Cómo enfrentarse a los desafíos de la adquisición empresarial

Para las grandes empresas, el poder de escalamiento ofrece ventajas en el área de adquisición, desde la capacidad de negociar mejores precios hasta el acceso a una gama más amplia de proveedores.

Aunque el escalamiento tiene sus beneficios, también presenta desafíos, especialmente en lo que respecta al gasto marginal: compras que representan un porcentaje significativo de las transacciones, pero una porción mucho menor del gasto total. “Siempre es un desafío, especialmente para las grandes empresas mundiales”, dice Mike Deng, director de la cadena de suministro y de las operaciones de red de Deloitte Consulting. El origen del problema, dice, es la visibilidad y la supervisión.

“Estas empresas suelen estar fragmentadas y las compras de cantidades más pequeñas pueden pasar desapercibidas”, dice Deng. “Debido a que las transacciones se realizan en distintas unidades de negocio y ubicaciones geográficas, suele haber una falta de supervisión y cumplimiento de políticas”.

Esas complejidades estructurales pueden provocar problemas de transparencia, que a menudo dificultan que los líderes vean las señales de alerta. Esto puede ocasionar problemas como precios inconsistentes para un mismo artículo entre diferentes equipos, o la incapacidad de identificar e incorporar nuevos proveedores que podrían ofrecer mejores servicios, productos y precios.

Deng ofrece recomendaciones específicas para empresas que buscan mejorar sus prácticas de adquisición: “Deben promover la transparencia. Cuantas más haya, mejor, porque ahora las partes interesadas interfuncionales pueden ver el gasto y los proveedores de los demás, a menudo para servicios similares. Se necesita agilidad para que las empresas cambien rápidamente”, agrega. “Los equipos de consultores internos pueden ayudar a fortalecer las relaciones con las partes interesadas, brindándoles asesoramiento sobre cómo comprar los productos y servicios adecuados que realmente satisfagan la demanda”.

Lo principal, señala, es contar con datos y análisis robustos. “La toma de decisiones basada en la tecnología es esencial”, afirma. “Si no nos basamos en los datos, es un desastre”.

La búsqueda de las mejores soluciones

A pesar del gran énfasis en la transformación digital, muchas empresas carecen de las herramientas y soluciones necesarias para abordar estas preocupaciones en las compras de manera efectiva. Un ejemplo es que el 46 % de más de 3,100 profesionales de la industria encuestados en el Informe sobre el estado de la adquisición 2024 de HAQM Business indica que no automatizan los procesos manuales de adquisición. El 38 % no utiliza herramientas de análisis o informes de adquisición en absoluto.

Estas empresas se encuentran en una desventaja considerable, comenta Nicolas Olague, gerente general corporativo de HAQM Business. “Al automatizar las tareas rutinarias, las empresas liberan recursos valiosos y permiten que sus equipos de adquisición se centren en iniciativas más estratégicas”, comenta. “Las herramientas impulsadas por IA son clave. Ayudan a agilizar los procesos de compra y a tomar decisiones basadas en datos de manera más eficiente”.

HAQM Business ofrece herramientas basadas en IA y machine learning capaces de automatizar funciones clave, como la administración de facturas y la evaluación de proveedores, dice Olague, lo que puede aliviar la carga de los equipos de adquisiciones. La IA puede recomendar productos más económicos basándose en compras anteriores mediante adquisición predictiva. También puede analizar comportamientos de compra previos y sugerir proveedores o productos alternativos que ofrezcan el mejor valor.

Olague cree que estas funciones ayudan a las empresas no solo a obtener la visibilidad necesaria para optimizar los costos, sino también a demostrar el valor de la adquisición más allá de los ahorros, incluyendo el cumplimiento, la gestión de riesgos y otros elementos de un valor estratégico más amplio.

El 81 % de los encuestados informa tener políticas internas o externas para comprar a diferentes tipos de vendedores certificados. Guided Buying, incluido en la membresía Business Prime, ayuda a las empresas a cumplir objetivos importantes de sostenibilidad, diversidad de proveedores y compras a pequeñas empresas al mostrar proveedores potenciales que cumplen con ciertos criterios. Lo más importante es que HAQM Business respalda estas iniciativas a través de datos rigurosos, lo que ayuda a las empresas a medir cuán efectivamente se cumplen los objetivos.

.Guided Buying forma parte de una gama de características diseñadas para ayudar a las empresas a adaptar las prácticas de adquisición y mejorar la eficiencia operativa en grandes organizaciones, a menudo descentralizadas. “Las opciones de pago, las preferencias de entrega y las funciones avanzadas de búsqueda y filtrado no solo ayudan a encontrar productos específicos”, dice Olague, “sino que también facilitan la comunicación con los proveedores, lo que agiliza la interacción y la negociación.”

Si se utilizan de manera efectiva, cree que estas funciones pueden satisfacer las demandas de visibilidad y control sin sacrificar la agilidad.

“Las herramientas digitales efectivas ayudan a establecer directrices en toda la empresa, para que las personas adecuadas compren los productos correctos con los niveles de autorización apropiados”, dice Olague. “Fomentan que tanto líderes como empleados respeten las pautas de la empresa y mantengan el cumplimiento, además de responder a las necesidades y oportunidades a medida que surgen”.

El rol de las integraciones

Las grandes empresas suelen gestionar una cantidad considerable de servicios y soluciones informáticas destinadas a cumplir objetivos específicos dentro de la organización. Las adquisiciones no son la excepción. Expertos como Deng consideran que la capacidad de estas herramientas para trabajar juntas de manera efectiva es fundamental para optimizar las adquisiciones.

“La integración será la base fundamental para habilitar el futuro de la adquisición, tanto desde la perspectiva tecnológica como desde la del proceso”, dice. “Es fundamental para garantizar el flujo general de datos entre los diferentes sistemas y equipos internos, llevándote a donde quieres estar al conectar los puntos que permiten la visibilidad, la eficiencia operativa y una gobernanza adecuada”.

HAQM Business se integra en más de 150 aplicaciones líderes de software de adquisición, dice Olague, y trabaja en conjunto con los clientes para garantizar que funcione sin complicaciones con las herramientas de compra existentes, limitar las interrupciones en el proceso y mejorar la experiencia. “La gestión del cambio es un problema para muchas empresas”, dice. “Integrarse en los sistemas de adquisición existentes es un beneficio significativo para nuestros clientes y asegura un funcionamiento fluido, permitiendo que las empresas mantengan la consistencia y continuidad en sus procesos de adquisición.”

Publicado originalmente en The Wall Street Journal.