Cómo la adquisición mejora la experiencia de los empleados en la industria hotelera.

En 2024, los problemas en la cadena de suministro, la inflación y la escasez de mano de obra siguen siendo un desafío para la industria hotelera, lo que hace que la adquisición juegue un papel clave en maximizar la eficiencia, reducir costos y mejorar la experiencia de los empleados. La operación de hoteles, restaurantes, resorts y otros establecimientos hoteleros es compleja, lo que amplía el alcance de las adquisiciónes. 

Los equipos de adquisiciones de la industria hotelera son responsables no solo de la compra de alimentos y bebidas, sino también de ropa de cama, muebles e incluso servicios especializados como limpieza y mantenimiento. 

Según el Informe sobre el estado de la adquisición en 2024 de HAQM Business, l 95 % de los responsables de la toma de decisiones afirman que la adquisición puede optimizarse. La complejidad de la adquisición en la industria hotelera y la operación diaria de los establecimientos hoteleros hacen que esta oportunidad sea aún más prioritaria. 

SkiftX conversó con Tanya Bennett, directora de ubicaciones distribuidas de HAQM Business, para analizar las tendencias y los desafíos clave que están dando forma al futuro de las compras empresariales en la industria hotelera.

Herramientas digitales para mejorar la experiencia de los empleados

La reducción del tiempo dedicado a actividades de menor valor y la mejora en el uso de herramientas digitales para tareas como la gestión de inventarios pueden mejorar la experiencia de los empleados de adquisiciones en la industria hotelera. Al hacer que los roles de adquisición sean más estratégicos y menos administrativos, las marcas hoteleras pueden liberar tiempo para que los empleados se enfoquen en brindar un toque humano a cada experiencia del cliente.

Por ejemplo, Carnival Cruise Lines comenzó a integrar HAQM Business en sus sistemas de adquisiciones existentes para ofrecer una experiencia fluida y familiar a los compradores comerciales de Carnival. Desde la integración, las autorizaciones electrónicas redujeron el tiempo de procesamiento de las órdenes de compra de dos semanas a minutos. En cuanto a la entrega, la transmisión anticipada y directa de los avisos de envío (ASN) a las entregas de Carnival permitió a los equipos anticipar lo que estaba en camino y asignar fácilmente cada producto a la persona o departamento correcto.

“Al integrar las herramientas de HAQM Business, Carnival Cruise Lines pudo anticipar de manera más eficiente sus necesidades de adquisición y adquirir los productos necesarios más rápidamente”, dijo Bennett. 

Equilibrio entre la eficiencia empresarial y la complejidad de la industria hotelera

Según el Informe de adquisiciones, la operación eficiente y la complejidad administrativa son los desafíos más importantes a los que se enfrentan los equipos de adquisición. Más de la mitad (52 por ciento) de los tomadores de decisiones son responsables de realizar compras para múltiples ubicaciones. De ese grupo, el 57 por ciento realiza compras para diferentes países. El alcance de estos desafíos en la industria hotelera convierte a la adquisición en un área clave para la innovación, a la vez que aumenta la importancia de la deliberación estratégica y la participación de las partes interesadas. 

Los equipos de adquisiciones de la industria hotelera deben equilibrar la complejidad y la eficiencia, gestionando al mismo tiempo una amplia variedad de proveedores, asegurando entregas puntuales en diferentes ubicaciones o propiedades, y optimizando los niveles de inventario para evitar tanto el exceso de existencias como la escasez repentina.

Las empresas hoteleras pueden enfrentar estos desafíos utilizando herramientas avanzadas de adquisición para consolidar proveedores, programar entregas con compras predictivas, establecer políticas que guíen las compras y analizar patrones de compra para prever la demanda y predecir los presupuestos con mayor precisión. Por ejemplo, con HAQM Business, los equipos de adquisiciones pueden supervisar varias ubicaciones y permitir que las personas en el lugar adquieran sus propios suministros dentro de los límites y procesos de autorización establecidos.

Además, la adquisición puede optimizarse entre la sede corporativa de la empresa hotelera y sus franquicias o sucursales. Con la tecnología y las herramientas adecuadas, las distintas propiedades y su personal pueden aprovechar el poder de compra colectivo de la sede corporativa, mientras adquieren suministros para sus ubicaciones de manera más eficiente y rentable. Al mismo tiempo, la sede corporativa obtiene visibilidad sobre los gastos de diversas ubicaciones o propiedades.

Integración de la IA y automatización de sistemas existentes

Según la investigación de HAQM Business, el 98 % de las personas a cargo de la toma de decisiones corporativas planea invertir en IA y automatización en los próximos años. Estas tecnologías son de suma importancia para la automatización de los procesos de adquisición, la optimización de la eficiencia operativa y la reducción de costos empresariales. 

A continuación, presentamos algunas de las formas específicas en que las herramientas de IA pueden beneficiar a los equipos de adquisiciones en la industria hotelera:

• Compras agilizadas: Las recomendaciones proactivas de productos, basadas en búsquedas con tecnología de IA, agilizan el proceso de compra y reducen la fatiga en la toma de decisiones.
• Fortalecimiento del servicio al cliente: Los chatbots inteligentes pueden gestionar solicitudes simples de servicio al cliente y derivar los problemas más complejos a agentes humanos.
• Mejoras en el análisis de datos: Herramientas como el panel de Visibilidad de gastos de HAQM Business (disponibles con la membresía Business Prime) facilitan la evaluación de los patrones de compra y la obtención de información empresarial sin la necesidad de recopilar datos manualmente.

Además de facilitar procedimientos de toma de decisiones más sólidos y fiables a corto plazo, las herramientas de IA y automatización ayudan a los equipos de adquisiciones a construir un futuro mejor. Con los modelos predictivos de adquisición, los equipos pueden prever con precisión las demandas futuras y anticipar los niveles de inventario.

Procesos de adquisición que cumplen con los objetivos de sostenibilidad

La sostenibilidad es clave para las empresas hoteleras, ya que mejora la responsabilidad ambiental, reduce costos y satisface la creciente demanda de los consumidores por prácticas ecológicas. El informe de adquisiciones indicó que el 81 % de las organizaciones cuentan con políticas para realizar compras a vendedores con certificación en sostenibilidad. Al mismo tiempo, el 85 % informó sobre desafíos para encontrar proveedores sostenibles.

“Debido a la necesidad de la industria hotelera de contar con una amplia variedad de proveedores, identificar productos con certificaciones de sostenibilidad es un gran desafío, al igual que trabajar en el cumplimiento de los objetivos de sostenibilidad corporativos", dijo Bennett.

HAQM Business ofrece herramientas innovadoras para que los equipos de adquisiciones de la industria hotelera se alineen con los estándares de sostenibilidad de su organización. Por ejemplo, la herramienta Guided Buying (disponible con una membresía Business Prime), ayuda a los compradores a centrarse en productos con certificaciones Climate Pledge Friendly. Además, los informes prediseñados de Analítica de HAQM Business facilitan a los equipos de adquisición el seguimiento de sus gastos en productos certificados y sostenibles.

Fomento de la colaboración y la descentralización sin perder la supervisión

Permitir que el personal ajeno a las adquisiciones maneje tareas de compras específicas puede mejorar la agilidad y la eficiencia. Sin embargo, es importante mantener el control y la supervisión estratégica para no disminuir la influencia del equipo de adquisiciones. Según HAQM Business, el 95 % de las personas responsables de la toma de decisiones corporativas externalizan las actividades de adquisición. No obstante, menos de la mitad (46 %) está de acuerdo en que los empleados ajenos a sus equipos de adquisiciones cumplen con sus políticas y procedimientos.

Bennett recomienda que los equipos de adquisiciones establezcan límites transparentes para garantizar que la descentralización de las compras no debilite la supervisión estratégica.

La evolución de la adquisición para cumplir con los objetivos empresariales

A medida que la adquisición se vuelve más estratégica, no es sorprendente el aumento de las inversiones en esta área. Según HAQM Business, más de la mitad (53 %) de los responsables de la toma de decisiones empresariales esperan que sus presupuestos de adquisición para 2024 sean más altos que los de 2023.

“Actualmente, la adquisición es un impulsor clave de los objetivos empresariales, como la sostenibilidad, la eficiencia y el avance tecnológico, en la industria hotelera”, comenta Bennett. “Al adoptar estos cambios y aprovechar las nuevas herramientas, los líderes de adquisiciones se convierten en socios estratégicos y contribuyen a que sus empresas trabajen hacia un futuro más ágil e innovador”. 

Publicado originalmente en Skift