Integración simplificada: Consejos para una transición fluida

HAQM Business alienta a las organizaciones a convertir los datos en información procesable, escalar y poner en funcionamiento programas de compras responsables y crear una experiencia de compra intuitiva con umbrales de compras. El equipo de Servicios Profesionales de HAQM Business está formado por expertos en adquisiciones que trabajan directamente con nuestros clientes para ejecutar sus programas de compras únicos. Nuestro equipo se involucra desde el principio de tu viaje con HAQM Business, lo que implica una transición sin inconvenientes para nuestro equipo de expertos.

"Los clientes de empresas con un experto dedicado de HAQM Business lanzan y optimizan su cuenta en una fracción del tiempo que solía tomar. Nos enfocamos en los detalles complejos de la cuenta y en la incorporación de compradores, para que los clientes puedan enfocarse en hacer crecer su negocio", dice Alex Baraban, director de Servicios Profesionales para Norteamérica de HAQM Business.

Los clientes que califican para los Servicios Profesionales de HAQM Business disfrutan del servicio personalizado que brinda nuestro equipo de expertos técnicos para respaldar implementaciones complejas o a gran escala. Puedes comenzar a trabajar con el equipo de Consultoría de Soluciones, que profundizarán en las necesidades de tu cuenta y ofrecerán recomendaciones para optimizar tu cuenta HAQM Business. Además, facilitarán al equipo de Implementación los detalles necesarios para respaldar el lanzamiento de manera oportuna y sin inconvenientes.

Para respaldar tu transición a HAQM Business, independientemente de dónde estés comenzando, nuestro equipo de Servicios Profesionales compartió sus principales consejos que los nuevos clientes deberían considerar para apoyar su experiencia de integración.

Antes de comenzar: evalúa tu proceso de adquisición actual

Habla con las partes interesadas en Informática, Cuentas por Pagar y otros departamentos impactados para informarles sobre el próximo proyecto. Considera qué requisitos de adquisición podría tener tu equipo que sean únicos de tu organización. Ejemplos: restricción/bloqueo de categorías de productos, proceso de autorización, informe de métricas, presupuestos, requisitos de envío y métodos de pago.

Aquellos que deseen gestionar su cuenta de forma autónoma tienen acceso las 24 horas, los 7 días de la semana, a recursos seleccionados, incluidas guías paso a paso y videos de capacitación.

1. Planifica y crea la estructura de tu cuenta

Agregar tus usuarios

Crea una lista de los usuarios que te gustaría que tengan acceso a las compras en la cuenta HAQM Business de tu organización. Esto incluye recopilar direcciones de correo electrónico, nombre y apellido de todos los usuarios. El método más sencillo para agregar usuarios a tu cuenta es agregar sus direcciones de correo electrónico. Si tienes más de 20 usuarios para agregar, considera utilizar la función de carga masiva para importar los usuarios con una hoja de cálculo.

Mantente al día asegurándote de que los nuevos empleados tengan acceso a tu cuenta HAQM Business como parte de tus mecanismos internos de incorporación.

• Mira un video de 4 minutos que muestra cómo agregar y eliminar usuarios.

Designar roles y grupos de usuarios

Una vez que se agregaron los usuarios a tu cuenta, es el momento de asignar sus roles y permisos. Según tu organización, esto puede incluir compradores, autorizadores, cuentas por pagar, personal de informática y otros administradores. Haz una lista de tus procesos actuales de adquisición y piensa cómo puedes segmentar los departamentos o equipos en diferentes políticas de compra, autorizaciones o necesidades de informes.

Establecer procesos de autorización

Empodera a los empleados en toda tu organización para ayudar a reducir los cuellos de botella en las compras mediante la configuración de los procesos de autorización. Fomenta el cumplimiento de las compras en tu organización sin necesidad de revisar y autorizar o rechazar cada pedido individual, y establece límites claros y excepciones a las políticas. Con los procesos de autorización, tienes el poder de administrar los gastos de tu organización y optimizar tu proceso de adquisición, mientras que los usuarios de tu cuenta pueden ver y tomar acciones en relación a los pedidos pendientes con facilidad.

• MIra nuestro video de 3 minutos y aprende cómo configurar los procesos de autorización

Apoya a tus compradores con políticas fáciles de seguir

Prepara a los compradores para el éxito al implementar políticas de compra. Las políticas avanzadas están disponibles a través de Guided Buying si eres miembro de Business Prime. Elimina la confusión sobre lo que los compradores deben comprar o no para mantenerse conformes con las políticas de tu organización al configurar políticas que brinden límites claros durante las compras. Según tu cuenta, puedes preferir vendedores locales para apoyar a tu comunidad o bloquear productos que no deseas que tus compradores agreguen al carrito. Esta función permite a los administradores incluir mensajes dirigidos a los compradores y fomentar la transparencia en toda tu organización.

• Mira nuestro video de 2 minutos y aprende cómo configurar políticas de compra

2. Integrar los sistemas existentes

Inicio de sesión único (SSO)

Con el inicio de sesión único o SSO, brinda a tus usuarios acceso seguro y con un solo clic a HAQM Business. Simplifica la experiencia de incorporación e inicio de sesión del comprador para fomentar la adopción y ayudar a alcanzar tus objetivos. Los administradores ahorran tiempo en procesos manuales, como invitar a nuevos compradores a la cuenta, con la implementación de SSO. HAQM Business se integra con la mayoría de los IdP y tu equipo de informática puede completar rápidamente la configuración.

• Mira nuestro video de 3 minutos sobre SSO para HAQM Business

Integraciones de adquisición electrónica

HAQM Business se integra con más de 200 sistemas de adquisiciones electrónicas en todo el mundo. Comenzar es simple. Si eres el administrador de la cuenta, utiliza nuestra herramienta de autoconfiguración.

• Mira un video de 2 minutos sobre integraciones para HAQM Business

API

Para automatizar aún más tus procesos, HAQM Business ofrece varias API, incluida la API de búsqueda de productos (PS-API), la API de informes/Analítica de HAQM Business (ABA-API), la API de conciliación (Recon-API) y la API de gestión de usuarios (NTA-API).

3. Infórmate sobre la generación de informes

Con Analítica de HAQM Business, los compradores pueden acceder a datos detallados de gastos a través de informes y paneles personalizables. Los compradores pueden acceder a datos detallados de gastos, realizar un seguimiento del gasto a lo largo del tiempo, identificar tendencias y descubrir posibles áreas de ahorro. Si tu organización tiene una membresía Business Prime, disfrutará de paneles avanzados a través de Visibilidad de gastos.

4. Personaliza las preferencias de entrega

Como comprador, puedes configurar las preferencias de entrega para direcciones individuales, incluidos días y horas preferidos para recibir entregas, además de la opción de agregar instrucciones únicas para ayudar a dirigir las entregas al lugar correcto. Lleva las cosas más allá al agregar indicaciones como plataforma de carga o código de acceso al edificio, para que puedas concentrarte en tu rutina y no estar persiguiendo tus entregas.