Adquisición: Una guía completa con consejos para aumentar la eficiencia

La adquisición desempeña un rol primordial en la estabilización del flujo de caja y el aumento de la rentabilidad, dos factores esenciales en un mercado impredecible. Permite a los negocios obtener los bienes y servicios necesarios al mejor precio y bajo los términos más convenientes. 

Sin embargo, para aprovechar al máximo los beneficios de la adquisición, los equipos deben comprender su rol en las operaciones del negocio y cómo impulsar la eficiencia. Con la combinación adecuada de estrategias de adquisición, las empresas pueden optimizar el proceso y lograr mayores ahorros.

¿Qué es la adquisición?

La adquisición es el proceso de buscar y obtener los bienes, servicios y materias primas necesarios para que un negocio opere. Implica identificar una necesidad, buscar proveedores, negociar contratos, realizar compras y gestionar relaciones con los proveedores.

Según el tamaño de la empresa, un equipo de adquisición o un gerente de adquisiciones puede ser el único responsable del proceso de adquisición. En sectores como la educación, la salud, la hotelería, las organizaciones sin fines de lucro y el gobierno, las necesidades de adquisición son más complejas debido al volumen y la variedad de bienes necesarios para operar. También es posible que deban cumplir con requisitos específicos de cumplimiento.

Comprender la diferencia entre adquisiciones y compras

Los negocios suelen usar los términos “adquisición” y “compras” de manera intercambiable, pero los procesos varían en su alcance. La adquisición abarca el abastecimiento y la negociación de los artículos necesarios, mientras que la compra se enfoca únicamente en la transacción y el proceso de pago. 

Algunos ejemplos de actividades que ocurren durante el proceso de compras son la creación de órdenes de compra, el procesamiento de pagos a proveedores y la gestión de facturas. Las compras pueden considerarse un subconjunto de la adquisición, que forma parte de un proceso más amplio.

¿Por qué es tan importante el proceso de adquisición?

Tener una estrategia de adquisición efectiva es imprescindible para todos los tipos de organizaciones. Esto afecta el control de costos, la gestión de proveedores y la eficiencia en general, lo que da lugar a los siguientes beneficios:

• Ahorros de costos: La adquisición implica negociar contratos favorables, consolidar gastos con proveedores y reducir el desperdicio evitando hacer compras innecesarias.
• Alineación de metas: La adquisición asegura que la empresa adquiera bienes y servicios que respalden directamente sus prioridades estratégicas, como la innovación y la sostenibilidad.
• Compras más alienadas y responsables: Con un proceso de adquisición deliberado y detallado, se asegura que las decisiones se tomen por mérito y cumplan con las normativas.

Las 8 etapas del proceso de adquisición

Aunque el proceso de adquisición varía de una empresa a otra, generalmente consta de las siguientes etapas clave:

1. Identificar las necesidades del negocio: El ciclo de adquisición comienza cuando alguien dentro del negocio identifica la necesidad de un bien o servicio.
2. Planificar: La adquisición aborda la demanda de un producto o servicio mediante el análisis de tendencias del mercado actuales la evaluación del riesgo de adquisición para determinar la cantidad a comprar.
3. Realizar una solicitud de compra y obtener autorización: Muchas empresas exigen que los empleados presenten un documento interno llamado “requisición de compra”, que es una solicitud formal para realizar una compra.
4. Evaluar y seleccionar proveedores: Esta etapa puede incluir la recolección de cotizaciones o abrir una licitación competitiva de posibles proveedores, antes de evaluar las opciones y seleccionar la más adecuada.
5. Negociación del contrato y sus términos: En esta etapa, el proveedor y el comprador colaboran para acordar los precios y los términos.
6. Crear una orden de compra: A continuación, el equipo de adquisiciones envía una orden de compra al proveedor como una oferta formal, en la que se detallan los artículos a adquirir.
7. Recibir las compras: Recibes los artículos o servicios que tu organización compró y verificas que coincidan con las especificaciones.
8. Mantener registros: La etapa de registro implica el mantenimiento de datos sobre el contrato, la orden de compra y del vendedor, como parte del seguimiento de la relación.

Tipos de adquisición y gestión de adquisiciones

Los tipos de adquisiciones y su gestión varían según el nivel del control de gastos, el uso de las compras y las necesidades específicas de compra. Comprender las diferencias entre los tipos comunes de iniciativas de adquisición puede ser útil para optimizar tus estrategias de compra, mejorar la toma de decisiones y alinear tus prácticas de adquisición con las metas de la organización.

Gasto gestionado versus gasto marginal

Se denomina gasto gestionado a los gastos que un negocio controla de manera activa al seleccionar proveedores estratégicamente, negociar contratos y supervisar actividades de compra. El gasto marginal es el gasto destinado a un fin específico que generalmente no se gestiona debido a su bajo costo, el volumen de compras o la variedad de proveedores.

Si bien el gasto marginal abarca solo alrededor del 20 % del gasto total de una empresa, alcanza casi el 80 % de todas las transacciones. Estructurar el gasto marginal como parte de una estrategia de Smart Business Buying puede hacerlo más controlable y descubrir oportunidades de ahorro. Además, implementar una estrategia de gastos gestionados ayuda a establecer una lista de proveedores preferidos, negociar mejores precios y simplificar las compras. 

Adquisición directa versus adquisición indirecta

La adquisición directa se refiere a la compra de materias primas utilizadas para producir el producto o servicio principal del negocio. La adquisición indirecta se refiere a la compra de materiales o servicios que sustentan la capacidad del negocio para operar, pero que no forman parte del producto final.

Por ejemplo, comprar madera para construir una casa es una adquisición directa, mientras que comprar una tableta que un constructor utiliza para organizar los horarios del contratista es una adquisición indirecta.

Ambos tipos de adquisición son esenciales para el funcionamiento de un negocio, ya que contribuyen a funciones clave. Sin embargo, la adquisición directa suele tener un mayor impacto en la calidad de los productos individuales, mientras que la adquisición indirecta influye en la eficiencia y las operaciones generales. 

Adquisición de bienes versus adquisición de servicios

La adquisición de bienes es el proceso de compra de productos, mientras que la adquisición de servicios implica la contratación de servicios. La adquisición de bienes generalmente incluye artículos físicos como maquinaria o equipos de oficina, aunque también abarca software. La adquisición de servicios puede incluir la contratación de empresas de informática, servicios de consultoría o equipos de mantenimiento de instalaciones.

Tácticas para aumentar la eficiencia en las adquisiciones.

Dado que la adquisición desempeña un rol importante en el balance final de una compañía, contar con una estrategia de adquisición que mejore la eficiencia es fundamental. Puedes comenzar con una serie de tácticas simples.

Establecer los KPI de adquisición

Los indicadores clave de desempeño (KPI), la analítica de gastos y los puntos de referencia del sector ayudan a las empresas a seguir de cerca su rendimiento en función de sus metas. Si tu objetivo es aumentar la eficiencia, considera implementar los siguientes KPI de adquisición:

• Tiempo del ciclo de órdenes de compra: El tiempo que tarda un negocio en procesar una orden de compra, desde la creación de la requisición hasta el envío de la orden al proveedor.
• Plazo de entrega del proveedor: El tiempo que transcurre desde que el proveedor recibe un pedido hasta que lo envía.
• Índice de compras de emergencia: La proporción de compras no planificadas o de emergencia frente al total de compras en un período determinado.
• Gastos bajo gestión: Porcentaje del gasto total gestionado por el equipo de adquisiciones. 
• Retorno de inversión (ROI) del área de adquisiciones El rendimiento general y la rentabilidad del departamento de adquisiciones.

El uso de métodos específicos para medir el rendimiento en adquisiciones permite identificar áreas de mejora y fomentar un progreso continuo.

Supervisar el cumplimiento

El incumplimiento de las políticas de adquisiciones y las normativas gubernamentales puede derivar en problemas legales, pérdidas económicas y daño reputacional. Por eso, es fundamental garantizar que toda la empresa realice compras conformes a las políticas. Recurrir a herramientas como Guided Buying puede ayudar a los compradores directos a seguir las pautas de compra establecidas.

Si las compras de tu empresa no se gestionan exclusivamente desde un departamento de adquisiciones especializado, es importante capacitar a todo el personal sobre cómo adquirir los bienes y servicios adecuados. Esto significa que debes crear hojas de preguntas frecuentes y guías de recursos para aclarar qué artículos o proveedores se ajustan a las políticas de la empresa. También conviene recordar a los empleados que deben mantenerse dentro de los límites presupuestarios.

Centralizar los datos

Si los datos de compras están repartidos entre distintos departamentos y plataformas, centralizarlos, especialmente con un software de adquisiciones, puede mejorar considerablemente la eficiencia. Al almacenar los datos de adquisiciones en un solo lugar y analizarlos periódicamente, podrás hacer lo siguiente: 

• Obtener una visión integral de las actividades de gasto de la empresa.
• Transformar una adquisición reactiva en una adquisición proactiva
• Identificar oportunidades de ahorro
• Comparar proveedores para seleccionar los más adecuados 

Con un sistema de adquisiciones sólido que cuente con una analítica integrada , estos objetivos pueden alcanzarse con facilidad. El uso de herramientas de previsión permite a las empresas anticipar dificultades a partir de datos históricos. Cuando se integran con la IA, estas pueden ayudar a anticipar interrupciones en la cadena de suministro. 

Al utilizar soluciones tecnológicas para centralizar los datos, las empresas también pueden avanzar hacia sus objetivos de compras responsables, ya que cuentan con herramientas para medir el éxito de sus iniciativas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Esto les permite informar sobre su gasto consolidado con todos sus proveedores diversos, incluidos vendedores pequeños, locales o con certificación de diversidad.

Ampliar y fortalecer la red de proveedores

Establecer relaciones sólidas con los proveedores mejora la eficiencia en las adquisiciones al optimizar el proceso de pedidos, facilitar la resolución ágil de problemas y generar un flujo de bienes más predecible. Se reduce el tiempo necesario para buscar más proveedores y solicitar nuevas cotizaciones, y al mismo tiempo se promueve una comunicación más rápida y efectiva.

Tener asociaciones activas con proveedores puede generar responsabilidad y colaboración compartida para lograr un crecimiento mutuo. Sin embargo, también puede ser útil mantener una amplia red de proveedores para generar oportunidades de ahorro para el negocio.

Encontrar la estrategia de adquisiciones ideal para el negocio

La combinación adecuada de estrategias de adquisiciones varía según el tipo de negocio y depende de factores como los requisitos del sector, las exigencias de cumplimiento y la escalabilidad. 

Muchas empresas aplican la regla del 80/20 (el Principio de Pareto) para enfocarse en el 20 % de las compras que representan el 80 % del gasto total. Al priorizar estas compras de alto costo, las empresas identifican áreas clave donde pueden realizar cambios de alto impacto. 

No obstante, las transacciones de menor valor también suman, por lo que es importante gestionar estas compras adecuadamente. Considera usar una plataforma de adquisiciones con funciones de autoservicio e integraciones que te permitan configurar límites de gasto según tus políticas de compra y asignar presupuestos a usuarios individuales.

La automatización también contribuye a optimizar el proceso de adquisición. Brinda apoyo para agilizar tareas administrativas como la creación de órdenes de compra, la recolección de autorizaciones y el procesamiento de facturas de cada proveedor. La automatización trae beneficios como los siguientes:

• Datos más precisos
• Un mayor cumplimiento
• Reducción de costos gracias al ahorro de tiempo
• Selección más rápida de proveedores

Caso práctico: Cómo HAQM Business ayudó a la USO a optimizar sus procesos de adquisiciones.

HAQM Business combina la comodidad y el valor que espera de HAQM con funciones diseñadas para mejorar la gestión de adquisiciones. Ofrecemos beneficios como precios exclusivos para negocios, una amplia selección de productos y Business Prime, que incluye envío rápido y gratis en artículos elegibles.

En 2017, United Service Organizations (USO) comenzó a trabajar con HAQM Business para abastecerse de suministros a través de nuestra integración con la solución de adquisiciones a pago Coupa. En cinco meses, la USO implementó el programa en toda su organización global, con presencia en 250 ubicaciones. 

Actualmente, casi el 80 % de todos los gastos de USO a través de esta integración de adquisiciones electrónicas, y entre el 80 % y el 90 % de esos gastos, se confirma como el mejor precio disponible. 

Como resultado, la USO obtuvo beneficios como los siguientes:

• Menor tiempo de procesamiento: Tareas como la autorización de facturas por pagar y la conciliación de recibos de gastos, que antes tomaban entre cinco y siete días, ahora se completan en solo dos.
• Entregas más rápidas: Los suministros que antes tardaban entre dos y cinco semanas en llegar desde otros proveedores ahora suelen entregarse en dos días.
• Reducción de los costos de envío: La empresa utiliza Business Prime para adquirir bienes, los cuales generalmente cuentan con envío gratuito.
• Mayor visibilidad de gastos: Utilizar un sistema centralizado en todas las ubicaciones brinda mayor visibilidad del gasto, lo que ayuda a la USO a rastrear cómo se utiliza el dinero de los donantes en distintas zonas horarias.
• Mayor autonomía regional: Los directores centrales de cada ubicación gestionan sus propios presupuestos y compras regionales, lo que les permite obtener lo que necesitan de forma más rápida y eficiente.

Mejora tus prácticas de adquisiciones con HAQM Business

Diseñar una estrategia de adquisiciones sólida puede generar un ahorro significativo en costos y tiempo, mejorar la eficiencia en los pagos y brindar mayor visibilidad y control sobre las compras, lo que te permitirá optimizar continuamente tu proceso de adquisición. 

Descubre cómo HAQM Business optimiza las adquisiciones. Crea una cuenta gratuita o comunícate con ventas hoy mismo.