Estrategia de adquisición 2025: Etapas clave y prácticas recomendadas

La adquisición empresarial no siempre recibe la atención que merece, pero contar con una estrategia de adquisición efectiva es una de las mejores maneras de aumentar la eficiencia y el crecimiento. Como pilar de operaciones fluidas, la adquisición garantiza que las compras de la empresa se alineen con los objetivos clave, al mismo tiempo que reduce costos y mantiene una ventaja competitiva, lo que convierte a este proceso en un beneficio estratégico más que en una rutina.

Sin embargo, sin un enfoque estructurado, la adquisición puede volverse ineficiente. Entre los desafíos típicos, encontramos los siguientes:

• Gastos excesivos debido a la falta de visibilidad y límites
• Relaciones con proveedores que dan más problemas que soluciones
• Compras desorganizadas que ralentizan todo

Con una estrategia de adquisición inteligente, se organiza el caos y las compras se vuelven más eficientes, rentables y escalables. Te mostramos cómo una estrategia de adquisición bien planificada desempeña un rol clave en la gestión efectiva de costos.

¿Por qué es fundamental contar con una estrategia de adquisición para la eficiencia de costos?

Al contar con una estrategia de adquisición inteligente y bien estructurada, se puede ahorrar a largo plazo en lugar de reducir costos a corto plazo. Al final, la adquisición es mucho más que encontrar los suministros con los precios más económicos. 

En el centro de una estrategia de adquisición efectiva se encuentra el abastecimiento estratégico, que consiste en seleccionar proveedores no solo por el costo, sino también por la calidad del producto, la fiabilidad y la facilidad de las transacciones. Evaluar estos factores puede preparar a tu empresa para lograr un éxito sostenido.

Sin esta previsión, los negocios corren el riesgo de interrupciones costosas, demoras y materiales de mala calidad que, a la larga, generan más gastos. Por tal motivo, “aumentar la reducción de costos por gastos” y “garantizar la continuidad de suministros” fueron consideradas las dos principales prioridades de los líderes de adquisición en 2024, de acuerdo con un informe de The Hackett Group.

Invertir en una estrategia de adquisición efectiva actualmente implica tener más control de los costos, menos fricción y un negocio más competitivo en el futuro.

Elementos clave de una estrategia de adquisición efectiva

Según el informe Estado de los datos de adquisiciones de 2025, menos de la mitad (el 46%) de quienes toman decisiones afirmaron que la adquisición ocupa un lugar en las conversaciones sobre la estrategia de la gerencia en una empresa. Dado el potencial de las adquisiciones para impulsar el crecimiento del negocio, es hora de priorizarlas y otorgarles un lugar central en la estrategia empresarial.

La adquisición impacta directamente en la eficiencia de costos, la gestión de riesgos y el crecimiento del negocio. Al implementar una estrategia de adquisición estructurada, las empresas pueden descubrir nuevas oportunidades de eficiencia e innovación.

Presentamos las partes centrales de un enfoque efectivo:

• Análisis de gastos: Revisar los datos de compras ayuda a los negocios a identificar oportunidades para reducir costos y optimizar los gastos.
• Definición de metas: Establecer objetivos de adquisición claros garantiza que estén alineados con la estrategia general del negocio.
• Gestión de relaciones con proveedores: Forjar relaciones sólidas mejora la fiabilidad, la calidad y la eficiencia de costos.
• Gestión de riesgos: Identificar y mitigar posibles interrupciones en la cadena de suministro ayuda a las empresas a garantizar la continuidad del negocio.
• Consideraciones sobre sostenibilidad: Priorizar a vendedores sostenibles con certificación contribuye a los objetivos de compras responsables.

Integración tecnológica: Hacer uso de sistemas de adquisiciones digitales mejora los procesos y aumenta la eficiencia.

¿Cómo desarrollar una estrategia de adquisición preparada para el futuro?"

Una estrategia de adquisición efectiva no solo genera ahorros de costos. A medida que planifiques tu estrategia, asegúrate de que cada etapa refleje directamente las necesidades y los objetivos a largo plazo de tu empresa.

A continuación, se describen algunos pasos a seguir para crear una estrategia que potencie tu función de adquisiciones:

1. Evaluar necesidades

Antes de tomar cualquier decisión sobre adquisiciones, tómate un momento para reflexionar y analiza lo que tu empresa necesita. Realizar una evaluación minuciosa de las necesidades ayuda a identificar brechas, eliminar gastos innecesarios y alinear las iniciativas de adquisición con las metas del negocio. Sin esta claridad, los equipos de adquisición que desean reducir costos suelen enfrentar ineficiencias debido a procesos obsoletos y la falta de visibilidad en sus hábitos de compra.

Comienza por revisar los datos de compras anteriores, las solicitudes de los departamentos y las métricas de desempeño de los proveedores. ¿Ciertos equipos gastan de más? ¿Existen ineficiencias en tu cadena de suministro? Identificar estas tendencias te permite establecer objetivos de adquisición claros y optimizar tu estrategia de abastecimiento. 

Con un enfoque basado en datos, los negocios pueden reducir desperdicios, afinar los procesos de adquisición y tomar decisiones de compra más inteligentes que aporten valor a largo plazo.

2. Hacer estudios de mercado y seleccionar proveedores

Las asociaciones con proveedores son un componente fundamental de toda estrategia de adquisición. Establecer relaciones sólidas puede traducirse en precios consistentes, entregas puntuales y fiabilidad a largo plazo, mientras que tener una red de proveedores limitada puede causar demoras costosas y problemas de calidad.

En lugar de ver a los proveedores como una pieza más del rompecabezas, considéralos una ventaja competitiva. Establecer vínculos sólidos con proveedores puede traducirse en contratos a largo plazo con entregas puntuales, precios confiables y productos de calidad.

Debes contar con varios proveedores de confianza como parte de la estrategia, ya que depender únicamente de un proveedor puede generar interrupciones en la cadena de suministro en el futuro. Los proveedores a largo plazo también pueden ayudar a cumplir metas de sostenibilidad si asumen un compromiso similar con la reducción de emisiones, el desarrollo de nuevos productos y el acceso a las últimas tecnologías.

3. Alinear tu estrategia de adquisiciones con los objetivos del negocio

Las adquisiciones siempre deben alinearse con la estrategia global de tu negocio. Establecer metas para toda la empresa es una prioridad absoluta, por lo que los equipos de adquisición deben alinearse con las partes interesadas clave para comprender y contribuir a esos resultados deseados.

Una forma de lograrlo es coordinar las métricas de adquisición con los indicadores clave de rendimiento (KPI). Por ejemplo, si la empresa desea acelerar el tiempo de comercialización, la adquisición debe priorizar el seguimiento de métricas como la fiabilidad del proveedor y la reducción de los plazos de entrega. Si reducir gastos es una prioridad, la adquisición debe considerar formas de reducir costos, como negociar contratos con proveedores o recurrir a la automatización.

4. Adoptar prácticas recomendadas de negociación y gestión de contratos

Por mucho que te hayas asociado con los mismos proveedores durante años, la negociación siempre está presente. 

Sigue estas prácticas recomendadas de gestión de contratos para prepararte para tu próxima negociación:

• Centralizar el almacenamiento de contratos: Guardar todos los contratos en un sistema único y accesible reduce el riesgo y aumenta la visibilidad.
• Definir términos claros y los KPI: Establecer métricas de rendimiento viables fomenta la rendición de cuentas y el cumplimiento de los proveedores.
• Automatizar renovaciones y alertas: Establecer recordatorios automáticos evita el incumplimiento de plazos y previene intervalos contractuales costosos.
• Revisar contratos periódicamente: Evaluar los contratos con regularidad te ayuda a identificar oportunidades de ahorro y a alinearte con las necesidades del negocio.
• Estandarizar plantillas de contratos: Usar plantillas uniformes mejora las negociaciones y reduce los riesgos legales.
• Usar la IA para evitar tareas repetitivas: Integrar herramientas de IA en la gestión de contratos puede ayudar a tu equipo a analizar, comparar y resumir contratos con mayor eficiencia.

Siempre es necesario prepararse para las negociaciones, así que procura presentarte informado sobre las tendencias del mercado, las capacidades del proveedor y las necesidades de tu empresa. Además, concéntrate en generar valor a largo plazo en lugar de simplemente ahorrar costos y prioriza las relaciones con proveedores, la flexibilidad y términos contractuales que beneficien a ambas partes.

5. Implementar el monitoreo del rendimiento y los KPI para fomentar la mejora continua.

Una estrategia de adquisición debe evolucionar al ritmo de las necesidades de tu negocio. Monitorear el rendimiento con frecuencia garantiza que estarás alineado con tus metas y, al mismo tiempo, identificarás oportunidades de mejora.

Puedes hacerlo usando herramientas de análisis de gastos, registros de proveedores y paneles de adquisiciones para hacer seguimiento de métricas clave en tiempo real. Revisa los datos con frecuencia, compara los resultados con las referencias y ajusta las estrategias según sea necesario.

Entre los KPI de adquisiciones recomendados que puedes monitorear, se encuentran los siguientes:

• Porcentaje de ahorro de costos
• Plazo de entrega del proveedor
• Índice de cumplimiento del contrato
• Precisión de la orden de compra
• Índice de faltas del proveedor

Desafíos y soluciones comunes en adquisiciones

Crear una estrategia de adquisición efectiva no está exento de obstáculos. Las empresas deben ser conscientes de los siguientes desafíos y planificar cómo superarlos:

Riesgos de proveedores

Según el informe sobre el estado de la adquisición en 2025, el 19 por ciento de quienes toman decisiones identificaron las relaciones con proveedores como un gran desafío para la adquisición en 2024, un 2 por ciento más que en 2023. Es necesario mantener conexiones sólidas con los proveedores por su fiabilidad y estabilidad, especialmente en medio de interrupciones frecuentes en la cadena de suministro. A medida que estos desafíos aumentan, se hace más difícil para los negocios mantener operaciones continuas debido a la comunicación deficiente con proveedores, la escasa adopción de la adquisición digital y la falta de visibilidad del inventario de proveedores.

La solución: Ampliar la base de proveedores mitiga el riesgo de dependencia excesiva de unos pocos proveedores. Considera fortalecer las relaciones con proveedores que promuevan adquisiciones responsables para así priorizar la sostenibilidad y, al mismo tiempo, facilitar una cadena de suministro estable a lo largo del tiempo.

Gestión efectiva de costos

Los costos y los presupuestos siguen siendo una preocupación para la gestión de adquisiciones. Los equipos se preguntan constantemente cómo mantenerse dentro del presupuesto sin recortes, especialmente con los precios de mercado y los costos de proveedores fluctuantes.

La solución: Aparte de monitorear regularmente el rendimiento de proveedores, contratos y negociaciones, los equipos de adquisición pueden aprovechar los datos y la tecnología para gestionar los costos e identificar ineficiencias en las funciones diarias. También pueden analizar el gasto para detectar áreas en las que se puedan hacer reducciones de costos y automatizar procesos operativos diarios.

Cumplimiento normativo

No es negociable garantizar que las compras de tu empresa cumplan con los estándares, incluso frente a normativas cambiantes y la incertidumbre de los proveedores. Los negocios tienen la necesidad constante de equilibrar el cumplimiento y la calidad de las compras.

La solución: Los líderes de adquisición pueden recurrir a la tecnología de adquisición electrónica, que integra el cumplimiento en el proceso de compras, con límites para seleccionar productos y proveedores preferidos. Asimismo, las normativas gubernamentales relacionadas con el cambio climático y la sostenibilidad adquieren cada vez más importancia para el cumplimiento. Las empresas pueden cumplir con estos requisitos asociándose con proveedores que las ayudan proactivamente a adaptarse en estas nuevas normas.

Prácticas recomendadas en adquisiciones

Al optimizar tu proceso de adquisición e implementar un abastecimiento estratégico, puedes lograr una mayor eficiencia, ahorro de costos y valor a largo plazo.

A continuación, presentamos las mejores prácticas a tener en cuenta al diseñar tu estrategia de adquisición:

Aprovechar herramientas digitales y la adquisición electrónica

Las herramientas de adquisición digital ayudan a los equipos a optimizar tareas demandantes, desde la revisión de contratos hasta la gestión de proveedores. Al permitir que las empresas busquen proveedores, compren bienes y procesen pagos en línea, la adquisición electrónica mejora la eficiencia, la transparencia y el ahorro, mientras aborda algunos de los desafíos más apremiantes de la adquisición.

Las herramientas y el software de adquisición electrónica de HAQM Business pueden aliviar algunas de las mayores preocupaciones de tu equipo. Al centralizar las compras, tener acceso a una red diversa de proveedores y contar con conocimientos basados en datos, puedes crear un proceso más ágil y rentable.

Fomentar la diversidad de proveedores

Fomentar la diversidad de proveedores abre la puerta a una cadena de suministro innovadora, competitiva y resiliente. Al establecer relaciones con diferentes proveedores, especialmente aquellos de negocios locales, las empresas se benefician de una amplia gama de perspectivas, ideas y propuestas. 

Una gestión estratégica de relaciones con proveedores es esencial para mantener asociaciones sólidas y duraderas con diversos proveedores. Este enfoque no solo fomenta la inclusión, sino que también mejora la gestión de riesgos al reducir la dependencia de una sola base de proveedores. Al diversificar tu cadena de suministro, también puedes posicionar a tu empresa como un negocio socialmente responsable que apoya el crecimiento equitativo.

Mejorar continuamente las estrategias

La mejora continua es un proceso constante que permite a los equipos de adquisición adaptarse a las condiciones del mercado, las nuevas tecnologías y las necesidades empresariales cambiantes. La iteración también permite a los equipos evaluar y ajustar las estrategias de adquisición con frecuencia para mantener su efectividad. Este enfoque a largo plazo fomenta la agilidad y una mejor toma de decisiones.

Entre los ejemplos de estrategias de mejora continua encontramos los siguientes:

• Revisar con frecuencia el rendimiento de los proveedores para identificar áreas de mejora.
• Implementar ciclos de retroalimentación de equipos internos para mejorar los procesos de adquisición
• Usar la analítica de datos para detectar ineficiencias y realizar ajustes basados en datos.
• Establecer revisiones de estrategia trimestrales o anuales para alinearse con las metas del negocio.

.Al perfeccionar las estrategias de adquisición con el tiempo, los negocios pueden mantenerse competitivos y seguir generando valor a través de su cadena de suministro.

Implementar análisis del TCO

El análisis del costo total de propiedad (TCO) brinda una visión holística de los costos asociados con la compra de un producto o servicio, más allá del precio de compra inicial. Esto abarca todos los costos en los que incurres durante el ciclo de vida de un producto, como el mantenimiento, la asistencia y la eliminación de desechos. El análisis del TCO ayuda a los negocios a tomar decisiones de compra más fundamentadas y a evitar costos ocultos.

Por ejemplo, al comprar nuevos equipos, el precio inicial puede ser $50,000. Sin embargo, el TCO incluiría lo siguiente:

• Costos de instalación ($5,000)
• Costos de capacitación para empleados ($2,000)
• Costos de mantenimiento y reparación de cinco años ($10,000)
• Consumo energético a lo largo del tiempo ($8,000)

El TCO en este ejemplo es $75,000. Al comparar el TCO entre proveedores, los negocios pueden escoger la opción que ofrezca el mayor valor a largo plazo.

La adquisición es la clave del crecimiento futuro

La adquisición es más que un rol funcional de apoyo. Cuando se hace correctamente, puede ser un motor importante de crecimiento para tu empresa. Esto implica crear una estrategia avanzada, es decir, una estrategia que se adapte a las metas del negocio, fomente relaciones con proveedores, utilice la tecnología y se ajuste continuamente a los cambios del mercado.

Una estrategia de adquisición bien estructurada minimiza costos, aumenta la eficiencia operativa e impulsa el éxito del negocio a largo plazo. También ayuda a las empresas a tomar decisiones de compra fundamentadas, cultivar relaciones con proveedores y mantener la agilidad en un mercado que evoluciona constantemente. Al optimizar las prácticas de adquisición, los negocios pueden mantenerse competitivos y alcanzar un crecimiento sostenible.

En última instancia, una estrategia de adquisición optimizada implica crear un sistema eficiente y resiliente que contribuya al crecimiento del negocio a largo plazo, y no solo a la reducción de costos. Al detectar ineficiencias, aumentar la visibilidad y fortalecer la gestión de proveedores, las empresas pueden seguir siendo ágiles en un mercado en constante cambio.

¿Todo listo para comenzar? Obtén más información sobre cómo las soluciones de HAQM Business pueden transformar tu proceso de adquisiciones para poder enfocarte en impulsar el crecimiento del negocio.