Episodio 5: Creación de mejores asociaciones de proveedores para universidades

Cómo cultivar relaciones significativas con proveedores más allá de las transacciones

La UC San Diego (UCSD) abandona las evaluaciones tradicionales centradas en los precios y adopta un enfoque de adquisición integral que toma en cuenta el costo total de propiedad, la calidad del servicio, la innovación de proveedores y el potencial de las asociaciones.

"Nos enfocamos en una perspectiva más amplia. Seleccionamos una cartera reducida de los mejores socios que son competitivos tanto en precio como en servicio y que nos presentan primero sus ideas y propuestas porque saben que tenemos la flexibilidad y la disposición para colaborar".

En este final de temporada del pódcast Smart Business Buying, Greg Muller, director de Abastecimiento Estratégico y Asociaciones en el campus de la UC San Diego, nos habla sobre enfoques innovadores para entablar mejores asociaciones con proveedores y cómo estas relaciones estratégicas contribuyen a la visión de la universidad. Greg también menciona cómo la tecnología mejora los procesos de adquisición.

Greg se enfoca en tres pilares:

• El panorama de compras de la UCSD y su misión
• La transformación de relaciones con proveedores en verdaderas asociaciones
• El rol de la tecnología y la innovación en la educación superior

"Involucra más a tus partes interesadas en todo lo que hacen, no solo en la transacción… Eso te permitirá considerar cómo tus proveedores pueden convertirse en tus socios, en lugar de ser solo quienes te venden productos".

— Greg Muller, director, de Abastecimiento Estratégico y Asociaciones de UC San Diego

Presentadora:

[00:00:00] Hola. Bienvenidos a HAQM Business Podcast, el pódcast que te ayuda a mantenerte al día de las últimas tendencias, herramientas e historias sobre Smart Business Buying. Soy su anfitriona, Brit Moorer. Y hoy tenemos a Greg Muller, director de Abastecimiento Estratégico en la Universidad de California, San Diego.

[00:00:19] En el episodio de hoy, conoceremos sobre los cambios innovadores que introduce la UC San Diego para simplificar el proceso de compras y mejorar su enfoque estratégico. Es un placer tenerte aquí, Greg.

Greg:

[00:00:31] Gracias, Brit. Es un gusto estar aquí.

Presentadora:

[00:00:32] Antes de comenzar, ¿podrías comentarnos un poco más sobre ti, la misión de la UCSD y qué significa la innovación para ti y tu institución?

Greg:

[00:00:41] Con gusto. Como director de Abastecimiento Estratégico, mi equipo se encarga de solicitar, contratar y administrar la mayoría de las compras, proveedores y contratos de alto valor o alto riesgo para la UC San Diego, fuera del ámbito de la construcción. También administramos una operación de reventa autosustentable en el área de las ciencias biológicas. Además, una parte de mi rol se enfoca en el desarrollo de asociaciones en el campus, lo cual se superpone de forma significativa con otras áreas, pero nos permite alcanzar un nivel diferente de compromiso con las organizaciones, lo que a su vez nos permite agregar valor a nuestra comunidad. Muchos de los roles tradicionales de adquisición y abastecimiento en el gobierno o en la educación superior están orientados o estructurados en torno al cumplimiento normativo. Las agencias públicas tienen la responsabilidad de administrar los fondos públicos de manera financieramente responsable. En muchos casos, la legislación nos obliga a seguir procesos y garantizar la transparencia. Esas prácticas recomendadas son realmente fundamentales para lo que hacemos día a día. Nos enorgullece desarrollar talento bien preparado y capacitado para administrar proyectos infalibles. Pero también contamos con una oportunidad increíble y una cultura de aprendizaje que está arraigada en todo lo que hacemos.

[00:01:42] Estar en el campus y trabajar con algunas de las personas más inteligentes del mundo, que están resolviendo problemas increíbles y dispuestas a experimentar y estudiar. Todo forma parte de un espíritu que se va internalizando. No creo que la mayoría de las personas fuera de la industria de la educación superior lo entienda. Esto se logra gracias a una combinación de apertura y disposición para asumir riesgos. La mayoría de las personas con las que trabajo a diario se dedican a la educación superior porque tienen el deseo genuino de contribuir para los demás.

[00:02:07] Quieren ver a todos tener éxito, por lo que están dispuestas a compartir tan abiertamente que creo que sorprendería a la mayoría de las personas en otras industrias. La falta de barreras nos permite aprender de los demás, generar nuevas ideas y colaborar sin dudar. Si combinas esas cualidades con el espíritu de asumir riesgos que existe en una cultura donde, literalmente, se realizan experimentos todos los días, surgen nuevas estrategias, ideas y tácticas. Esto puede implementarse sobre una base sólida de fundamentos. Y es realmente emocionante de ver.

Presentadora:

[00:02:37] Esa sí que fue una buena introducción. Es asombroso. Mencionaste este punto sobre la innovación y ese espíritu de un entorno que impulsa nuevas ideas que llenan de inspiración al campus. Me interesa saber, ¿cuál ha sido uno de los grandes cambios o mejoras que han introducido en el panorama de compras de la UCSD?

Greg:

[00:02:59] En la UC San Diego o, mejor dicho, en toda la UC en general, hemos comenzado a alejarnos de evaluar a los proveedores únicamente con lo que denominamos una comparación típica de cesta de mercado, que se limita a una instantánea en el tiempo. Lo que compramos cambia con tanta frecuencia que, fuera de una lista reducida de productos estándar en cada categoría, la comparación de precios en un momento específico no es necesariamente la evaluación más precisa ni la mejor para las compras, lo que conocemos como el costo total de propiedad.

[00:03:27] Sigue siendo un componente de nuestra evaluación. No abandonamos necesariamente los principios que mencioné, sino que ahora nos enfocamos en una perspectiva más amplia. Seleccionamos una cartera reducida de los mejores socios que son competitivos tanto en precio como en servicio y que nos presentan primero sus ideas y propuestas porque saben que tenemos la flexibilidad y la disposición para colaborar.

[00:03:47] Identificamos a los mejores de cada categoría. Eso incluye a pequeñas empresas emergentes, ya que estas tienen la motivación para ganar ese pequeño contrato con nosotros, sabiendo que podemos ayudarlas a escalar y expandir su negocio.

[00:04:00] Tomamos esta cartera de proveedores, junto a un importante referente del mercado, algunos proveedores adicionales para ampliar la oferta y quizás futuros líderes en la categoría, y luego los alineamos dentro de un sistema que facilita las compras, lo que nos permite mantener una presión competitiva sobre los precios de manera sistémica. Así, nos centramos en hacer realidad la otra propuesta de valor más compleja. Esto nos da más capacidad, por ejemplo, para conectar a los investigadores con personas de I+D en lugar de con vendedores.

[00:04:30] Pido disculpas a todos los vendedores; yo mismo fui vendedor, así que lo entiendo. Pero nuestra intención es, por ejemplo, conectar a los estudiantes con oportunidades de reclutamiento que, de otro modo, no tendrían fuera de una feria de empleo, y asegurarnos de conectar a los equipos de marketing con las personas que están por graduarse y son las mejores en sus industrias.

Presentadora:

[00:04:50] Esa iniciativa es sorprendente, se están logrando grandes avances. Es realmente increíble ver cómo transforman por completo el panorama de las compras en la UCSD. Me gustaría saber cuál ha sido el rol específico de la tecnología en estas innovaciones. ¿De qué forma ha apoyado sus iniciativas y mejorado la eficiencia de los procesos?

Greg:

[00:05:14] Sí. Debemos confiar en que nuestros procesos automatizados estén diseñados para respaldar únicamente las funciones y principios básicos de la adquisición. Como mencioné, lo esencial tiene que ser sencillo. Tiene que estar automatizado para nuestros usuarios. No queremos que una persona, aunque sea una ganadora del Premio Nobel, pierda tiempo buscando un buen par de guantes cuando podría estar curando el cáncer.

[00:05:35] Aprovechamos las herramientas que tenemos para simplificar y mejorar la fluidez del proceso y, de ser posible, construir un flujo de trabajo que solo requiera interacción manual o revisión humana cuando haya un riesgo elevado o, quizás, una nueva oportunidad. Aún no hemos alcanzado ese punto. Cada plataforma sigue mejorando. Los datos son bastante claros, pero nadie quiere encontrarse con un obstáculo cuando intenta comprar un reloj que, por error, está clasificado como joyería.

[00:06:01] Seguiremos mejorando; estamos trabajando en ello.

Presentadora:

[00:06:02] Parece ser un momento decisivo, una gran oportunidad para instituciones como la tuya en cuanto a cómo administran las compras. ¿Has visto algo parecido antes? Sé que has estado involucrado en el recorrido de HAQM Business durante un tiempo. Respecto a la situación actual y a la pasada, ¿podrías compartirnos tu reacción inicial y cómo ha sido ver esta evolución?

Greg:

[00:06:30] Ha cambiado y seguirá cambiando, ¿verdad? A medida que la tecnología y la inteligencia artificial avancen, podremos depurar mejor los datos y optimizar la eficiencia de esos procesos. Al final, eso devuelve tiempo tanto al usuario final como al administrador de productos o al comprador.

[00:06:50] Así, en lugar de perder tiempo revisando cotizaciones una por una o haciendo controles manuales, pueden enfocarse en llevar el valor de ese proveedor, o de otros proveedores innovadores, directamente al campus.

Presentadora:

[00:07:02] Ya que mencionas a los proveedores, ¿cómo han evolucionado las relaciones con los proveedores para alinearse con las necesidades cambiantes de la institución?

Greg:

[00:07:09] Ahora consideramos a nuestros principales proveedores como socios todo el tiempo. Y no me refiero a “socios” en el sentido trillado de “socios más valiosos” que tantas veces escuchamos. Como mencioné, formo parte de un equipo, el Programa de Asociación con el Campus, y nuestro objetivo es cambiar la forma en que nuestros proveedores nos perciben, mostrándoles que somos mucho más que simples clientes.

Poco a poco, involucramos a estos proveedores, ya sea de manera individual o por categorías, y les mostramos el resto del campus. Y cuando digo esto, me refiero a resaltarles las oportunidades disponibles para participar en otras áreas. Esto quiere decir mayor exposición a nuestra investigación más avanzada, más oportunidades de desarrollar una red de talento. Más conectividad con un entorno en el que estamos cambiando políticas que tendrán un impacto en todo el mundo y en ellos a través de todos sus clientes. A cambio, esperamos que se comprometan con nuestra comunidad. Queremos que los grupos de recursos de empleados, que quizás harían voluntariado en una escuela primaria local, vengan a nuestro campus a realizar demostraciones, incluso en la escuela primaria que tenemos aquí.

[00:08:10] Queremos que se conviertan en los patrocinadores principales de becas destinadas a los estudiantes más destacados, no solo para beneficio del estudiante, sino también como reconocimiento para el proveedor y como apoyo para que la UC San Diego siga siendo el destino para las mentes más brillantes en cualquier campo.

[00:08:30] Queremos que financien el próximo fondo de investigación que nos ayude a erradicar la contaminación por plásticos en los océanos. En resumen, creemos que vendernos un producto o servicio es solo un punto de contacto. Y asociarse con nosotros significa convertirse en parte de nuestra comunidad.

Presentadora:

[00:08:44] Esa es una visión muy clara del futuro, tanto en lo que hace la institución como en la forma en la que están generando un mayor impacto en la vida de sus estudiantes. No se trata solo de comprar productos, es mucho más que eso. Creo que es una perspectiva muy poderosa. Y mirando hacia el futuro, ¿qué tendencias emergentes en la educación superior crees que impulsarán aún más la innovación en la UCSD?

Greg:

[00:09:12] Creo que todos pensamos lo mismo, y claramente es cierto para la UC San Diego. Tenemos que mejorar en la integración de sistemas. Como cualquier gran organización, tenemos una aplicación para casi todo. En la educación superior esto es aún más desordenado. Gracias a nuestro espíritu emprendedor e innovador, estamos siempre abiertos y dispuestos a recibir nuevas ideas, lo que nos lleva a contar con diversas soluciones para un mismo problema.

[00:09:33] Esto es excelente cuando se trata de encontrar una solución de vanguardia, desarrollar nuevos procesos o hacer descubrimientos científicos, pero complica la fluidez del proceso. Creo que en el futuro contaremos con más protocolos estándar que nos permitirán lograr mejores soluciones, formas más eficientes de administrar los datos y, en general, una mayor facilidad de uso.

Y, como mencioné, espero que la inteligencia artificial tenga un rol clave en las áreas que requieren más tiempo de nuestras tareas diarias. La revisión manual de cotizaciones o servicios es una de las áreas principales. Obviamente, tenemos un gasto marginal considerable en nuestro trabajo, y probablemente la mitad de lo que adquirimos son servicios.

Esto implica revisar lo que llamamos una “cotización narrativa”, con una descripción detallada del alcance del trabajo, y creo que la IA será fundamental para ayudarnos a procesar todo de manera más eficiente, precisa, y, en última instancia, reducirá el tiempo necesario para completar todo el proceso.

Presentadora:

[00:10:33] Me alegra que hayas mencionado la inteligencia artificial. Sé que es un tema clave, en especial hoy en día. Es fascinante ver cómo la integran en la estrategia de compras y cómo visualizan su rol en el futuro de la institución. Para ir concluyendo, ¿tienes algún consejo o reflexión final que te gustaría compartir con otras instituciones y organizaciones que buscan innovar?

Greg:

[00:10:56] Les diría que asuman más riesgos calculados e involucren a sus partes interesadas en todos sus procesos, no solo en la transacción específica en la que los necesiten. Esto les permitirá ver cómo los proveedores pueden convertirse en socios, en lugar de ser simplemente quienes venden productos. Además, dado que en la educación superior hay tantas oportunidades e innovación, tal vez ahí se encuentre su próxima oportunidad de innovar, ya sea como proveedor o como un nuevo reto profesional.

Presentadora:

[00:11:20] Tengo una pregunta más. No está en la lista, así que prepárate.

Greg:

¿Puedes ver el sudor en mi frente?

Presentadora:

[00:11:29]  

Me da curiosidad. Parece que para estar en este campo tienes que amar la educación, ¿es así? Entonces, ¿qué te inspira a seguir? ¿Qué te impulsa en tu trabajo día a día?

Greg:

[00:11:42] Reunirme con algunas de las personas más inteligentes que he encontrado es fascinante, y lo hago todos los días. Estar en el campus con los estudiantes, caminar por allí y ver cómo se desarrollan en sus vidas es algo que da mucha energía. En mi primera entrevista para la UC San Diego pude sentir esa energía en el campus. Además, el proceso de la educación superior cambia la vida de las personas. Incluso aunque no haya estado directamente involucrado, es una historia increíble. Te hace sentir bien.

Presentadora:

[00:12:09]

Escuchar eso de seguro te hace sentir bien. Gracias por compartirlo. Muchas gracias, Greg. Gracias por acompañarnos.

Greg:

[00:12:13]

Con mucho gusto. Gracias.

Presentadora:

[00:12:14]

Sabemos que la industria de la educación superior tiene un gran potencial para la innovación, y es inspirador ver cómo la UCSD sigue moldeando su entorno con nuevos enfoques estratégicos. Gracias, Greg, por hablar conmigo y compartir tus ideas, y gracias a todos por escuchar el pódcast de HAQM Business.