Pyramid Global Hospitality

Como una de las principales empresas de gestión hotelera, que opera en EE. UU., el Caribe y Europa Occidental, Pyramid Global Hospitality cuenta con una cartera que incluye más de 220 hoteles, resorts y centros de conferencias, con ingresos que superan los $3,000 millones. La asociación de Pyramid con HAQM Business, que ofrece servicios de inversión, gestión de activos y apoyo operativo a sedes en todo el mundo, ayuda a proporcionar a sus instalaciones y gerentes soluciones de compra de primer nivel que generan ahorro y eficiencia de forma inmediata. Además, al aprovechar Pago por factura, un programa de facturación disponible para clientes elegibles de HAQM Business en ubicaciones seleccionadas, Pyramid simplificó las autorizaciones y aumentó la eficiencia del proceso de compra en varias ubicaciones.

Uso de la facturación digital para ofrecer soporte a varios sitios

A principios de 2023, los compradores de Pyramid utilizaban tarjetas de crédito y completaban informes de gastos, lo que hacía que el proceso de compra y autorización en sus instalaciones fuera complejo y manual. En colaboración con el soporte de HAQM Business y su asesor de clientes, la vicepresidenta de Adquisiciones de Pyramid, Molly Preston, y su equipo implementaron el programa Pago por factura. Esto permitió que varias instalaciones cuenten con una línea de compra fija que se puede ajustar según las necesidades de adquisición específicas.

“Debido a la cantidad de instalaciones que tenemos, trabajamos con nuestro asesor de clientes de HAQM Business con el fin de identificar una línea de compra base para nuestra organización”, afirma Preston. "Para simplificar nuestras líneas y facilitar todo lo posible el trabajo a nuestros equipos, establecemos un monto fijo para cada ubicación en toda la organización. Una vez que se establece esa línea de compra, solicitamos aumentos cuando es necesario. Contamos con algunas instalaciones que tienen líneas de compra más amplias con el fin de satisfacer las necesidades de adquisición, mientras que la línea base es suficiente para otras".

Además de proporcionar a cada instalación una línea de compra que se ajusta a las necesidades específicas, el uso del Pago por factura ayudó a promover importantes ahorros de costos y tiempo. “Los procesos son más eficientes si las compras se realizan en este entorno a través de un proveedor autorizado y una fuente de facturación, en lugar de utilizar informes de gastos”, explica Preston. “Además, logramos reducir las pérdidas asociadas con las compras no autorizadas al establecer procesos de autorización”. 

Uso del análisis para entender las tendencias de compra y oportunidades de ahorro de costos

Además, Pyramid aprovecha su relación con HAQM Business para satisfacer las necesidades de compra únicas de toda su organización, desde cumplir con los plazos de envío hasta identificar precios competitivos y alcanzar objetivos de sostenibilidad en las adquisiciones.

“Al profundizar en nuestra Analítica de HAQM Business, descubrimos que nuestras instalaciones se abastecen de productos de HAQM Business para satisfacer las necesidades de plazos de entrega y acceder a precios competitivos”, afirma Preston.

Además, la organización considera utilizar Guided Buying para ayudar a sus compradores a priorizar la compra de bienes a proveedores de minorías y mujeres, en apoyo a sus objetivos de sostenibilidad.

Procesos de autorización flexibles en una entidad con varias ubicaciones

Con diferentes necesidades y procedimientos establecidos, Pyramid tiene como objetivo ofrecer flexibilidad de compra para cada instalación, mientras mantiene controles y establece procesos de autorización. Gracias al uso de su sistema de compras con Punchout, que facilita a los clientes el acceso a HAQM Business mientras cumple con sus políticas y controles de adquisición, la organización hotelera permite a los compradores adquirir lo que necesitan. Luego, se los redirige al sistema de compras para finalizar la operación, lo cual activa un proceso de autorización en función de cómo se haya configurado la instalación en el sistema.

“Dado que los procesos de autorización varían de una instalación a otra, nuestra configuración permite una flexibilidad de supervisión única para cada ubicación”, señala Preston. “Una vez que se aprueba la compra, se envía el pedido y comenzamos a trabajar. Luego, cuando llega el envío, cada instalación entra en nuestro sistema de compras para recibir los pedidos”.

Potenciamiento de Smart Business Buying mediante la mejora de la eficiencia

Mientras la optimización de la eficiencia ayudó al equipo de Pyramid a ahorrar tiempo, la simplificación de los procesos también permitió realizar compras que mejoran las experiencias en las instalaciones para sus clientes y comunidades locales.

Gracias a la adopción del Pago por factura, una de las instalaciones de Pyramid, Garden of the Gods Resort and Club en Colorado Springs, Colorado, aprovecha la simplificación de las compras y las autorizaciones para mejorar la experiencia de sus propios clientes y apoyar a su comunidad. Durante la temporada de fiestas, el resort colocó osos de distintos tamaños, que compró a través de HAQM Business, en los árboles del complejo. Con información sobre donaciones, los osos se pusieron a la venta a beneficio de un hospital infantil local.

“Mediante el uso del Pago por factura, esta instalación en particular pudo adquirir rápidamente los suministros necesarios y simplificar las autorizaciones, lo que permitió lanzar esta iniciativa con facilidad y tener un impacto positivo en la comunidad de Colorado Springs”, afirma Preston. “Esta iniciativa no se hubiera podido lanzar con tanta rapidez si aún se utilizaran informes de gastos”.

Mayor visibilidad y control en las compras

Ahorrar tiempo y dinero es una prioridad para la mayoría de las empresas. Además, los datos de compras son clave para detectar oportunidades de automatización y ahorro de costos, lo que puede generar un impacto significativo cuando se implementa en varias ubicaciones. Gracias a los análisis e informes, Preston puede evaluar qué productos compran las instalaciones y obtener información valiosa que la ayuda a identificar oportunidades de ahorro. El tercer día de cada mes, ella analiza un resumen del gasto total del mes anterior y obtiene un desglose claro que brinda a las instalaciones y gerentes de Pyramid información valiosa sobre las compras.

Expansión de los beneficios de HAQM Business a nivel global

¿Cuáles son los próximos pasos de esta destacada empresa de viajes y hostelería de nivel mundial? A medida que se identifican nuevas mejoras de eficiencia y oportunidades de ahorro de costos, Preston evalúa la posibilidad de expandir su relación con HAQM Business a las instalaciones de Pyramid en Europa. “A través de nuestro sistema de compras, podemos permitir que HAQM Business esté disponible en nuestras ubicaciones en Europa. Nos encantaría ver cómo podemos extender los beneficios que obtuvimos en América del Norte a más de nuestras instalaciones en todo el mundo”.

Sobre Pyramid Global Hospitality

Pyramid Global Hospitality, líder en gestión de hoteles y complejos turísticos de lujo, enfrentó desafíos de adquisición como la gestión de varios proveedores y el seguimiento de las compras. Al asociarse con HAQM Business, agilizaron su proceso mediante una plataforma centralizada, lo que les permitió encontrar y pedir productos de varios proveedores en un lugar forma sencilla. Esto ahorró tiempo, redujo los costos y mejoró la eficacia. Con herramientas avanzadas de análisis e informe, también obtuvieron mejor conocimiento sobre sus gastos, optimizando su estrategia de adquisición.