Transformación de la adquisición tradicional

Los procesos tradicionales de adquisición RFx, que alguna vez fueron la columna vertebral de las organizaciones del sector público, están siendo superados por las crecientes demandas de eficiencia, cumplimiento normativo y rentabilidad. Para los profesionales de adquisiciones, desenvolverse en este panorama en evolución requiere una combinación de estrategias digitales que agilicen las operaciones de Smart Business Buying y, al mismo tiempo, cumplan con estrictas normas regulatorias.

El enigma de la adquisición tradicional

Durante años, los equipos de adquisiciones en las organizaciones del sector público han enfrentado dificultades con prácticas obsoletas y manuales que ralentizan la toma de decisiones y aumentan la carga administrativa. De acuerdo con un estudio de Deloitte, casi el 70 % de los líderes de adquisiciones citan las ineficiencias en los procesos como uno de los principales desafíos. El cumplimiento de las regulaciones locales y federales dificulta aún más estos procesos, lo que a menudo provoca retrasos e ineficiencias.

Además, los equipos de adquisiciones deben equilibrar el ahorro de costos con plazos de entrega muy ajustados. Todo esto puede volverse aún más complejo debido a la necesidad de garantizar la diversidad de proveedores y una competencia justa, aspectos que los métodos de adquisición tradicionales a menudo no logran cumplir.

La buena noticia es que las estrategias digitales están transformando y fortaleciendo la forma en que operan los procesos de adquisición. Al adoptar soluciones digitales, las organizaciones pueden automatizar tareas repetitivas, reducir errores y mejorar la colaboración tanto interna como con sus proveedores. El Distrito Escolar Independiente de Fort Bend (ISD) y la Universidad del Norte de Texas son excelentes ejemplos de cómo las estrategias digitales innovadoras pueden transformar las operaciones de adquisición.

Fort Bend ISD

Frente a prácticas obsoletas y una comunicación fragmentada, Fort Bend ISD se propuso agilizar los procesos RFx y mejorar la eficiencia mediante la adopción de prácticas ágiles y la automatización. “Necesitábamos un sistema RFx que pudiera estar a la altura de las demandas de la adquisición moderna”, subrayó Rick Gay, director ejecutivo de servicios empresariales de Fort Bend ISD.

Entre los desafíos del distrito se encontraban la comunicación fragmentada, los procesos manuales ineficientes y una gestión de costos compleja. Para hacer frente a estos desafíos, Fort Bend ISD implementó sistemas de comunicación digital que facilitaron la colaboración en tiempo real. Como señaló Gay: “Al adoptar un marco de trabajo más digital, nos aseguramos de que todas las partes interesadas estuvieran alineadas”. Se adoptaron prácticas ágiles para eliminar gastos, junto con herramientas de automatización —como la facturación electrónica— que agilizan el ciclo de adquisición.

Estas estrategias permitieron reducir en un 30 % la duración de los ciclos y lograr un ahorro de costos del 20 %, lo que hizo posible reinvertir en iniciativas educativas. "Nuestras estrategias ágiles y automatizadas de RFx se tradujeron directamente en estos ahorros", afirmó Gay. Esta transformación no solo agilizó las operaciones, sino que también reforzó el compromiso del distrito con la responsabilidad fiscal y la educación de calidad.

Sistema de la Universidad del Norte de Texas

La Universidad del Norte de Texas reconoció la necesidad de ampliar su base de proveedores debido a la limitada diversidad existente y a la búsqueda de soluciones más innovadoras. Los métodos de adquisición tradicionales ofrecían opciones de proveedores limitadas, lo que impactaba negativamente en la creatividad y los precios. "Nuestro objetivo era crear un ecosistema de proveedores dinámico que fomentara la innovación y la eficiencia", declaró Jamon Hill, vicerrector adjunto y jefe de adquisiciones de la Universidad del Norte de Texas. Para hacer frente a estos desafíos, la universidad implementó un proceso estratégico de RFx que incluía solicitudes de propuestas (RFP) y solicitudes de información (RFI), con el fin de atraer eficazmente a una base diversa de proveedores mediante una descripción clara de sus necesidades de adquisición.

Al mismo tiempo, la universidad puso en marcha un programa de acercamiento a proveedores, organizando ferias y talleres para atraer a proveedores diversos e informarles sobre sus necesidades de adquisición. "Con la búsqueda activa de proveedores diversos, buscamos cultivar un entorno de adquisiciones más competitivo e innovador", señaló Hill. Además, se implementó una solución de adquisición digital para agilizar la relación con los proveedores y promover la transparencia y la eficiencia.

Estas estrategias permitieron mejorar la eficiencia en los procesos de adquisición, reducir costos y fomentar soluciones innovadoras para la universidad. La ampliación de la base de proveedores estimuló la competencia, lo que mejoró los términos contractuales y fortaleció las prácticas de adquisición. "La expansión de nuestra base de proveedores no solo ha reducido los costos, sino que también ha revitalizado los procesos de adquisición con nuevas perspectivas y soluciones", destacó Hill.

El camino hacia el futuro

Al aprovechar herramientas y estrategias digitales, los profesionales de adquisiciones pueden optimizar sus operaciones de RFx, haciéndolas más eficientes, alineadas con la normativa y rentables. Las experiencias de Fort Bend ISD y la Universidad del Norte de Texas demuestran que la innovación digital no es una moda pasajera, sino una evolución necesaria para seguir siendo competitivo en el ámbito de las adquisiciones.

De cara al futuro, estas instituciones planean explorar aún más las tecnologías emergentes y fortalecer la colaboración con sus proveedores. Al continuar por el camino de la innovación, su objetivo es mantener la ventaja competitiva y generar mayor valor para sus partes interesadas.

Para los profesionales de adquisiciones que buscan innovar sus procesos de RFx sin interrumpir las operaciones existentes, el uso de herramientas digitales ofrece una vía efectiva para simplificar, acelerar y optimizar la adquisición.