La Fundación Casa Ronald McDonald del área metropolitana de Cincinnati

Resumen

La Fundación Casa Ronald McDonald (RMHC) tiene la misión de crear, encontrar y respaldar programas que mejoren directamente la salud y el bienestar de los niños y sus familias. Hoy en día, las vidas de las familias en todo el mundo están cambiando a través de los más de 380 programas de la Casa Ronald McDonald, más de 265 programas de Ronald McDonald Family Room y más de 40 programas de Ronald McDonald Care Mobile.

Esta corporación (sin fines de lucro) ofrece una comunidad de compasión, apoyo y las comodidades del hogar a familias con niños con enfermedades graves. Desde que abrió sus puertas por primera vez en 1982 como una casa de 21 habitaciones, la demanda de este servicio fue inmediata. Para satisfacer la demanda de habitaciones, la Casa se ha ampliado varias veces y ahora cuenta con 177 habitaciones para atender a familias de todo el mundo. 

Con el crecimiento y la expansión, aumentan las necesidades de diversos artículos para los huéspedes de la Casa, como refrigerios, juguetes, artículos de tocador, artículos de manualidades y artículos para el hogar. Tradicionalmente, RMHC Cincinnati ha utilizado las listas de deseos de HAQM para notificar a sus seguidores sobre los artículos necesarios.

El desafío: falta de visibilidad e información de los donantes

A pesar de que se utilizaba una lista de deseos de HAQM para notificar a los seguidores sobre sus necesidades y brindarles una manera conveniente de comprar y enviar esos artículos, no se proporcionaba información de los donantes a la organización benéfica. Los paquetes llegaban de manera aleatoria, solo con una hoja de papel que contenía un código QR para generar un mensaje de agradecimiento predefinido a través de correo electrónico. Por lo general, sin recibir otra información excepto en algunas ocasiones un primer nombre, el personal de RMHC no contaba con una forma de agradecimiento adecuada para el donante ni podía proporcionar un recibo deducible de impuestos. No se podían agregar nuevos patrocinadores al sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) y los obsequios de los donantes existentes a menudo nunca se registraban en el CRM. La realidad era que algunos colaboradores podían estar donando cientos de artículos y el personal y voluntarios de RMHC Cincinnati nunca sabrían quiénes eran.

Este desafío se acentuó durante las campañas de recaudación de listas de deseos navideños. Algunos días, los albaranes se contaban por centenares.  El personal intentaba clasificar los recibos por donante y luego enviar manualmente un breve agradecimiento a cada uno utilizando el código QR. Luego, el personal trataba de agregar tantos como fuera posible al CRM, que a menudo no eran muchos.  Era una enorme carga de recursos y los donantes estaban pasando desapercibidos.

Otro desafío con el que el equipo luchaba era la falta de visibilidad para saber cuándo iban a entregarse los artículos y cómo. Mientras el equipo de RMHC podía crear una lista de deseos con los artículos y la cantidad necesaria, no había forma de saber cuántos artículos se compraban. Si se necesitaban 10 barras de jabón y se compraban tres, no había manera de saber cuándo se compraban ni quién era el donante. Resultaba difícil llevar un seguimiento y gestionar con precisión su inventario.

Recaudación de fondos digital, impulsada por HAQM Business

En junio de 2021, OneEach se convirtió en un socio de integración de HAQM Business con el fin de ofrecer una solución innovadora de recaudación de donaciones en especie que se integra con la tienda de HAQM Business para apoyar a los clientes de organizaciones sin fines de lucro. OneEach es una firma de servicios profesionales que ha estado ofreciendo servicios digitales a empresas y organizaciones sin fines de lucro desde 1999. Su equipo de profesionales cuenta con más de 150 años de experiencia combinada trabajando con organizaciones sin fines de lucro en todo Estados Unidos. Se especializan en diseño y desarrollo de sitios web, alojamiento, mensajes de texto y soluciones de recaudación de fondos, y actualmente sirven y respaldan a más de 750 organizaciones sin fines de lucro en todo el mundo.

OneEach y HAQM Business llevaron a cabo un seminario web conjunto para informar a las organizaciones sin fines de lucro sobre la innovadora plataforma de recaudación de fondos para donaciones en especie llamada OneEach Mindful Giving. La oficina global de RMHC recomendó que RMHC Cincinnati asistiera al seminario web. Realmente esperaban que esto pudiera ofrecer soluciones a sus desafíos. Y no quedaron decepcionados.

¿La solución? Mindful Giving

Después del seminario web, las partes interesadas de RMHC Cincinnati determinaron que Mindful Giving era la solución que habían estado buscando.  Según Shirley Wuske, coordinadora de Administración, “Todos los responsables de tomar decisiones estaban de acuerdo con el precio de Mindful Giving y el equipo de OneEach fue muy atento. La decisión fue: ‘Hagámoslo’. Y así lo hicimos”.

A continuación, se describe el proceso por el que pasan todos los nuevos clientes de Mindful Giving para configurar su plataforma.

El proceso de configuración

Con cada nuevo cliente de Mindful Giving, hay algunos pasos para configurar la plataforma.

Registrarse con una cuenta HAQM Business

• Si el cliente aún no tiene una cuenta HAQM Business, deberá registrarse para obtener una cuenta y luego otorgar acceso al equipo de OneEach. Podemos ayudar a configurar las cosas dentro de la cuenta de Mindful Giving.
• A continuación, el cliente necesita configurar los pagos dentro de su cuenta. Con Mindful Giving, tendrá la opción de recibir una línea de crédito para que se le envíen facturas por parte de HAQM, o puede agregar una tarjeta de crédito para pagar de forma directa.

Configurar el procesador de pagos Stripe

• Nuestra herramienta Mindful Giving utiliza el procesador de pagos Stripe. Los clientes deberán registrarse para obtener una cuenta y enviar el acceso de desarrollador a nuestro equipo de OneEach. Podemos encargarnos de las configuraciones desde allí.

Recibir facturas por las donaciones cada mes

• Dependiendo de cómo el cliente desee configurar los pagos dentro de su cuenta HAQM Business, puede recibir facturas de HAQM o se puede cargar directamente una tarjeta de crédito. Dado que la compra del donante irá directamente a la cuenta de Stripe que el cliente configure, puede utilizar esos fondos para cubrir la factura o el cargo de crédito de HAQM.

Archivos CSV

• Dentro de la herramienta Mindful Giving, hay una opción para que el cliente exporte sus datos de pedidos como un archivo CSV. Este archivo luego puede ser manipulado según su preferencia e importado en otra herramienta de CRM.
   

Desde el lado operativo, OneEach tomó la lista de deseos anterior de RMHC Cincinnati, la copió y la pegó en la plataforma de Mindful Giving; un proceso muy sencillo. Según Elizabeth Paxson, la coordinadora de Operaciones, “La implementación y transición a la plataforma de Mindful Giving fue excelente. Puedo ingresar al sistema y eliminar productos en exceso y agregar nuevos artículos que necesitamos. Administrar nuestro inventario es ahora mucho más sencillo y requiere menos tiempo”.

Al equipo de desarrollo también le agrada que el correo electrónico de agradecimiento personalizado con el lenguaje de deducción de impuestos se envíe inmediatamente al donante tan pronto como su donación se procesa en línea. El correo electrónico personalizado está redactado con el estilo de la Casa y el mensaje está vinculado a su misión. La información detallada sobre el regalo y el donante se puede agregar al sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) para un mayor cuidado y administración. Ya no se pierde de vista.

Antes de implementar Mindful Giving, los donantes de RMHC Cincinnati solían visitar el sitio web para ver la lista de deseos, así sabían qué comprar. Ahora pueden comprar esos artículos directamente desde el sitio web. No ha habido ninguna queja y los donantes incluso han estado dispuestos a pagar automáticamente la tarifa de la tarjeta de crédito, lo que ha ahorrado dinero a RMHC Cincinnati.

Publicidad de la nueva plataforma

Para obtener el respaldo interno de la nueva plataforma Mindful Giving, las comunicaciones se dirigieron primero al personal y voluntarios de RMHC Cincinnati. Bastó con un correo electrónico simple que notificaba al equipo sobre la plataforma con la nueva URL y destacaba los beneficios para ser todo un éxito. La parte más persuasiva…

“Ten en cuenta que ya no se te pedirá que recojas las notas cortas de embalaje de cada paquete, dado que ya tenemos la información del donante”.

A los voluntarios les encanta que Mindful Giving facilite sus tareas y ahorre mucho tiempo, puesto que ya no tienen que lidiar con las notas de embalaje. Y debido a que la transición a la nueva plataforma no interrumpió las operaciones, sino que realmente simplificó los procesos, la plataforma ha sido bien recibida.

Aún no ha habido una campaña oficial de recaudación de fondos sobre Mindful Giving porque los seguidores saben que pueden ir al sitio web para averiguar los productos que la Casa necesita. RMHC Cincinnati facilitó e hizo que fuera sencillo para los donantes acostumbrarse a usar Mindful Giving al ofrecer una sección de “Ver la lista de deseos” en la página de inicio del sitio web. El botón de “Lista de deseos” lleva a los donantes a la plataforma de Mindful Giving.

Los donantes pueden desplazarse por los elementos de la lista de deseos, seleccionar lo que desean donar, añadir los artículos al carrito de compras en línea y luego pagar por los artículos donados.

También tienen la opción de donar dinero en efectivo dentro de Mindful Giving. Luego, HAQM Business envía esos productos a la dirección que RMHC Cincinnati ha seleccionado.

El proceso es simple, conveniente y sin complicaciones para los donantes.

Los resultados

En el pasado, lo que solía ser un proceso que requería mucho tiempo para los donantes al buscar la lista de deseos de la organización, ponerse en contacto con las oficinas para organizar donaciones y entregar los artículos, ahora se puede configurar en tan solo unas horas o un día, según la cantidad de productos que se añadan al catálogo. Esto permite que los donantes envíen suministros a RMHC Cincinnati de manera rápida y sin incurrir en costos de envío.

Incluso sin lanzar una campaña oficial de recaudación de fondos, RMHC Cincinnati ha recibido $3,613.04 en donaciones de productos en tres meses, con 46 pedidos y 180 artículos. Además de eso, han recibido $145 en donaciones en efectivo a través de la plataforma Mindful Giving. El número total de donantes es 45, con un donante recurrente y 18 donantes nuevos.

El entusiasmo en torno a Mindful Giving ha resultado alentador tanto para la junta directiva como para el personal y los donantes en RMHC Cincinnati. La junta directiva se ha mostrado entusiasta acerca de la capacidad de generar nuevos donantes y obtener realmente su información de contacto.

Desde la perspectiva del personal y los voluntarios, han admitido que Mindful Giving es fácil de usar, y el ahorro de tiempo para rastrear donaciones y saber de inmediato quiénes son los donantes ha sido revolucionario.

En cuanto a los donantes, la ausencia de quejas es una buena noticia. No parecen tener problemas con el uso de la plataforma y las donaciones siguen creciendo cada mes.

Conclusión

La relación y colaboración entre OneEach y RMHC Cincinnati han sido invaluables.  Con cada lanzamiento de un nuevo cliente, OneEach obtiene comentarios valiosos para agregar al programa de trabajo del producto Mindful Giving. OneEach espera ofrecer más funciones en futuras actualizaciones.

La integración de OneEach con HAQM Business para ofrecer Mindful Giving ha cambiado las reglas del juego para las organizaciones sin fines de lucro que incluyen donaciones en especie en sus estrategias de recaudación de fondos. La instalación inicial de Mindful Giving se puede configurar en aproximadamente tres semanas, una vez que el cliente haya configurado las cuentas de Stripe y HAQM Business. Conoce más sobre OneEach Mindful Giving.

Sobre la Fundación Casa Ronald McDonald

La Fundación Casa Ronald McDonald (RMHC) ayuda a las familias con niños enfermos al ofrecerles recursos esenciales y alojamiento cerca de hospitales. Para mejorar su proceso de adquisición, RMHC se asoció con HAQM Business por su amplia selección, precios competitivos y herramientas de ahorro de tiempo. Al centralizar sus compras, agilizaron las operaciones, redujeron los costos y garantizaron un acceso puntual a los suministros necesarios, lo que les permitió centrarse en lo que más importa: Acceso a suministros esenciales, lo que les permitió centrarse más en su misión de ayudar a familias necesitadas.