Entregas programadas

En medio de una gran competencia en búsqueda de empleados talentosos, las empresas de servicios financieros buscan formas de elevar la moral dentro de las oficinas y mantener comprometidos a los trabajadores remotos. Al momento de aumentar la satisfacción laboral, se debe prestar atención a los detalles. Para poder ser productivos, los empleados quieren tener un acceso rápido a las herramientas que necesitan en vez de tener que hacer malabares para conseguirlas. Si se acaban los productos de oficina y reemplazarlos lleva mucho tiempo, la moral y la productividad pueden disminuir.

Este es un riesgo que muchas empresas prefieren evitar, por lo que buscan maneras de mejorar sus prácticas de adquisición, según los resultados del Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 de HAQM Business. En la encuesta, el 95 % de los responsables de la toma de decisiones de adquisición comentó que sus operaciones de compra tienen margen de optimización. Además, el 98 % aseguró que planificaban invertir en el análisis, la automatización o la inteligencia artificial para agilizar la adquisición.

HAQM Business ayuda a las empresas de servicios financieros a retener a sus empleados talentosos al ofrecerles la misma experiencia de compra sencilla que disfrutan en casa. Ya sea que estén en la oficina, trabajando desde casa o de viaje, los empleados cuentan con entregas rápidas, incluso en el mismo día, lo que minimiza las interrupciones en sus procesos.

HAQM Business también brinda más visibilidad y control de los gastos a los negocios, les ayuda a ahorrar dinero y les permite entregar suministros a las ubicaciones distribuidas de manera automática.

“En todas las industrias y sectores, Smart Business Buying imita la experiencia de compra familiar para los consumidores con la que todos los empleados ya están familiarizados, lo que facilita que los empleados fuera del área de adquisiciones busquen y adquieran los productos que más necesitan”, dijo Todd Heimes, vicepresidente de HAQM Business.

Las organizaciones pueden confiar en que no pagarán de más para sus suministros gracias a los cientos de miles de proveedores que ofrecen productos con descuentos en HAQM Business. Los negocios también pueden aprovechar la opción “Suscríbete y ahorra”, la cual ofrece descuentos de hasta el 15 % al configurar entregas recurrentes.

Las entregas automatizadas garantizan que los empleados siempre tengan acceso a los productos para salas de descanso, los productos de oficina y los accesorios para computadoras que necesitan para trabajar. También permite a los profesionales de adquisición “centrarse en áreas del perfil de gastos que generan un valor intrínseco”, según Bailee Moylan, asesora de clientes de HAQM Business. 

Según los datos del Informe de datos sobre el estado de la adquisición, el 91 % de los participantes comentó que los procesos de compras de sus organizaciones están centralizados de forma que solo empleados específicos de adquisición puedan realizar compras. Al brindar a los empleados acceso a HAQM Business, las empresas eliminan el intercambio de correos electrónicos que demoran las compras, y los responsables de la toma de decisiones de adquisición ya no deben ingresar a varias páginas web en búsqueda de los mejores precios.

La entrega automatizada con HAQM Business facilita la supervisión de los negocios sobre sus gastos y la adhesión a sus presupuestos. Las empresas pueden establecer requisitos de autorización para las compras que superen un monto determinado y pueden analizar sus gastos para detectar oportunidades de ahorro.

Los equipos de adquisición ya no recibirán recibos sorpresivos de productos costosos y pueden reducir los “gastos irregulares” de los empleados que realizan compras por fuera de los contratos y procesos establecidos. Los gastos irregulares pueden socavar los acuerdos negociados con los proveedores y generar costos más altos. Esta práctica también dificulta que los negocios mantengan datos precisos de la adquisición y aprovechen todo su poder de compras.

Un análisis en profundidad de los gastos

Con HAQM Business, las empresas pueden realizar un “análisis de la canasta de productos”, el cual detalla los gastos en cada tipo de producto y muestra cuánto se podría haber ahorrado con HAQM Business. En un año normal, los ahorros pueden ser sustanciales, lo que permite a las empresas redistribuir recursos a otros lugares,  comentó Moylan.

Si los empleados no deben completar formularios de reembolso ni enviar recibos, pueden centrarse en sus funciones principales, y los equipos de adquisición no se atascan con tanto papeleo, agregó. 

Según los resultados del Informe de datos sobre el estado de la adquisición, el 53 % de los responsables de la toma de decisiones de adquisición esperaba contar con un presupuesto más grande que el del año pasado, mientras que el 32 % esperaba mantener el mismo presupuesto y, el 16 %, uno más bajo. Las empresas invierten muchos recursos en la adquisición, pero les preocupa hacer valer su dinero.

El informe concluyó que, según el 36 % de los participantes, el desafío externo principal al que se enfrentan los responsables de la toma de decisiones de adquisición es el aumento de los costos de los productos. De igual forma, según el 29 % de los participantes, los costos y los presupuestos son considerados los riesgos principales a los que se enfrentarán los equipos de adquisición durante los próximos años, mientras que el 82 % mencionó que su mayor prioridad es la reducción de costos en las compras.

Al establecer un sistema de adquisiciones descentralizado con HAQM Business, las empresas de servicios financieros pueden hacer valer más su dinero destinado a la adquisición y, al mismo tiempo, satisfacer las necesidades de sus empleados. Según el 30 % de los participantes del Informe de datos sobre el estado de la adquisición, una de las mayores prioridades para los equipos de adquisición fue permitir a los gerentes adquirir productos para sus equipos de manera más sencilla.

Por lo general, los equipos de adquisición realizan la diligencia debida sobre las compras costosas y se aseguran de adquirir un producto de calidad por un precio justo. Esto suele dejarles poco tiempo para evaluar las compras más pequeñas, como las de los productos de oficina diarios, los cuales son productos de poco valor, llamados “gastos indirectos”.

Según Moylan, en comparación con inversiones más grandes, estas compras pequeñas pueden parecer insignificantes, pero se acumulan con el tiempo y deben administrarse de manera efectiva. Un análisis de la canasta de productos brinda a los profesionales de adquisición información sobre los patrones de compras indirectas, la cual los ayuda a tomar decisiones estratégicas informadas.

“La incorporación de datos da lugar a que los equipos de adquisición puedan analizar la información y tomar mejores decisiones”, dijo Moylan. “Puede brindar mucho valor sobre el gasto que, en general, no se administraría estratégicamente”.

Implementación sencilla

HAQM Business cuenta con un gran catálogo de proveedores que buscan ofrecer precios competitivos y recibir buenas valoraciones.

Con esta gran red de vendedores, las empresas de servicios financieros cuentan con una gran variedad de opciones en caso de escasez de productos o cambios en el presupuesto. Esta es una cuestión clave para los equipos de adquisición, ya que, según los datos del Informe de datos sobre el estado de la adquisición, el 81 % de los participantes tiene como objetivo aumentar la resiliencia y agilidad de sus cadenas de suministro durante los próximos años.

“La mayoría de los empleados ya usa HAQM en la vida cotidiana, por lo que cambiar a HAQM Business es sencillo”, dijo Moylan. Gracias a la posibilidad de que los empleados tengan una experiencia fluida de compra y puedan automatizar las entregas, las empresas pueden propiciar que sus colaboradores clave no se vayan.  

“HAQM Business puede integrarse en los sistemas de software de adquisiciones existentes, de modo que las relaciones establecidas con los proveedores y las prácticas de adquisiciones puedan continuar sin interrupciones”, comentó Moylan. Muchas de las integraciones de HAQM Business son de autoservicio, lo que significa que pueden ser controladas por un administrador de nivel medio con acceso a una solución de adquisición electrónica existente, agregó.

Las organizaciones pueden elegir si los usuarios ingresan a un sistema de empresa de HAQM Business o si salen del sistema de HAQM Business. “Se puede integrar con procesos existentes, con poca capacitación y un tiempo de inactividad mínimo”, agregó Moylan.

HAQM Business brinda a los empleados y sus gerentes la posibilidad de investigar sus productos preferidos, lo cual contribuye a su experiencia, en vez de solo basarse en el conocimiento general de los profesionales de adquisición.

Según los datos del Informe de datos sobre el estado de la adquisición, para el 78 % de los participantes es importante agilizar las compras para quienes se encuentran por fuera de la adquisición. Gracias a la adquisición democratizada, los trabajadores pueden elegir productos que se adapten a las funciones y especificaciones propias de su trabajo, lo que mejora su satisfacción y eficiencia laboral.

Más retención con ESG

Nuevas investigaciones muestran que las iniciativas ESG son un componente de suma importancia para una estrategia sólida de reclutamiento y retención, y HAQM Business facilita a las empresas su implementación. Con HAQM Business, los empleados tienen acceso a 550,000 productos con la etiqueta Climate Pledge Friendly, lo que significa que están certificados por terceros de confianza como poseedores de características de sostenibilidad significativas. 

Las investigaciones muestran que muchas empresas subestiman la importancia que tienen los factores ambientales, sociales y de gobernanza para los empleados. Según los resultados del 2024 Net Positive Employee Barometer, una encuesta realizada a trabajadores y dirigida por Paul Polman, el exdirector ejecutivo de Unilever, el 66 % de los empleados siente ansiedad por el futuro del planeta y la sociedad y el 76 % desea trabajar en una empresa que busque tener un impacto positivo en el mundo.

El 73 % de los trabajadores estadounidenses dice experimentar ansiedad por el cambio climático, el cual figura dentro de las problemáticas sociales más importantes. Además, el 61 % dijo que su empresa debería trabajar más para combatir el cambio climático, mientras que solo el 34 % dijo que su empresa hacía lo suficiente.

En su informe, Polman escribió que, aunque la compensación financiera, los beneficios, las oportunidades de avance y el trato por parte de los jefes aún son los factores más importantes para los jóvenes que buscan empleo, las prácticas comerciales de una compañía y su efecto en el mundo son altamente importantes para ellos.

“Nuestros resultados son sorprendentes”, declaró Polman. “Muchos [jóvenes que buscan empleo] quieren trabajar en compañías que compartan sus valores y que aborden los problemas más grandes a los que se enfrenta la humanidad, sobre todo el cambio climático y la desigualdad económica”.

Según los resultados de la encuesta, al considerar una propuesta laboral, el 77 % de los participantes mileniales y de la Generación Z dijo que el compromiso ambiental de los empleadores es un factor importante. En el caso de los participantes de la Generación X y más grandes, el número fue del 69 %, lo que demuestra que los jóvenes no son los únicos a los que les preocupa el cambio climático. A medida que 2024 se perfila como posiblemente el año más cálido registrado, es probable que el cambio climático siga siendo un tema importante para quienes buscan empleo.

Según los resultados del “Net Positive Employee Barometer”, el 51 % de los trabajadores estadounidenses consideraría renunciar a sus empleos si no estuviesen de acuerdo con las prácticas ambientales de sus empleadores, mientras que el 35 % asegura ya haberlo hecho. El número de “renuncias climáticas” ascendió al 44% dentro de los empleados mileniales y de la Generación Z, y el mismo porcentaje aseguró que trabajaría en una empresa que comparta sus valores incluso si implica una reducción en el salario.

Medidas ESG

Gracias a HAQM Business, las empresas pueden supervisar sus iniciativas ESG y compartir sus avances con los empleados, lo que demuestra aún más que están comprometidas con su responsabilidad corporativa. Los negocios pueden usar las herramientas de Guided Buying de HAQM Business (disponibles con una membresía Business Prime) y promover la compra de productos más sostenibles al promocionar estos productos en los resultados de búsqueda.

Los equipos de adquisición pueden generar informes detallados que muestren qué porción de los gastos se destina a productos más sostenibles. Los empleados esperan que las empresas cumplan sus objetivos ESG establecidos y, con las herramientas de generación de informes de HAQM Business, las empresas pueden ver su progreso.

Estas características abordan varios de los desafíos más importantes a los que se enfrentan los equipos de adquisición y que se mencionan en el Informe de datos sobre el estado de la adquisición de HAQM Business. Según los datos de la encuesta, el 85 % de las empresas tiene dificultades para encontrar proveedores que sigan prácticas comerciales sostenibles, lo que les impide establecer y alcanzar objetivos de sostenibilidad.

La encuesta reveló que el 81 % de los participantes tiene políticas internas o externas para realizar compras a distintos tipos de vendedores certificados, como empresas con conciencia ambiental, pequeños negocios o proveedores locales. Incluso entre las empresas sin tales políticas, cuatro de cada 10 dijeron que los factores ESG influyen en sus decisiones de adquisición.

HAQM Business se asoció con agencias gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y laboratorios independientes para ofrecer más de 50 certificaciones ambientales de productos. Estas certificaciones cuentan con la validez de terceros de confianza, lo que brinda a las empresas la seguridad de que realizan compras de manera responsable.

HAQM ha tomado la iniciativa en el desarrollo de varias de las certificaciones Climate Pledge Friendly. Por ejemplo, los productos que cumplen con la designación Compact By Design redujeron el agua o el aire en el producto o en el embalaje, lo que hace el transporte más eficiente. De manera similar, los productos que cumplen con la certificación Plant-Based Fiber Blended están hechos con al menos un 50 % de contenido vegetal y con menos productos químicos nocivos.

Según los resultados del Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024, además del componente ambiental, los componentes sociales y de gobernanza de ESG se convirtieron en prioridad para todo tipo de negocios. Entre los participantes que tenían encargado comprar a grupos de vendedores certificados, el 59 % dijo que esas prácticas estaban destinadas a apoyar a las empresas ambientalmente conscientes, en comparación con el 40 % para los pequeños negocios, el 39 % para los negocios locales y el 25 % para los negocios de propiedad diversa.

Con una búsqueda simple, HAQM Business ayuda a las empresas a apoyar a proveedores locales, una prioridad para los bancos, las cooperativas de crédito, las asesorías de inversiones, las aseguradoras y otras empresas que sirven a comunidades de negocio locales. Los clientes también pueden diversificar su grupo de proveedores al buscar pequeños negocios y aquellos que sean propiedad de mujeres, minorías raciales, veteranos o personas con discapacidad.

Sin importar cuales sean los objetivos ESG, HAQM Business permite a las empresas de servicios financieros apoyar a los proveedores que elijan sin comprometer el precio o la calidad. A medida que los trabajadores más jóvenes buscan su próxima gran oportunidad, las empresas con un historial comprobado en ESG tienen una ventaja para atraer y retener a los mejores talentos a largo plazo.

Una adquisición menos tediosa

Los equipos de adquisición se enfrentan a los mismo desafíos de personal que otros departamentos, y es por esta razón que muchas empresas se centran en mejorar las condiciones de trabajo de la adquisición.

Según los datos del Informe de datos sobre el estado de la adquisición en 2024 HAQM Business, el 86 % de los responsables de la toma de decisiones de adquisición comentó que una de las prioridades más importantes para los próximos años es mantener y desarrollar el talento con el que ya cuentan. Además, el 84 % dijo que la contratación de trabajadores talentosos era una de las prioridades más importantes y el 81 %, que deseaba establecer y refinar estándares de adquisición en toda la empresa.

Cuando los empleados usan HAQM Business, se reduce la carga de trabajo de los profesionales de adquisición, quienes ya no deben visitar varias páginas web en búsqueda de los mejores precios, investigar las especificaciones de los productos, realizar la diligencia debida sobre los vendedores y rastrear los recibos de los empleados. En tan solo segundos, pueden generar informes detallados de los gastos que, de forma manual, requerirían un trabajo extenuante.

Los datos del informe de HAQM Business muestran que, para el 37 % de los participantes, una de las prioridades más importantes era disminuir el tiempo de recopilación de información para la elaboración de informes. El mismo porcentaje deseaba reducir el tiempo que lleva contactar a proveedores para obtener información, actualizaciones o correcciones; buscar proveedores para compras simples; y realizar actividades o revisiones que podrían ser automatizadas. 

La adquisición descentralizada con HAQM Business ayuda a los equipos de adquisición a controlar mejor las decisiones internas de adquisición, lo que reduce la dependencia de terceros. En el informe de HAQM Business, el 95 % de los responsables de la toma de decisiones de adquisición dijo que su organización subcontrata las tareas de adquisición a un tercero. De ese grupo, el 70 % dijo que todas o la mayoría de las actividades son subcontratadas y el 45 % dijo que la causa principal era la capacidad limitada.

“Al invertir en herramientas para digitalizar, automatizar y mejorar las funciones y los procesos clave, los líderes de adquisición pueden cambiar el enfoque de sus equipos para centrarse más en la estrategia y menos en la función”, dijo Doug Gray, vicepresidente de Tecnología de HAQM Business. “Este reajuste de prioridades beneficia tanto a los equipos de adquisición como a los demás miembros de sus organizaciones. Es un gran logro para los negocios que buscan impulsar la innovación y la eficiencia”.

Altos estándares para HAQM Business

Pequeñas y grandes empresas se asocian con HAQM Business para agilizar la adquisición, controlar los gastos y mejorar la experiencia de los empleados. Aquí presentamos algunas historias de éxito destacadas:

• BHP: el gigante minero mundial integró HAQM Business en su software de adquisición SAP Ariba y el resultado, según la empresa, “ha sido un éxito con nuestras partes interesadas”. “Brindamos a los usuarios la experiencia de compra en HAQM que conocen de sus vidas personales, lo que simplifica el proceso de compra corporativo. Al mismo tiempo, podemos mantener nuestros controles y procesos de compra estándar, con visibilidad completa dentro de SAP”.

• Orangetheory Fitness: la franquicia fitness dijo que ha sido una “decisión obvia para nosotros” permitir a los usuarios salir de su sistema Coupa Open Buy y acceder a HAQM Business. “A nuestros empleados les encanta la facilidad de uso mejorada y obtenemos aún más capacidades de control de gastos, de modo que todos ganan”, comentaron desde la empresa.

Publicado originalmente en ABA Banking Journal