¿Cómo diseñar una estrategia efectiva de gestión de riesgos para la adquisición?

Los compradores encuentran riesgos en cada paso del proceso de adquisición, incluidos errores humanos, efectos negativos de proveedores y giros inesperados del mercado. Como resultado, los equipos de adquisiciones afrontan posibles contratiempos operativos que obstaculizan su capacidad de producir y generar ganancias. Es fundamental diseñar una estrategia de gestión de riesgos para la adquisición para sobrellevar estas problemáticas. 

Un proceso de gestión de riesgos efectivo monitorea todo, desde operaciones internas, como garantizar que los empleados compren de proveedores contratados, hasta factores externos, como interrupciones en la cadena de suministro de un proveedor primario. Se trata de un plan de contingencia que mitiga el riesgo y, a la vez, mantiene el cumplimiento en todo el proceso de adquisición. Con la información y recomendaciones adecuadas, puedes trazar una estrategia de gestión de riesgos para la adquisición que proteja tu empresa contra interrupciones costosas.

Tipos de riesgos para la adquisición

Los riesgos para la adquisición más comunes se ubican en cuatro categorías principales. Cuando analices tus operaciones para detectar riesgos, procura tener una visión panorámica y estar consciente de que las amenazas pueden surgir desde adentro y fuera de la empresa.

Riesgos de proveedores

Los proveedores deben cumplir su parte del contrato para que tu producción interna funcione correctamente. Si ven una interrupción en la cadena de suministro y no pueden hacer un envío, el inconveniente podría afectar tus operaciones. De ahí la importancia de la gestión de proveedores. 

Las empresas con una gestión de proveedores deficiente no cuentan con la información necesaria para detectar posibles riesgos o brechas de rendimiento. Si no puedes analizar el rendimiento de entrega de un proveedor, es difícil determinar su fiabilidad como socio de la cadena de suministro. 

Una forma de minimizar el riesgo de proveedores es asegurar proveedores secundarios que puedan cubrir tus necesidades si los primarios no pueden. La diversificación de proveedores se volvió una práctica estandarizada en empresas que buscan fortalecer la resiliencia de proveedores, sobre todo en sectores orientados al público como las organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, sin una visibilidad clara de cuáles son los proveedores más vulnerables, es difícil precisar en qué parte se necesitan proveedores secundarios como respaldo. 

La evaluación continua de proveedores ayuda a mitigar ese riesgo. Con el tiempo, el proveedor que supo cubrir tus necesidades quizá ya no sea apto. Mantener una transparencia integral en el proceso de adquisiciones ayuda a descubrir los proveedores más eficientes para tus necesidades en un momento determinado. 

Riesgos del mercado

Los eventos externos como conflictos internacionales, desastres naturales y pandemias suponen riesgos mundiales para la cadena de suministro. Incluso los cambios repentinos en la demanda de clientes pueden dañar la salud financiera de sectores como el manufacturero o de viajes. 

Estos riesgos de mercado se interponen en procesos internos al restringir el acceso a bienes y servicios requeridos para operar el negocio. Debido a la escasez de suministros, puedes verte frente a falta de materia prima, demoras significativas en la entrega de bienes y costos elevados. Como estos factores de riesgo están fuera del control de tus proveedores y tu empresa, es crucial hacer previsiones periódicas y mitigar el riesgo para minimizar trabas costosas.

Riesgos de cumplimiento

La falta de cumplimiento abarca desde el fraude hasta contratos con proveedores mal administrados, lo que puede generar desafíos importantes para los negocios. En sectores bien regulados como la salud y la administración pública, las empresas también deben contemplar otras capas de normativas de cumplimiento. Acatar tanto normativas externas como políticas internas es fundamental para mantener la integridad operativa. 

No obstante, mantener el cumplimiento no siempre es un proceso lineal. Las reglas y normas pueden cambiar sin previo aviso, por lo que es difícil estar al tanto. El no adherirse a los estándares de cumplimiento específicos de tu sector no solo te pone en riesgo de multas y sanciones, sino también genera daño a la reputación que dificulta conseguir proveedores fiables y de calidad. 

Riesgos operativos

Los sistemas, las políticas o los procesos que interrumpen o demoran operaciones de negocio pueden aumentar el riesgo para el plan de adquisiciones de una empresa. Entre las causas típicas, encontramos tecnologías desarticuladas que crean cuellos de botella, procesos manuales susceptibles a errores que dan lugar a ineficiencias operativas y requerimientos extensos que prolongan las autorizaciones de requisiciones. 

A medida que la tecnología ocupa un rol más prominente en las adquisiciones, la ciberseguridad debe seguir siendo una prioridad. Como las empresas almacenan datos de clientes y financieros confidenciales en sistemas de software, deben brindar a los equipos de adquisición soluciones que tengan dispositivos de seguridad fiables para los datos. 

La transparencia también desempeña un papel determinante a la hora de reducir el riesgo operativo. Los empleados que no tengan visibilidad de los proveedores autorizados y las políticas de compras de la empresa son más propensos a cometer errores al cargar pedidos. La falta de transparencia puede aumentar el gasto no autorizado, o sea, las compras por fuera de políticas establecidas y proveedores autorizados, lo que termina en costos más elevados y problemas de cumplimiento imprevistos. 

Pasos para diseñar una estrategia integral de gestión de riesgos para la adquisición

Sigue estos cuatro pasos para desarrollar una estrategia base de gestión de riesgos para la adquisición.

Paso 1: Identificación de riesgos

Empieza por hacer un análisis de riesgos en tus operaciones actuales. Busca sumar cada factor de riesgo, incluidos aquellos que ya tengan implementado un sistema de seguridad, para lograr una visión integral de todos los riesgos de tu empresa. 

Para ayudar a descubrir estos riesgos, recopila datos de compras de toda la empresa. Entabla diálogo con partes interesadas para comprender sus áreas problemáticas clave y estudiar el mercado actual para detectar posibles amenazas externas. Cada vez más empresas están empezando a usar la IA para identificar riesgos en la cadena de suministro. 

Termina el paso uno haciendo una lista completa de riesgos potenciales. 

Paso 2: Evaluación y priorización de riesgos

Ahora evalúa la magnitud del riesgo para cada elemento de tu lista y precisa la posibilidad de su existencia según tus operaciones en curso y el estado actual del mercado. No olvides considerar la responsabilidad financiera y el posible costo de cada riesgo para el negocio.

La segunda parte de este paso es priorizar los riesgos identificados según su evaluación para poder ocuparse primero de los que suponen el mayor impacto financiero y operativo. También sirve definir qué riesgos puedes mitigar con soluciones rápidas, como centralizar las adquisiciones con software, y cuáles necesitan mantenimiento a largo plazo, como forjar relaciones estrechas con proveedores. 

Paso 3: Aplicación de estrategias de mitigación de riesgos

Una vez que entiendas qué riesgos no son solo posibles sino también los más probables, usa los siguientes enfoques para ayudar a tu empresa a reducir el riesgo de adquisiciones. 

Diversificación de proveedores

Si tu proveedor primario tiene interrupciones, sentirás los efectos. Sin embargo, si cuentas con una base de proveedores diversa, puedes recurrir a proveedores secundarios como fuentes alternativas para comprar bienes. Actuar con diligencia debida en cuanto a la diversificación de proveedores amortigua el impacto de posibles interrupciones en los procesos.

Gestión de contratos con proveedores

La gestión de contratos con proveedores comienza con entender tus opciones. Junta ofertas de cada posible proveedor para respaldar tu postura cuando negocias los contratos más convenientes. Un acuerdo claro y conciso describe las expectativas de despacho de pedidos y un plan para gestionar posibles problemas. 

Además del acuerdo inicial, también es imprescindible monitorear contratos vigentes. Revisa el rendimiento de proveedores con frecuencia para garantizar que los proveedores actúen conforme al contrato y controla fechas de vencimiento de contratos para tener tiempo de cerrar un nuevo acuerdo sin correr el riesgo de interrupciones costosas en tus operaciones actuales.

Automatización del proceso de adquisición

La dependencia de las adquisiciones convencionales en procesos manuscritos aumenta el riesgo de errores humanos y cuellos de botella operativos. Automatizar las adquisiciones optimiza tareas como autorizar requisiciones, generar órdenes de compra y procesar facturas. Al mismo tiempo, se garantizar el cumplimiento con políticas y presupuestos de la empresa. 

La automatización no solo se refleja en operaciones más eficientes, sino también aumenta la confianza de proveedores en tu negocio, lo que ayuda a forjar relaciones estrechas que pueden dar lugar a contratos más convenientes.

Ciberseguridad y protección de datos

El software de adquisiciones provoca dudas sobre la seguridad de datos y la ciberseguridad. Para proteger información confidencial, elige tecnologías con características de seguridad potentes que cumplan con estándares. También es conveniente asociarse con proveedores que tomen medidas similares para garantizar la protección de datos de extremo a extremo. 

Paso 4: Supervisión y revisión continuas

Tu estrategia de gestión de riesgos debe evolucionar a la par de los cambios del sector y tus necesidades. Mantener el cumplimiento y satisfacer las demandas de clientes requiere hacer evaluaciones de riesgos financieros y operativos con frecuencia.

La supervisión continua brinda conocimiento de factores que podrían impactar tus operaciones de forma adversa, lo que evita que te sorprendan desprevenido. Una estrategia de gestión de riesgos adecuada es ágil y flexible, lo que garantiza que tu empresa tenga resiliencia y responda rápidamente ante los primeros síntomas de interrupciones.

¿Cómo usar HAQM Business para la gestión de riesgos?

HAQM Business toma medidas importantes para reducir la incertidumbre, lo que tranquiliza a compradores y equipos de adquisiciones a la hora de gestionar pedidos y la cadena de suministro. 

Verificación y cumplimiento de proveedores

Con HAQM Business, los compradores tienen la tranquilidad de comprar de un abanico de proveedores de calidad. Cada proveedor puede mostrar cualquier certificado o clasificaciones relevantes para el negocio para que los compradores puedan consultar antes de hacer compras. Esto permite que los compradores confíen en que se abastecen del mejor proveedor según sus necesidades. Además, hay miles de vendedores para elegir, lo que permite a los usuarios implementar la diversidad de proveedores en toda su red.

Sumado al cumplimiento y la diversidad de proveedores, HAQM Business recoge datos de rendimiento de proveedores. A través de auditorías integrales, puedes identificar problemas de cumplimiento con términos contractuales y valerte de previsiones basadas en datos para detectar una posible escasez de materiales. Este nivel de visibilidad detallada aumenta la resiliencia de la cadena de suministro para lograr mejores resultados operativos. 

Beneficios de la analítica avanzada, los informes y la adquisición electrónica

Para mitigar riesgos, se necesitan datos. Una analítica potente da una visión de las operaciones internas, dando a conocer vulnerabilidades y oportunidades para fortalecer la resiliencia de la empresa. 

La analítica en tiempo real de HAQM Business suma datos de compras y rendimiento para armar tu estrategia de adquisiciones. Centralizar las adquisiciones en una sola solución aumenta la visibilidad de gastos, lo que facilita detectar áreas en las que puede haber gastos no autorizados o desviaciones normativas. Las características de informes brindan una vista panorámica competitiva que mejora el proceso de toma de decisiones y mitiga los riesgos.

Para dar un ejemplo, la empresa de gestión de alquileres temporales Vacasa usó las herramientas y los recursos de HAQM Business para reducir el gasto no autorizado, consolidar cuentas y tener una visibilidad de gastos amplia. La empresa optimizó los procesos, encauzó el gasto en una sola cuenta HAQM Business y eliminó el uso de tarjetas de crédito personales. Mediante distintas herramientas de adquisición electrónica, pudieron monitorear compras y, a la vez, acceder a información del comportamiento y las necesidades de compradores en todas las ubicaciones, lo que ayudó a asegurar el proceso de compra y anticipar futuras necesidades.

Soluciones de pago y adquisiciones flexibles

HAQM Business ofrece a los compradores opciones de pago flexibles, incluida la facturación, que permite a los usuarios completar términos de factura en 30 días sin acumular intereses ni tarifas. Para los miembros de Business Prime que califiquen, el plazo aumenta a 60 días.

Las opciones de pago flexibles ayudan a liberar capital de trabajo, lo que impacta positivamente en tu balance y permite que tu negocio siga siendo competitivo. Con un mayor control de gastos y más dinero en mano, tienes más cintura para sobrellevar las dificultades financieras.

Integración ordenada con sistemas de adquisiciones existentes

Integrar tus sistemas de adquisiciones existentes con HAQM Business puede darte ventajas adaptadas a las necesidades de tu empresa. Puedes usar Punchout para comprar mediante tu sistema de compras con acceso a productos de HAQM Business. O bien, puedes optar por Punch-in, en donde compras desde HAQM Business pero pagas por el sistema de adquisiciones electrónicas de tu empresa. Estas y otras opciones de compras optimizan el proceso de adquisiciones, lo que minimiza las ineficiencias y mejora los procesos. 

Empieza a mejorar tu estrategia de gestión de riesgos con HAQM Business

Es fundamental tener una estrategia integral de gestión de riesgos para la adquisición para ayudar a los líderes de adquisición y compradores a mitigar el riesgo de forma efectiva. Con HAQM Business, puedes solidificar tu enfoque al aumentar la visibilidad de compras, diversificar proveedores e incorporar controles automáticos de cumplimiento.

Suscríbete a una cuenta HAQM Business sin costo o comunícate con ventas para optimizar tu proceso de adquisiciones. También puedes hablar con experto en ventas para conocer soluciones adaptadas a tu empresa.