El importante cambio que hizo Monro para ahorrar tiempo y conocer mejor las adquisiciones

En el vertiginoso panorama actual de la venta minorista, tener un gran producto es esencial, por supuesto. Pero los inteligentes dueños de negocios saben que hay al menos otras dos cosas que también son cruciales para el éxito: una gestión eficaz del inventario y unos procesos de distribución ágiles. Con planes de Smart Business Buying implementados, estos procesos pueden permitir a empresas de todos los tamaños minimizar costos, mejorar el flujo de dinero, aumentar la satisfacción del cliente, tomar mejores decisiones e incluso obtener una ventaja competitiva.

Por eso, cuando Monro, Inc., un concesionario de neumáticos y servicios para automóviles con más de 1,250 locales en todo el país, necesitó reconfigurar su modelo de servicios de distribución, Luis Pereira, director sénior de Adquisiciones Indirectas, empezó a investigar opciones.

En palabras de Pereira, "los artículos indirectos son cualquier cosa que el negocio necesita que no aparece en la factura del cliente y que es importante para las operaciones". Por ejemplo, estos artículos incluyen material de oficina, productos de papel y productos de limpieza. Mientras que estos productos no contribuyen directamente a los productos o servicios centrales de la empresa, son necesarios para el buen funcionamiento del ambiente del lugar de trabajo y la oportunidad de servir mejor a los clientes.

Monro había operado previamente con un sistema de distribución tradicional, el cual a veces daba lugar a largos plazos de entrega y una visibilidad limitada de las adquisiciones. A menudo, los locales tenían que recurrir a compras locales para esos artículos indirectos, lo que generaba gastos no contabilizados y discrepancias en el inventario.

"Pedíamos suministros a granel y los distribuíamos de la misma manera que lo hacíamos con nuestros neumáticos o piezas, pero las tiendas tenían muchos gastos marginales cuando no podían conseguir lo que necesitaban porque solo recibían entregas cada dos o cuatro semanas", explica Pereira. "Cuando las tiendas compraban suministros, podía ver que hacían un gasto, pero no tenía ni idea de cuál era la categoría o el artículo".

Desde el programa piloto a la obtención de beneficios en toda la empresa.

Ante la inminente desinversión de su división de distribución, Monro necesitaba una transición rápida a un modelo de adquisición más eficiente.

Por eso, Pereira recurrió a HAQM Business para gestionar ese gasto marginal, ganar visibilidad y equipar mejor a sus empleados para ayudar a los clientes. La implementación de HAQM Business involucró un enfoque estructurado: Monro comenzó recopilando datos y entendiendo sus patrones de adquisición. Por medio de esfuerzos colaborativos con asesores de clientes de HAQM Business, Monro optimizó sus estrategias de compras y estableció directrices para los proveedores y productos preferidos.

"Inicialmente pusimos en marcha este programa piloto con algunas tiendas en diversas zonas durante aproximadamente un año y tuvo mucho éxito", dice Pereira.

Al comienzo del programa piloto, Pereira pretendía que HAQM Business actuara como una opción secundaria para cuando sus servicios de distribución no pudieran entregar los artículos a tiempo. Pero Pereira pronto se dio cuenta de que podía haber más potencial para HAQM Business en juego. "Tras un análisis de costos en profundidad, validamos que HAQM Business era la mejor opción para nosotros, y lo que empezó como una opción secundaria para gestionar el gasto marginal, pronto se convirtió en nuestra fuente principal para adquisiciones indirectas", afirma.

Ahorrar tiempo y dinero comprando de forma más inteligente.

La flexibilidad y escalabilidad de HAQM destacaron para Pereira. "No solo nos resultó fácil de implementar cuando teníamos nuestros propios servicios de distribución, sino que también fue muy adaptable para cuando cambiamos nuestro modelo. Y eso fue significativo para nuestro negocio", afirma. Pereira también encontró controles y herramientas como las "listas de productos preferidos" de HAQM Business para integrar sin problemas con las herramientas existentes y las capturas de datos que tenía en marcha.

Además, Monro se benefició del ahorro de tiempo en términos de formación e incorporación para sus empleados. "Utilizábamos nuestro propio módulo de formación interno, Monro University, que explicaba cómo utilizar HAQM Business. Esto garantizó que todos dieran este paso para completar el programa y activar su cuenta. Y debido a que nuestros empleados ya estaban familiarizados con el uso de HAQM para su uso personal, la interfaz para HAQM Business no fue diferente. Pero con los flujos de autorización establecidos, la experiencia de incorporación ha sido increíblemente fácil de gestionar", explica.

De cara al futuro, Monro planea seguir aprovechando HAQM Business para las compras y explorar oportunidades de expansión a otros departamentos dentro de la organización. La facilidad de uso, la gestión centralizada y el potencial de ahorro de costos convierten a HAQM Business en un activo para Monro a medida que el negocio sigue creciendo.

"El apoyo y el compromiso de HAQM [Business] han sido excelentes, y han sido capaces de llevar nuestro negocio al siguiente nivel", dice Pereira. "Con HAQM [Business], las entregas han sido increíbles, nuestros locales pueden obtener lo que necesitan en uno o dos días y, en última instancia, esto ha tenido un impacto fundamental en nuestro negocio y nos ha permitido servir mejor a nuestros clientes".

Publicado originalmente en Entrepreneur.