Escuelas del Condado de Shelby

Resumen

Escuelas del Condado de Shelby, uno de los distritos escolares más grandes de Alabama, se asoció con HAQM Business para optimizar su proceso de compras y dedicar más tiempo a crear un entorno de aprendizaje inclusivo y afectuoso para los alumnos.

Un distrito grande y en rápido crecimiento busca una mejor solución de compras

Escuelas del Condado de Shelby, uno de los sistemas de condado mejor conceptuados de Alabama, se esfuerza por garantizar que todos los alumnos completen sus estudios y todos los egresados estén preparados para la vida después del colegio. Aunque promover la educación de los alumnos siempre fue prioridad tanto para los maestros como para el personal por igual, se invertía demasiado tiempo y esfuerzo en conseguir los suministros para el aula. Shelby necesitaba optimizar su proceso de compras y dar al departamento de finanzas una visión más integral de los hábitos de gasto. Se unieron a HAQM Business para alcanzar sus metas.

En ese entonces, el proceso de adquisición de Shelby era poco eficiente, a base de papel y requería mejoras. Exigía que 2,800 maestros y personal de 31 escuelas realizaran sus pedidos mediante impresiones o correos electrónicos a través del contador de cada escuela, quienes luego tenían que recrearlos como órdenes de compra y dirigirlos a través del departamento de finanzas para su aprobación antes de pedir un solo producto. Algunas escuelas tenían líneas de crédito rotativas para cuentas individuales, otras no. La capacidad de seguimiento de los presupuestos era limitada. Las asociaciones de padres y maestros de las escuelas no tenían manera de trabajar en cooperación con el distrito.

Implementar un sistema eficaz y fácil de usar para cambiar el método de adquisición

Los maestros y el personal se valían de varios proveedores para obtener sus productos escolares, de los cuales el más popular era HAQM.com debido a su experiencia conocida de compra y sus buenos precios. Para necesidades de escala industrial y compras más grandes, el distrito utilizaba también un proceso de licitación en conformidad con las normas locales, estatales y federales.

Sin embargo, seguían atados a un sistema que limitaba la cantidad de solicitantes autorizados (los maestros y el personal superaban a los contadores responsables de los pedidos en aproximadamente una relación de 100:1). Los que necesitaban los suministros en realidad no podían comprar productos ni gestionar pedidos. Los envíos, los tipos de pago autorizados y los términos de pago también estaban desorganizados. El seguimiento del presupuesto dependía de que los compradores proporcionaran la información correcta. Seguir el cumplimiento de normas consumía mucho tiempo.

Shelby creía que la asociación con HAQM Business uniría y fortalecería todas las escuelas, con precios, procedimientos y términos comunes. HAQM Business es también socio de OMNIA Partners (anteriormente U.S. Communities), un programa nacional cooperativo de compras utilizado por los distritos escolares de K-12 con el fin de garantizar que reciban el mejor precio al llegar al importe máximo de licitación.

“También nos gustaba el hecho de que HAQM era un nombre establecido. Todos lo conocían y sabíamos que no desaparecería después de unos meses”, explicó John Gwin, director de Finanzas para el distrito.

Sólido sistema de compra ligado a OMNIA Partners empleado en todo el distrito

Shelby aceptó las características que ofrecía HAQM Business e instauró un sistema de compra integral que ahorra tiempo y controla el cumplimiento de todos los que lo utilizan (más de 1,000 miembros activos).

• Los que necesitan suministros pueden realizar y gestionar sus propios pedidos
• Los pedidos comprados con Pago por factura a través de la oficina de finanzas
• El departamento de finanzas tiene una perspectiva clara de los gastos y herramientas de análisis potentes
• Los accionistas son vigilados en materia de cumplimiento y reciben ahorros en forma de precios exclusivos para negocios
• Licitación simplificada con OMNIA Partners (anteriormente U.S. Communities)

“El principal beneficio para mi equipo financiero es poder encontrar más de lo que necesitamos a través de HAQM Business gracias a la asociación con OMNIA Partners (anteriormente U.S. Communities). El proceso de licitación es más sencillo, se conoce el proceso de pedidos y la creación de presupuestos es más fácil. Es una gran ventaja”, dijo Gwin. “Estamos mucho mejor. Recomendaría HAQM Business a cualquier director financiero”,

Sobre Escuelas del Condado de Shelby

Escuelas del Condado de Shelby, uno de los distritos mejor valorados de Alabama, colaboró con HAQM Business para agilizar la adquisición para centrarse más en el éxito estudiantil. El distrito, que hasta entonces dependía de un proceso en papel, se enfrentó a problemas de ineficacia a la hora de gestionar los pedidos de sus 31 escuelas. Con HAQM Business, centralizaron las compras, lo que permitió que más de 1,000 miembros de personal realizaran y administraran sus propios pedidos, al tiempo que se logró una mejor visibilidad del gasto en las finanzas gracias a sólidas herramientas de análisis. La relación de compra también simplificó el cumplimiento de las normas y la elaboración de presupuestos, lo que supuso un importante ahorro de tiempo y eficacia de costos.