Desbloqueo del potencial de la adquisición: Agregar una estructura a tu estrategia de gasto marginal

El gasto marginal representa alrededor del 20 % del gasto total de una empresa, pero hasta el 80 % de las transacciones totales. El gran volumen de compras puede hacer que administrar el gasto marginal parezca difícil, pero ignorarlo puede tener consecuencias a largo plazo para tu presupuesto. Sin embargo, estructurar el gasto marginal como parte de una estrategia de Smart Business Buying puede hacerlo más manejable, lo que lleva a ahorros significativos y mejoras en eficiencia.

Las organizaciones que adoptan un enfoque estratégico para administrar el gasto marginal pueden descubrir oportunidades de ahorro ocultas, reducir el gasto no controlado y mejorar la eficiencia general de las adquisiciones. Al centrarse en los proveedores o transacciones que constituyen la mayor parte de este gasto, las empresas pueden optimizar sus procesos de adquisición y lograr mejores resultados financieros.

Encontrar la combinación adecuada de estrategias de administración de gastos es fundamental para impulsar y mantener el crecimiento del negocio. Vamos a profundizar en las estrategias de gasto marginal que pueden ayudarte a encontrar el equilibrio adecuado entre agilidad, ahorros, optimización digital y toma de decisiones basada en datos.

Acciones viables para mejorar las estrategias de gasto.

Los líderes de adquisiciones enfrentan desafíos significativos mientras navegan por las complejidades continuas de las cadenas de suministro actuales. La escasez, los retrasos y los aumentos de precios persisten en muchas industrias debido a desafíos geopolíticos, ciberataques de alto perfil y disrupciones ambientales, por mencionar algunos. Simplemente mantener el funcionamiento normal del negocio bajo estas circunstancias puede parecer abrumador, pero las mismas estrategias utilizadas para mitigar estos desafíos también se pueden aplicar para estructurar tu estrategia de gasto marginal.

Para mejorar inmediatamente las estrategias de gasto, considera los siguientes pasos prácticos:

1. Adopta la tecnología: Mejora tus herramientas digitales para automatizar y optimizar las operaciones de adquisiciones, lo que asegura una integración fluida con los sistemas existentes. Las integraciones adecuadas pueden servir como una oportunidad para alinearse con equipos asociados como informática y finanzas.
2. Enfócate en los datos: Prioriza la precisión y accesibilidad de los datos para tomar decisiones estratégicas e informadas. Utiliza análisis de datos para rastrear los ahorros en todas las categorías de gasto.
3. Fomenta la agilidad: Desarrolla procesos de adquisición ágiles que se adapten rápidamente a las necesidades cambiantes al delegar las decisiones de compra a la persona adecuada en el momento en que se tome la decisión. Las soluciones adecuadas pueden automatizar las políticas, personalizaciones y controles que mantendrán estas compras alineadas con los objetivos estratégicos.
4. Participa en la mejora continua: Revisa y mejora regularmente las estrategias de adquisición para alinearlas con los objetivos de negocio en evolución y la dinámica del mercado. Esto significa capacitación continua para tus equipos, así como una alineación frecuente con los equipos asociados en toda la organización.

Al evolucionar las estrategias de administración del gasto, las organizaciones pueden lograr una mayor eficiencia, impulsar el crecimiento y mantener una ventaja competitiva en el ámbito de la adquisición. A medida que la adquisición continúa transformándose, mantenerse a la vanguardia con estrategias innovadoras y adaptables será clave para el éxito.

El rol de la innovación y la tecnología.

A medida que ha crecido la importancia de la adquisición ágil, también lo han hecho las responsabilidades de esta función. La transformación digital puede permitir que los equipos de adquisición se alejen de tareas operativas que consumen mucho tiempo y se concentren en actividades más estratégicas, como la administración de relaciones con proveedores o la colaboración con equipos internos. Estas tecnologías también juegan un rol crucial en la administración exitosa del gasto marginal al ofrecer información sobre gastos irregulares, descontrolados o indirectos. Al automatizar el proceso de adquisición a pago, las organizaciones pueden guiar a los compradores hacia los productos correctos al precio adecuado y así reducir la fricción en las operaciones de adquisición.

Los procesos de transformación digital variarán según el punto de partida de tu organización. Si tu organización aún trabaja con notas adhesivas y papel carbón, agregar estructura a tu estrategia de gasto marginal puede ser tan sencillo como incorporar una solución de compras que ofrezca acceso a una amplia selección de proveedores, categorías y productos, lo que simplifica las compras y crea visibilidad sobre cómo gasta tu organización. Así que, en lugar de que los compradores de tu organización hagan compras de suministros de informática , oficina o limpieza a proveedores dispersos y con diferentes métodos de pago (que se deben revisar, conciliar y procesar) puedes ofrecer una solución única con acceso a cientos de millones de productos bajo una única cuenta corporativa administrada por el equipo de adquisición. Busca una solución que te ayude a automatizar tus políticas de gasto y procesos de autorización, que ofrezca métodos de pago flexibles y garantice opciones de entrega confiables.

Si tu organización ya ha realizado la transición a una solución de adquisición electrónica empresarial, busca una solución que pueda integrarse de manera fluida con tus herramientas actuales. Los sistemas de Smart Business Buying integrados conectan diversos sistemas de adquisición, lo que simplifica las operaciones, reduce los costos y mejora el cumplimiento. Estas integraciones facilitan el control automatizado del gasto y el procesamiento centralizado de datos, mientras que alinea las adquisiciones con los equipos de informática y finanzas para lograr objetivos de negocio compartidos, como el ahorro de costos y la sostenibilidad.

Datos de compras centralizadas

Una vez que hayas determinado el camino hacia la digitalización del gasto marginal de tu organización y hayas incorporado las herramientas seleccionadas, el siguiente paso es crear un camino hacia la centralización. Si tus datos de compras están aislados y dispersos en varios departamentos y plataformas, podrías tener dificultades para obtener una visión integral de las actividades que generan gastos en tu organización. Esta fragmentación puede dificultar la toma de decisiones estratégicas y ocultar oportunidades de ahorro de costos.

Cuando los compradores de toda la organización buscan productos y realizan compras en una plataforma única, o debidamente integrada, es cuando realmente comienza lo interesante. No obstante, los compradores generalmente tienden a gravitar hacia las herramientas que facilitan su trabajo, no las que lo complican. Trabaja con tus equipos asociados, incluidos informática y finanzas, pero también con los compradores designados (o "usuarios avanzados") de diversos departamentos para establecer y automatizar políticas de compra bien pensadas que equilibren la velocidad y la conveniencia con la supervisión y el control. Determina quién necesita autorizar, qué compras requieren autorización y qué elementos de este proceso pueden y deben ser automatizados. ¿Deberían los compradores limitarse solo a productos autorizados, recibir información sobre productos más sostenibles o menos costosos, o ser libres de comprar cualquier producto dentro de un rango de precios establecido?

Tus políticas dependerán de los objetivos específicos de tu organización, pero la solución de gasto marginal debe ser lo suficientemente potente (y flexible) para respaldarlas. Cuando están debidamente integrados y combinados con políticas de compras bien pensadas y procesos de autorización, estos sistemas integrados pueden dotar a los equipos de adquisición de análisis más avanzados, lo que facilita el seguimiento y análisis en tiempo real de las tendencias de compra. Esto ayuda a fomentar la transparencia y la responsabilidad al crear una cultura basada en datos que apoya la mejora continua y la innovación dentro de los procesos de adquisición.

Estrategias de gasto adaptativas

Una vez que las compras y sus datos asociados se centralizan y fluyen correctamente a través de sistemas integrados, se vuelve más fácil desarrollar estrategias de gasto adaptativas que impulsen tus objetivos de adquisición, como enfocar ahorros específicos, aumentar el gasto diverso y consolidar proveedores. El aprovechamiento de la tecnología y la innovación, como el machine learning y la inteligencia artificial, también puede mejorar tus estrategias de gasto.

Además, estas tecnologías pueden ayudar a las organizaciones a adaptarse a las realidades cambiantes de la cadena de suministro y a la evolución de los comportamientos del comprador. En el lado de los proveedores, la fiabilidad de la cadena de suministro es un desafío continuo, con muchos proveedores de diversas industrias rezagados en su capacidad para apoyar las necesidades de la adquisición digital, proporcionar visibilidad de su inventario o garantizar la entrega a tiempo. Acceder a una vasta red de proveedores confiables podría ser clave para el éxito a largo plazo, y permitirte diversificar tu base de proveedores y reducir el riesgo de depender en exceso de un solo socio. Esta diversidad puede aportar resiliencia a tu cadena de suministro lo que asegura que tu organización se mantenga ágil y adaptable en un mercado en constante cambio.

Por otro lado, algunas organizaciones pueden descubrir que les sería más beneficioso consolidar proveedores para simplificar las operaciones, desbloquear mayores descuentos y mejorar el ahorro general de costos. HAQM Business, por ejemplo, ofrece un servicio de análisis de proveedores para clientes de empresas, disponible bajo solicitud. Este servicio incluye un análisis detallado del gasto de tu organización al mostrar dónde los equipos están comprando con proveedores no estratégicos y al identificar oportunidades para consolidar.

Además, al aprovechar sistemas centralizados, intuitivos o integrados, las organizaciones pueden asegurar el cumplimiento de las políticas de compra mientras brindan una experiencia de compra fluida para los empleados. Esto no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también atrae a una nueva generación de profesionales que valoran las herramientas digitales. Satya Mishra, Director de Productos y Tecnología en HAQM Business, observó recientemente: “Los futuros grupos de talento para adquisición pueden estar compuestos por candidatos de la generación Milenial y generación Z.” Es probable que estos profesionales se sientan atraídos por organizaciones que implementen herramientas digitales para optimizar el trabajo, tomar mejores decisiones y aumentar la satisfacción laboral general”.

Iteración, colaboración y mejora

Adoptar nuevos procesos o sistemas requiere una administración del cambio intencional y de gran alcance. Es crucial que los líderes de adquisición puedan articular el valor a largo plazo con los beneficios de las nuevas políticas, sistemas o soluciones a los interesados en toda tu organización. Los datos pueden jugar un rol clave en demostrar los beneficios, pero se requerirán capacitación, iteración y mejora continua para obtener el compromiso y garantizar una adopción exitosa.

“En HAQM Business, trabajamos en retrospectiva desde los problemas de los clientes hasta encontrar las soluciones. Recomiendo a los directores de adquisiciones que consideren los sistemas que sus empleados ya podrían estar utilizando, las necesidades de compra de la organización y los hábitos comunes de sus compradores. La experiencia de compra debe ser intuitiva y agradable", dice Mishra En otras palabras, busca comprender primero las necesidades y los procesos de trabajo existentes de tus socios, antes de desarrollar una estrategia de digitalización de extremo a extremo y luego usa ese conocimiento para orientar la selección de soluciones.

“HAQM Business se integra con más de 300 sistemas, como Coupa, SAP Ariba, Okta, Fairmarkit e Intuit Quickbooks, por solo nombrar algunos." dice Mishra Con múltiples opciones de integración, las organizaciones pueden personalizar sus recorridos de compra según las necesidades, preferencias y objetivos de sus equipos.

"Con Punchout e Integrated Search, los clientes pueden comenzar su recorrido de compra en el sistema de adquisiciones electrónicas. Con Punch-in, comienzan en la página web de HAQM Business y, luego, ingresan en su sistema de adquisiciones electrónicas. Con Single Sign-on (SSO), los clientes pueden usar sus credenciales de empleados actuales. Nuestro conjunto de API les permite a los clientes personalizar sus operaciones de adquisición a pago y proveedores a pago. Esto incluye la automatización de recibos en los sistemas de administración de gastos y el seguimiento del proceso hacia los objetivos de gasto." explica Mishra “Mi equipo hace poco lanzó un Centro de aplicaciones donde los clientes pueden descubrir aplicaciones de terceros que abarcan la administración de cuentas, las recompensas y el reconocimiento, la administración del gasto, categorías de administración de inventarios y compras integradas. Continuaremos agregando más aplicaciones con el tiempo para ayudar a simplificar el proceso de descubrimiento de aplicaciones integradas para los clientes."

Con nuestro compromiso con la personalización y la flexibilidad, HAQM Business está listo para asociarse con organizaciones en todas las etapas de su proceso de digitalización de adquisiciones.