“Si no está cuidando a un adulto mayor, cuide a alguien que sí lo haga”. Es el sincero sentimiento de Jack McCarty, vicepresidente sénior de Ventas y Marketing de Pacifica Senior Living. Un mensaje que brinda una perspectiva de la fuerza impulsora detrás de la misión de la empresa de proporcionar una atención de la más alta calidad a sus residentes en 96 comunidades en 13 estados. Con ayuda de HAQM Business, la empresa ha podido observar ahorros en la adquisición a través de la consolidación de proveedores, mejoró las autorizaciones del proceso y los controles de gastos. Estas soluciones han permitido que Pacifica se centre en lo que más importa: brindar una atención superior a los residentes a quienes es un honor servir.

Pacifica Senior Living se fundó en 2006 y es la mayor división de Pacifica Companies fundada en 1978. La administración de Pacifica se enorgullece de servir a más de 10,000 residentes y a sus familias, pero, al final del día una, organización de este tamaño aún necesita control. HAQM Business, como socio estratégico de compras de Pacifica, ha ayudado con estos controles que encajaron fabulosamente con la misión general de Pacifica. “Nos esforzamos por brindar y crear estilos de vida de independencia y tranquilidad centrados en cada uno de los residentes y sus familias. Permitir que nuestros equipos y nuestras comunidades tengan una gran cantidad de opciones de compras diferentes es lo que permite esa independencia”, dijo Jack.

Consolidación de proveedores

A fin de reducir los costos de compras en una organización tan grande, debíamos comprender y solucionar las diferentes ineficiencias de adquisición. Esto comenzó con la estandarización de varios proveedores en las comunidades y con la obtención de una muy necesaria visibilidad de qué compraban y qué gastos hacían los usuarios.

A través del análisis de proveedores de HAQM Business, observamos que cada comunidad de Pacifica usaba un engorroso número de proveedores diferentes. Un análisis más exhaustivo reveló que Pacifica no aprovechaba su poder de compras, particularmente para compras de rutina. Como parte de su rutina, las comunidades de Pacifica compran al por mayor productos específicos en determinado mes, como suministros de mantenimiento y limpieza, artículos de enfermería y otros artículos de atención. Por ejemplo, el pedido de 50,000 guantes quirúrgicos por mes debió haberse visto como una oportunidad para ahorrar mediante los precios negociados. Esto no ocurría hasta que HAQM Business entró en escena. Redujimos la cantidad de proveedores y negociamos los precios en función del gasto. “HAQM Business nos ayudó a reemplazar alrededor del 95 % de nuestros proveedores en la organización centralizándolos. Esto también nos permitió tener la capacidad de escalar cuando adquirimos nuevas propiedades y le ha brindado una significativa eficiencia a nuestro programa de compras”, dijo Jack.

Al consolidar y simplificar los proveedores, también facilitó la parte contable a través del procesamiento de facturas. El equipo contable de Pacifica ahora solo procesa facturas de un puñado de proveedores, lo que eliminó parte del tiempo que se perdía rastreando documentos de miles de proveedores que antes abastecían a las comunidades de Pacifica. En 2022, se llegaron a procesar alrededor de 30,000 facturas en mucho menos tiempo.

Al simplificar el proceso y reducir la cantidad de proveedores, Pacifica pudo asegurarse de que sus comunidades estén comprando productos que cumplen con las normas internas para la atención sanitaria y la seguridad, y que las propiedades compren artículos que cumplen con dichas normas y se mantengan dentro del presupuesto. La función Business Prime de políticas de Guided Buying, ayudó enormemente a poder identificar productos y proveedores preferidos. “Hemos aumentado nuestra inversión en diversidad en aproximadamente un 25 %”. También nos encanta tener la capacidad de apoyar a nuestros proveedores locales y otros negocios pequeños. No tengo que salir y hacer la investigación yo mismo. HAQM Business proporciona todo allí mismo. Si encuentro un proveedor que tiene el mismo precio que un gran conglomerado, optamos por comprar del proveedor más pequeño. Definitivamente es importante para nuestra organización y adoptamos por completo la capacidad de apoyar a proveedores pequeños y diversos”. Agregó Jack.

Controles de gastos y perspectivas

HAQM Business también permitió que Pacifica pueda controlar mejor la optimización de cómo los usuarios de su comunidad gastan a través de perspectivas analíticas con Analítica de HAQM Business. En Pacifica, los empleados de cada división tienen el poder de ser usuarios en cada propiedad. En consecuencia, el gasto marginal (gastos innecesarios) se tornan un desafío significativo en las diferentes comunidades. Antes se compraban y entregaban los artículos antes de que pudieran hacerse las verificaciones de cumplimiento y las autorizaciones. Si se necesitaba cierto tipo de refrigerador en la cocina según el presupuesto y el cumplimiento, se realizaba la compra de un refrigerador fuera del presupuesto y del cumplimiento antes de que el procesamiento de la autorización lo detectara. Es por eso que los procesos de autorización, el análisis de gastos y el componente del presupuesto son tan importantes. “HAQM Business ha sido un gran socio para nosotros”, dijo Lindsay Watson, gerente de compras en Pacifica Senior Living. Las herramientas de análisis de inteligencia de gastos le permitieron a Pacífica ahorrar tiempo y dinero a través de una toma de decisiones más rápida y precisa, y dar forma e influir para lograr hábitos de gasto más inteligentes en toda la organización. A través de las Políticas de compra y autorizaciones,Pacifica ha podido reducir el gasto marginal e impulsar una mayor transparencia en su organización. En el futuro cercano, Pacifica planea utilizar completamente la herramienta Administración de presupuesto para establecer límites de gastos en pedidos y guiar a los usuarios de su comunidad para que permanezcan dentro de los límites identificados o busquen autorización para pedidos que excedan esos límites. Esto mantendrá aún más a raya el gasto marginal.

“La tecnología del análisis y la perspectiva ha sido una gran herramienta. HAQM Business nos ha dado la capacidad de hacer un rastreo real de nuestros gastos y estamos ansiosos por ver el ahorro. Debemos afilar un poco el lápiz para hacer un seguimiento del gasto anterior, pero desde que implementamos HAQM Business contamos con una plataforma para poder rastrear eso en toda la empresa” dijo Jack.

Business Prime ha sido de gran ayuda en esa área. Business Prime ha permitido que Pacifica aproveche la visibilidad de gastos para mejorar la transparencia en las tendencias de compras y gastos de su organización por individuos o grupos. Con la Visibilidad de gastos, Pacifica puede aprovechar los informes y paneles prediseñados o tomar decisiones presupuestarias inteligentes, identificar áreas para mejorar el cumplimiento de las políticas de compra y encontrar oportunidades para ahorrar en el futuro. “Poder evaluar los datos que nuestras comunidades están utilizando de forma continua (como suministros de limpieza, guantes y diferentes necesidades de atención) ha sido de gran ayuda”, dijo Lindsay.

Jack y Lindsay concuerdan en que una de las mejores cosas de HAQM Business es que ningún pedido es demasiado grande o pequeño. “Nuestras comunidades pueden encontrar lo que necesitan y hacer que nos lo entreguen en cualquier lugar. Contamos con propiedades muy remotas. Algunas están en el desierto y no están cerca de ninguna de las otras empresas de fletes líderes. Estamos pagando mucho en gastos de entrega para llegar a esas propiedades. Con HAQM Business, hemos reducido en gran medida nuestros costos de flete”. Lindsay dijo, “Nuestros pedidos pueden ser muy diversos entre las diferentes comunidades. Un mes una comunidad tiene un pedido de productos de oficina y el siguiente mes una propiedad necesita dos lavadoras de ropa. Es muy bueno no tener que ir y venir para encontrar al proveedor, el precio, la entrega adecuados, y uno sabe que el artículo va a llegar como lo prometen”, agregó Lindsay.

En conclusión, Jack dijo “Nos emociona ver lo que el futuro nos depara en nuestra relación con HAQM Business. Hacemos todo desde tener la perspectiva de adquisición eficiente que nuestra organización ansiaba tener, y buscamos expandir eso. La practicidad de saber que HAQM Business estará allí, tener ese punto central donde nuestras comunidades pueden encontrar lo que necesitan y tener en la oficina corporativa la visibilidad para ver y controlar lo que nuestras comunidades están comprando ha sido muy beneficioso. Realmente ha simplificado las cosas en nuestra organización y estamos muy emocionados de ver qué nos depara el futuro”.

Sobre Pacifica Senior Living

Pacifica Senior Living, con más de 115 sedes en todo el país, enfrentó desafíos de adquisición debido a las tareas manuales y a la gestión de varios proveedores. Al asociarse con HAQM Business, agilizaron su proceso de compras, consolidando pedidos y gestionando proveedores en una plataforma. Características como los precios exclusivos para negocios y los descuentos por cantidad ayudaron a reducir los costos y mejorar el poder de compras. Este cambio le permitió a Pacifica centrarse más en proporcionar cuidados de alta calidad a sus residentes en lugar de lidiar con complejidades de la adquisición.