Revitalizar las adquisiciones para tener mayor eficiencia

Cada sector empresarial enfrenta sus desafíos particulares en lo que respecta a las compras. Algunos dependen en gran medida de componentes directos, mientras que otros tienen niveles más elevados de gastos indirectos debido a la gran cantidad de empleados o las múltiples ubicaciones de oficinas.

Comprar computadoras portátiles, mobiliario e incluso insumos, como tinta o útiles de oficina se puede sumar, por lo que es importante garantizar que esas categorías de gastos se manejen efectivamente. Sin embargo, a veces los equipos de adquisición se ven condicionados y les resulta difícil asignar a empleados dedicados a administrar de cerca estas categorías de gastos poco onerosos, pero voluminosos.

Cada vez más, todas las organizaciones también podrán tener sus propios requerimientos para proveedores, lo que hará que sea fundamental que los artículos provengan de organizaciones reconocidas que se adhieran a ciertas normas y respondan a las prioridades comerciales en general.

Según el estudio sobre el estado de la adquisición en 2025 de HAQM Business, el 99 % de las organizaciones afirmaron tener metas específicas de adquisiciones sociales responsables (SRP), mientras que la mayoría de quienes toman decisiones (el 63 %) y de los líderes sénior (el 61 %) indicaron que las metas y prioridades de SRP aumentaron el año pasado. El rol de la adquisición cada vez se alinea más con esos objetivos más generales y se pone especial énfasis en trabajar con vendedores certificados.

El sector de la energía es un ejemplo entre las industrias que afrontan estos tipos de dificultades, mientras que distintas organizaciones se concentran en etapas de un proceso que abarca desde la extracción de materia prima del suelo hasta suministrar energía o calefaccionar viviendas.

ExxonMobil 

ExxonMobil es una empresa productora mundial de gas y petróleo con más de 80,000 clientes en 40 países de los seis continentes. Tras gastar más de $25,000,000 en oportunidades de capitales y exploración con 100,000 proveedores en solo un año, el equipo de adquisición buscó introducir un proceso digital para optimizar las operaciones.

En principio, ExxonMobil se asoció con HAQM Business por artículos de oficina y pronto ampliaron la alianza hacia otras categorías, incluidos suministros industriales y mantenimiento, reparaciones y operaciones. Estas categorías representan un gasto significativo, pero suelen involucrar grandes cantidades de transacciones en las que los artículos se requieren con poca anticipación.

“En nuestra escala, cada punto de porcentaje cuenta”, afirma Nassim Kefi, consultor de adquisición en ExxonMobil. “Cuando ahorras miles de dólares en cada transacción, considerando el gran tamaño de nuestra empresa de adquisición y nuestras actividades de compras, se acumula rápidamente”.

“Además, en lugar de hacer entregas en diferentes horarios, días y semanas, las entregamos en todas nuestras ubicaciones en el día destinado a HAQM que seleccionamos en función de nuestras preferencias de envío”, sostuvo Kefi. “La entrega gratuita a través de Business Prime también es una gran ventaja”.

La transformación también supuso integrar HAQM Business al sistema de adquisición electrónica de ExxonMobil, Smart de GEP, que brindó a los usuarios una experiencia de calidad entre su sistema de adquisición electrónica y el almacén de HAQM Business.

Este esfuerzo derivó en un crecimiento abrupto en la cantidad de usuarios, quienes ahora tienen la misma experiencia de siempre en sus vidas personales. “No tuvimos que presionar para que lo adoptaran dentro de la compañía”, afirmó Kefi. “El crecimiento fue orgánico. “Para nuestros usuarios, no hubo cambios en relación con lo que estaban acostumbrados, ya que gran parte del trabajo se realizaba de forma implícita".

ExxonMobil también hace uso de  funcionalidades como Guided Buying (una funcionalidad paga), que ayuda a dirigir a los usuarios hacia proveedores y productos aprobados por la empresa. “Trabajar con diversos proveedores genera nuevas perspectivas, ideas y prácticas que ayudan a que nuestro negocio crezca”, expresó Kefi.

El uso de la herramienta de virtualización de Business Prime Visibilidad de gastos también ayudó al equipo de adquisición a acceder a información de lo que se gasta y con qué proveedores. Esto proporciona datos valiosos que sirven para alcanzar más economías de escala.

“No pusimos en riesgo nuestro sistema de autorización, no reinventamos la rueda ni cambiamos drásticamente ninguno de nuestros sistemas existentes. En cambio, integramos perfectamente HAQM Business a nuestro ecosistema de compras al pago para pedir lo que necesitamos de manera escalable”, añadió Kefi.

Centrica 

Centrica provee energía y otros servicios a más de 9,000,000 personas en el Reino Unido e Irlanda mediante marcas como British Gas. La empresa emplea 23,000 personas alrededor del mundo y tiene oficinas en el Reino Unido, Irlanda y América del Norte.

La empresa tiene un gasto marginal significativo e identifica su necesidad de implementar un enfoque más estructurado hacia la adquisición. Con cierta cantidad de adquisiciones a lo largo de los años, se vio que los procesos existentes eran complejos y variados en distintas unidades de negocio y ubicaciones.

El equipo de adquisición deseaba implementar un sistema nuevo que permitiría concentrar toda la actividad de compras en un entorno digital para satisfacer las necesidades de las partes interesadas y adaptarse al crecimiento del negocio.

El punto de partida fue crear una plataforma centralizada que vinculó el espacio de compras con el sistema de abastecimiento al pago (S2P). Peter Sowrey, responsable de Adquisiciones en Centrica, comentó lo siguiente: “Insertar HAQM Business en nuestro espacio de compras Ariba permite facturar de forma electrónica, lo que brinda a Centrica un modelo de transacción de extremo a extremo. Trabajamos con socios como HAQM Business para que nos ayuden a convertirlo en una función de adquisición digital”.

Actualmente, Centrica tiene alrededor de 2,600 clientes internos que usan el sistema y aumentó el tráfico en un 800 % solo en el primer mes. Con la integración de HAQM Business, Centrica pudo reducir gastos no planificados, en los que las personas compran artículos de proveedores no aprobados sin autorización y, en cambio, las dirigió a una amplia gama de productos autorizados en HAQM.

“HAQM Business ayuda a nuestros colegas y partes interesadas encontrar lo que necesitan con rapidez, lo que les permite dedicar tiempo y esfuerzos a su rol, en vez de procesos y políticas complejas”, comenta Vincent Gautheron, encargado de Portfolio de Servicios en Centrica. La proporción de órdenes de compra a través de la plataforma centralizada ha aumentado a un 77 %, superando el objetivo inicial del 65 %.

Gracias a la incorporación de HAQM Business, se pudo elevar el perfil del equipo de adquisición, lo que permitió brindar más valor al negocio en general. “La tecnología permite que la adquisición se regenere y restablezca al enfocarse en la creación de valor estratégico, la innovación, la sostenibilidad y una estrategia organizacional más abarcativa”, afirmó Alexei Burns, quien dirige las estrategias, la planificación y el rendimiento del equipo de adquisición de Centrica.

HAQM Business complementa la estrategia global de liberar la capacidad destinada al gasto marginal y redirigirla desde las compras más transaccionales de bienes no destinados a la reventa (GNFR) para concentrarse en generar valor con sus socios y proveedores clave, lo que, en definitiva, aumenta la importancia estratégica de la adquisición para el negocio.

Las siguientes etapas en el recorrido con HAQM Business son aumentar la adopción y extenderla a nuevas áreas en donde puede generar valor. Impulsar el uso de tecnologías de IA y ML ayudará a Centrica a generar más ahorros con eficiencia mediante su nueva función de adquisición.

Publicado originalmente en USA Today.