus pesadas responsabilidades de compra, por lo que la compañía modernizó su proceso de compras al permitir que los trabajadores de la planta y otros miembros del personal compraran para el trabajo directamente en HAQM Business, lo que elimina la necesidad de tener que pasar por el departamento de informática para una amplia gama de materiales indirectos. Ahora, Lippert Components puede administrar las compras en un solo lugar, desde la facturación hasta los pagos y los informes

Vince Doepker, vicepresidente de operaciones de informática, nos cuenta cómo la empresa usó HAQM Business para quitarle al departamento la responsabilidad de las compras y trasladarla a los empleados, que es donde pertenece:

“Si bien nuestras plantas de fabricación utilizan tecnología de última generación para reducir los costos e impulsar la innovación para los clientes, hasta hace poco, los procesos de compra de nuestra empresa carecían de esa eficiencia. Siempre que alguien del personal necesitaba pedir un ratón para la computadora u otros elementos de consumo, la solicitud pasaba por nuestro departamento de informática. Esto le quitaba horas valiosas a nuestros profesionales de la tecnología, que podrían ser utilizados en otro lugar. Realmente no hay ningún valor agregado al administrar las necesidades de compra diarias de los empleados. Queremos ser más productivos y dedicar nuestro tiempo a hacer que los sistemas de informática de Lippert funcionen mejor, y no usarlo para comprar teclados. Cuando nos enteramos acerca de HAQM Business, vimos la oportunidad de enfrentar este desafío. Creamos una cuenta HAQM Business y empezamos a dejar que el personal de la fábrica compre directamente en el mercado”.

Tecnología que simplifica: Tecnologías flexibles para impulsar la inteligencia de gastos

El informe de Gartner de 2022, Grow Revenue and Reduce Recession Risk by Clearing Technology Debt, afirma que la deuda tecnológica se crea cuando “un activo heredado se utiliza más allá de su valiosa vida”. Abordar proactivamente esta deuda reduce el tiempo de inactividad y acelera la toma de decisiones; ambas capacidades son componentes importantes de la agilidad y, en última instancia, de la resistencia.

Puede ser difícil generar el impulso necesario para abordar y eliminar esta deuda incluso en economías estables. Sin embargo, es esencial identificar y abordar estos posibles riesgos en tiempos de incertidumbre, ya que hacerlo puede introducir importantes oportunidades de ingresos, agilidad e innovación.

Para comenzar este proceso, primero pregúntate qué puedes y qué no puedes auditar. ¿Hay respuestas que te gustaría tener pero no encuentras? ¿Las funciones comerciales críticas, como el seguimiento de gastos no planificados, la administración en una aplicación, sistema u hoja de cálculo no están diseñadas para ese fin? Y, por último, ¿puedes confiar en que tus datos harán una transición fluida y precisa entre los sistemas y que puedas aprovecharlos cuando salgan del otro extremo?

Una vez que tengas una visión más clara de tus déficits tecnológicos, estarás listo para identificar una solución. Evita posponer decisiones hasta que mejore la economía o pase la última disrupción. En el entorno acelerado y cambiante de hoy, la inacción puede ser mucho más riesgosa que actuar, especialmente cuando se trata de eliminar deuda tecnológica innecesaria y dejar atrás sistemas que dificultan o limitan una toma de decisiones ágil en un entorno vertiginoso y disruptivo.

En un mundo de incertidumbre, necesitas un socio que tenga las herramientas, los recursos, la selección de productos y la experiencia para ayudar a reducir el riesgo, obtener visibilidad del gasto marginal y diversificar tu base de proveedores. Prioriza las soluciones que son:

• Configurables, capaces de integrarse a tu entorno actual de eProcurement en varias etapas de una transacción
• Flexibles, con acceso a una amplia gama de proveedores y una amplia selección de productos para que los equipos avancen cuando se enfrentan a lo inesperado
• Escalables, con capacidades operativas ampliadas más allá de solo productos de software, pero también asociaciones y servicios para ayudarte a acelerar el crecimiento
• Optimizadas, con una experiencia de usuario directa que permite una navegación fácil, opciones de envío convenientes y confiables y análisis de datos detallados que proporcionan visibilidad de patrones de gastos no planificados o ad hoc

Adoptar la innovación a largo plazo: Construcción asociaciones escalables

Encontrar la mejor solución para tu negocio es más que comprar software: se trata de construir un ecosistema digital y elegir uno de los muchos componentes que deben interactuar de una manera integrada, escalable y ágil. Deloitte señala que el poder de estos ecosistemas deriva del “efecto de red”, un fenómeno en el que el valor del ecosistema aumenta o disminuye en función de la cantidad de partes interesadas dentro de él.

Deloitte encuestó a los líderes de IP&C y descubrió lo siguiente:

Enfoque de la industria: Creación de mejores procesos con Honeywell

Honeywell Heating Specialty Co. se fundó en 1906 y se creó en torno a un nuevo mecanismo revolucionario para calentar el agua. Durante los más de cien años siguientes, Honeywell se transformó en una empresa masiva con presencia en sectores tan diversos como la industria aeroespacial, las químicas especializadas y las industrias farmacéuticas, junto con una amplia cartera de servicios tecnológicos.

Suministrar su fuerza laboral, extendida en más de 70 países, no es una hazaña fácil, dada la variedad de necesidades en cada negocio. “Necesitamos todo tipo de artículos, desde cosas tan comunes como bolígrafos y papel hasta metales y recubrimientos especiales capaces de ir al espacio”, dice David Canales, gerente de abastecimiento estratégico de Honeywell.

“Queremos tener disponibilidad y precisión en los datos de todos nuestros negocios, así como un sistema de adquisición consolidado que nos permita retener las necesidades de gastos indirectos en un solo lugar”, dice Canales. Con ese fin, Honeywell integró HAQM Business en su ecosistema de compras electrónicas, lo que ayuda a consolidar proveedores y aporta agilidad a las adquisiciones mediante la automatización de muchas funciones que se realizaban manualmente.

Canales señala la usabilidad de HAQM Business como una ventaja importante, ya que los empleados de Honeywell están acostumbrados a realizar compras en HAQM.com en su vida cotidiana. Hacerlo en el trabajo con HAQM Business brinda el mismo tipo de experiencia de compra fácil, a la vez que elimina las complicaciones y fricciones del proceso de compra.

“No solo lo usamos para nuestro gasto repetitivo, sino que nos complace poder descubrir los artículos que nos cuesta encontrar y el gasto fuera de contrato que suele ignorarse y administrar de mala manera”, dice Canales. “HAQM Business nos permite tener excelentes informes, lo que nos ayuda a identificar oportunidades. Además, podemos usarlo en todos nuestros negocios, a través de una orden de compra o una tarjeta de compra y así se facilita que un mayor número de personas pueda acceder a las herramientas de adquisición”.

Canales afirma que la tecnología no solo ayuda a digitalizar y automatizar partes considerables del proceso de adquisición, sino que también libera a las empresas para que sean más atentas e innovadoras en torno a las compras. “Las adquisiciones y las ventas se alejan de la parte transaccional que fue un componente inherente de ella durante años y avanzan hacia algo más automatizado”, dice Canales. “Vamos a tener conversaciones más valiosas sobre asociaciones, ideas, proyectos e iniciativas. Ahora es mucho más que ‘Envíame el producto’ y ‘¿Llega a tiempo?’.

Lee el estudio de caso completo >

Adoptar la innovación a largo plazo: Priorización de las prácticas de adquisición sostenibles

La capacidad de adquisiciones de dirigir el gasto los posiciona de manera única para ayudar a impulsar los objetivos de responsabilidad social más amplios de su organización. En 2023, KPMG predice un mayor enfoque en el control de las emisiones del Alcance 3 y un cambio rápido en las inversiones de instituciones bancarias globales, capital privado y capital de riesgo hacia organizaciones que puedan demostrar que sus emisiones son bajas. Esto significa que muchas organizaciones necesitarán identificar y seleccionar socios que cumplan con altos estándares de la cadena de suministro, que cumplan con las leyes ambientales aplicables y que les ayuden a alcanzar sus objetivos de diversidad.

Tómate el tiempo para evaluar si tus proveedores y socios actuales cumplen con los estándares de sostenibilidad y responsabilidad social. Al evaluar nuevos proveedores, evalúa sus prácticas comerciales para asegurarse de que cumplan con los objetivos sociales y de sostenibilidad de tu organización.

Considera los siguientes criterios de selección:

Avance de la organización con HAQM Business

Las adquisiciones han desempeñado un rol clave en la reducción de costos y la exploración de nuevas realidades de la cadena de suministro y el estado actual de interrupción significa que no hay tiempo para detenerse. Es hora de adoptar la agilidad y liderar tu organización a través de un crecimiento acelerado y nuevos desafíos estratégicos.

Estamos listos para ayudarte a alcanzar resultados reales con soluciones flexibles, integraciones poderosas y asociaciones beneficiosas.