Adopción de un enfoque más estratégico para la administración del gasto marginal

Para muchas organizaciones, el gasto marginal es simplemente una parte de la actividad empresarial. El gasto marginal, definido como el 20 % del gasto de adquisiciones destinado al 80 % de los proveedores, suele ser impredecible o problemático debido a la falta de visibilidad y las ineficiencias.

Es posible que, en un primer momento, los equipos de adquisición se concentren en recuperar el control y la visibilidad del gasto marginal. Sin embargo, al adoptar un enfoque más estratégico para este tipo de gasto, las organizaciones pueden promover la eficiencia, reducir costos y mejorar su estrategia general de adquisiciones.

HAQM identificó esta oportunidad y comenzó un proceso para aprovechar al máximo el gasto marginal. Los conocimientos adquiridos pueden servir como una guía valiosa para las organizaciones de todos los tamaños que buscan ser más estratégicas en la gestión del gasto marginal.

1. Adopción de un enfoque basado en datos

Las organizaciones deben analizar la información para comprender y gestionar el gasto marginal de una manera más eficiente. Los equipos de adquisición pueden obtener información de compras e identificar oportunidades para reducir costos y mejorar la experiencia en esta área de trabajo. Por ejemplo, HAQM utilizó los datos de su gasto marginal para optimizar las compras frecuentes y desarrollar soluciones de suministro más eficientes y rentables.

Invertir en herramientas de análisis de datos, como la Visibilidad de gastos (una característica paga de Business Prime), permite a las organizaciones promover decisiones de compra más inteligentes entre los usuarios que administran el gasto marginal y generar información para fundamentar sus estrategias de adquisiciones.

2. Integración con socios dinámicos y ágiles

La integración de nuevos socios en los sistemas de adquisiciones electrónicas existentes puede marcar la diferencia en la experiencia de compra de los usuarios que administran el gasto marginal. Por ejemplo, una experiencia de búsqueda totalmente integrada simplifica la localización y compra de productos, mientras los administradores mantienen el cumplimiento y el control que obtienen gracias a su actual sistema de adquisiciones electrónicas.

HAQM integró sus procesos y sistemas existentes de adquisición al pago con HAQM Business, lo cual permitió a los equipos de esta área guiar a los usuarios que administran el gasto marginal hacia HAQM Business para realizar compras únicas, sin perder la visibilidad de los gastos.

Las organizaciones deben buscar socios que faciliten una integración fluida con sus sistemas. Al integrarse con más de 300 sistemas diferentes de adquisiciones electrónicas de terceros, administración de gastos o sistemas iDP, HAQM Business permite que las organizaciones ofrezcan a sus usuarios que administran el gasto marginal un proceso de compra más fluido. Esto fomenta una mayor adopción entre los usuarios que administran el gasto marginal, quienes ahora pueden acceder fácilmente a una amplia variedad de productos de HAQM Business sin necesidad de salir de su sistema de adquisiciones electrónicas o de gestión del gasto.

3. Educación y capacitación de empleados

Para fomentar la adopción de los nuevos procesos establecidos, los equipos de adquisición deben concentrarse en motivar a los usuarios que administran el gasto marginal, en lugar de imponer el uso de un socio o proveedor preferido.

Al inicio del camino, HAQM desarrolló una serie de materiales educativos, que incluían capacitación inicial y recordatorios por correo electrónico en momentos clave. Por ejemplo, cuando un comprador enviaba un gasto por una compra fuera de los procesos establecidos, recibía un recordatorio por correo electrónico que destacaba los beneficios de comprar en HAQM Business.

Las organizaciones deben trabajar con socios que colaboren en la implementación, los planes de lanzamiento y las comunicaciones internas. Este alineamiento entre ambas partes simplifica la transición, lo que facilita a los usuarios que administran el gasto marginal la adopción de nuevos procesos de adquisición y la compra a su socio preferido.

El gasto marginal en evolución constante

La administración del gasto marginal no comienza y finaliza en el nivel de producto. Es esencial que los equipos de adquisición analicen el gasto marginal en el nivel de proveedores y categorías, para facilitar su consolidación y mejorar la administración general de estos últimos.

Al gestionar con eficacia el gasto marginal, las organizaciones pueden recopilar los datos necesarios para agilizar y automatizar de forma continua los procesos de adquisición. Esto no solo reduce la carga administrativa de los equipos de adquisición, sino que también les permite concentrarse en iniciativas estratégicas que promueven los objetivos clave de su organización.