Aprovechar el poder de adquisición de la universidad para el bien social

Hace algunas décadas, el rol de un funcionario de adquisiciones universitarias era bastante simple: Comprar los productos adecuados, conseguir el mejor precio posible y realizar un seguimiento de los gastos. Trabajo realizado.

Ahora, las misiones sociales se han incorporado a ese rol. Esto puede incluir apoyar a las empresas locales, buscar empresas propiedad de minorías y minimizar el impacto ambiental negativo, incluido el cambio climático. La adquisición sostenible se ha vuelto más compleja: lo que antes solo significaba comprar papel reciclado ahora es uno de los mayores recursos que las instituciones pueden aprovechar para cumplir con sus objetivos ambientales y sociales.

“Las universidades están a la vanguardia de nuestro trabajo en los Estados Unidos para hacer que la cadena de suministro y las operaciones comerciales sean más sostenibles”, afirma Antwaun Griffin, director de Compras Socialmente Responsables de HAQM Business. “La adquisición es una de las formas más efectivas de generar un mayor impacto en términos de comportamiento ecológico.”

Existe evidencia clara del creciente respaldo a las compras socialmente responsables. En una encuesta de sus miembros, la Asociación Nacional de Adquisiciones Educativas descubrió el año pasado que dos de las diez principales prioridades de sus miembros para la adquisición en educación superior para el futuro son la diversidad sostenible y la inclusión equitativa.

Las universidades han recurrido a HAQM Business para alcanzar sus objetivos, dice Griffin, porque, al igual que muchas otras organizaciones, han estado luchando por encontrar y retener empleados calificados. HAQM Business puede reducir la dependencia del personal, dice, al aumentar la eficiencia y ofrecer servicios de manera más efectiva.

Crear visibilidad de gastos

El deseo de comprar a proveedores más pequeños y diversos, por ejemplo, puede generar la necesidad de encontrar y evaluar pequeñas empresas. Griffin dice que HAQM Business facilita la búsqueda de miles de pequeños vendedores externos calificados y ayuda a las universidades a realizar un seguimiento de las compras, incluso cuando son en cantidades relativamente pequeñas y abarcan una amplia variedad de departamentos. Los paneles de Visibilidad de gastos que proporciona HAQM Business ayudan a las universidades a realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real para evitar retrasos en la auditoría.

Los paneles pueden monitorear detalles específicos de las compras, incluidas las realizadas por personas dentro de la institución que utilizan tarjetas de compra. “Siempre ha sido un desafío para las universidades saber con quién están haciendo negocios”, dice.

Richard D. Elmore, director de Adquisiciones de la Universidad Estatal de Pensilvania, dijo que pudo usar el informe de credenciales de la Analítica de HAQM Business para establecer el punto de referencia para las compras socialmente responsables de la institución. “Pude ver rápidamente cuánto hemos estado gastando con proveedores diversos”, indicó Elmore, “y también cuánto hemos gastado con pequeñas empresas a través de HAQM Business.”

A partir de esa línea base, Elmore pudo establecer preferencias para pequeñas empresas y empresas diversas registradas en los procesos de compras de Penn State. Como resultado, más del 16 por ciento del gasto de HAQM Business de Penn State ahora se destina a dichos proveedores.

El próximo enfoque de la universidad es crear preferencias de compras para proveedores locales no solo cerca del campus principal de la universidad, sino también en las comunidades que rodean sus 19 "campus comunitarios" distribuidos por todo el estado.

Equilibrio entre adquisiciones y sostenibilidad

La Universidad de Carolina del Norte es otra gran institución pública distribuida por todo el estado. La universidad cuenta con 12 facultades, 150 departamentos, 2,200 profesores y 6,500 miembros del personal. A pesar de contar con 36 miembros del personal dedicados a la adquisición, sus misiones de abastecimiento estratégico, administración de relaciones con proveedores, tarjetas corporativas y operaciones de almacén siguen siendo un desafío. Al igual que otras grandes instituciones de investigación, la Universidad de Carolina del Norte debe promover cierta centralización en la adquisición. Por ejemplo, todas las compras relacionadas con la investigación financiada por el gobierno deben cumplir con las normativas federales. Sin embargo, la universidad también debe atender las demandas descentralizadas, ya que considera que el cuerpo docente y el personal conocen mejor sus necesidades.

Cuando se trata de proteger el medio ambiente, NC State está sujeta a una orden ejecutiva emitida por el gobernador y una ley estatal que establece requisitos ambientales, como el uso de productos con contenido reciclado. Para lograr un equilibrio al guiar a los compradores hacia productos ecológicos sin demasiada interferencia, la universidad requiere que las compras superiores a $5,000 se realicen de acuerdo con sus pautas, al tiempo que proporciona una lista de preguntas orientadas al medio ambiente que deben considerarse para compras inferiores a $5,000.

La universidad recurrió a HAQM Business para administrar los requisitos de cumplimiento institucional, al mismo tiempo que brinda a los compradores la máxima libertad y mantiene la visibilidad de los gastos. El equipo de adquisiciones del estado de NC delega en HAQM Business gran parte del trabajo de monitoreo de las transacciones para permitir que la universidad se enfoque en esfuerzos estratégicos más importantes.
Al principio, la universidad observó que muchos compradores preferían HAQM por sus precios, variedad y rapidez en el envío. La universidad integró su sistema de adquisición electrónica a HAQM Business; como resultado, el personal de adquisiciones de la universidad pudo analizar sus datos de compra con mayor detalle.

“Con nuestra integración con HAQM Business, ahora todas nuestras universidades y departamentos académicos compran en un solo lugar, lo cual es excelente, ya que entienden mejor sus necesidades que la oficina administrativa central”, dijo Sharon Loosman, Directora de Adquisiciones y Servicios Comerciales de la Universidad Estatal de Carolina del Norte.

Los compradores que utilizan HAQM Business cuentan con apoyo de programas de certificación que respaldan los objetivos sociales de su institución. La Universidad Johns Hopkins, por ejemplo, utiliza el programa de certificaciones de diversidad de minorías y mujeres de HAQM Business para cumplir con su compromiso de incrementar los contratos con empresas propiedad de minorías y mujeres. El equipo de adquisiciones de la universidad puede filtrar los resultados de búsqueda por las certificaciones de los vendedores para asegurarse de que se cumplan los objetivos de gasto. Dado que la universidad gasta $1 mil millones al año en adquisiciones, su programa de diversidad de proveedores tiene un impacto significativo.

HAQM también cuenta con un programa Climate Pledge Friendly para facilitar a los compradores la búsqueda de productos sostenibles y aquellos que contribuyen a preservar el medio ambiente. A medida que las compras socialmente responsables miran hacia el futuro, Griffin afirma que observa un crecimiento entre las universidades en programas de "compra local" y en el interés por buscar vendedores más pequeños y diversos.

“Las universidades son motores fantásticos de desarrollo económico en sus comunidades”, afirma. “Por lo tanto, diversificar y fortalecer la base de proveedores de pequeñas empresas locales es una de las formas clave en las que estamos ayudando a nuestros socios universitarios.”

Publicado originalmente en The Chronicle of Higher Education