Los líderes del distrito de California observan mejoras en las compras

Treinta días. Ese era el tiempo promedio que, según el director de compras Nick Brizeno, el equipo docente del Distrito Escolar Unificado de San Marcos (SMUSD) debía esperar para recibir un pedido de suministros escolares, desde simples lápices n.° 2 hasta materiales científicos especializados. En la actualidad, gracias a HAQM Business, la espera promedio se redujo a siete días, según comenta Brizeno, lo que genera un impacto positivo en la experiencia de aprendizaje a la vez que brinda una amplia gama de eficiencias a todo el distrito de California. “El objetivo principal de nuestro departamento es asistir a estudiantes y docentes en el proceso educativo”, afirma Brizeno. “¿Cómo lo lograríamos si demoráramos entre 27 y 32 días para conseguir los materiales que necesitan en las aulas? Eso era inaceptable. Ahora, el proceso es mucho más transparente y rápido. Es una de las principales razones por las que buscamos un socio estratégico como HAQM Business. Le brinda tranquilidad al equipo docente”.

Desde lápices hasta piezas de automóviles

El Distrito Escolar Unificado de San Marcos está ubicado en el condado de San Diego y asiste a 20,000 estudiantes de 19 escuelas. Con HAQM Business, el distrito adquiere productos de papel, productos de oficina, suministros escolares como lápices y fundas para iPad e incluso piezas de automóviles y otros productos de mantenimiento. Según Brizeno, antes de HAQM Business, el distrito utilizaba un proceso de pedidos basado en papel, que era largo y propenso a tener errores. Por lo general, el equipo docente enviaba solicitudes escritas a mano a su gerente de oficina, quien luego ingresaba el pedido en el sistema ERP. El personal del almacén completaba los pedidos del inventario que mantenían y luego los entregaban a los distintos sitios de todo el distrito. Ahora, en cambio, el equipo docente realiza los pedidos directamente desde HAQM Business y recibe los suministros de manos del personal del almacén del distrito una vez que se procesa el envío, que se confirma la exactitud de cada pedido y que Cuentas por pagar autoriza el pago.

Ahorros en costos indirectos

“La mayor diferencia es la rapidez en que los productos llegan al aula”, dice Brizeno. “Pero también hay ahorros en costos indirectos, como el tiempo adicional que se necesita para que el personal cuente el inventario, busque los pedidos y empaquete los productos. Ahora, todo esto se hace con HAQM Business, lo que le permite al personal del almacén despachar solicitudes de servicios especiales para desplazar productos entre sitios y mejorar la administración de nuestros activos totales. Los gerentes de oficina tienen más tiempo para enfocarse en la administración de los presupuestos, la revisión de los datos y la generación de más informes para los administradores”.

Afirma que, gracias al cambio, el distrito redujo significativamente el tiempo de mantenimiento del inventario o de procesamiento de reembolsos, ya que el equipo docente no necesita comprar suministros por su cuenta cuando los necesita con urgencia. Quizás lo más importante es que el equipo docente tiene más autonomía. “Tienen acceso a HAQM Business”, agrega Brizeno. “En definitiva, lo ven como un resultado positivo”.

El comienzo

Hace aproximadamente ocho años, San Marcos comenzó a usar una versión temprana de HAQM Business, cuando Brizeno era el comprador del distrito. En ese momento, el distrito usaba un sistema común de ordenes de compra, que requería realizar conciliaciones tediosas entre cada factura de tarjeta de crédito y cada orden de compra para determinar qué cuentas estaban conectadas a cada compra. Cuando Brizeno se unió al Distrito Escondido Union High School en 2017, comenzó a usar las Órdenes de compra abiertas (BPO), el Pago por factura y el 3-Way Match de HAQM Business. Cuando regresó a San Marcos en 2022 como director de compras, también trajo estos sistemas. “Esas tres cosas introdujeron cambios importantes en la forma en que usábamos HAQM y su funcionalidad en San Marcos”, dice Brizeno.

Órdenes de compra abiertas

Las órdenes de compra abiertas (BPO) son parte de la herramienta de administración de presupuestos de HAQM Business, que brinda flexibilidad y visibilidad al momento de administrar las órdenes de compra abiertas de la organización. Una BPO se carga en HAQM Business con un presupuesto definido para un grupo, por ejemplo, el Departamento de Inglés. “Podemos asignar fondos a un usuario en específico”, dice Brizeno. “Si tenemos una orden de compra de $1,000, podemos asignar USD 200, o la cantidad que elijamos, a cada docente para gastos”. El equipo docente sabe exactamente cuánto debe gastar en cada periodo y no puede exceder el presupuesto. También puede rastrear el proceso de su pedido, como saber si fue autorizado, pedido o si está en camino. “Este fue un gran cambio”, afirma Brizeno. “Antes, le enviaban sus pedidos al gerente de la oficina y luego esperaban y rezaban para que llegaran dentro de los 30 días”.

Pago por factura

El pago por factura es un programa de facturación digital que ofrece a los clientes elegibles de HAQM Business acceso a opciones de pago flexibles. Con el pago por factura, la oficina de Cuentas por pagar del distrito ya no necesita averiguar qué partida presupuestaria de tarjeta de crédito corresponde a qué orden de compra. Cuando se envía un pedido, HAQM Business crea de manera inmediata una factura en la que se muestra cuándo se creó y envió el pedido y con qué orden de compra o presupuesto está asociado. “Nuestro equipo de Cuentas por pagar puede conectarlo sin dificultad con la orden de compra y pagarlo con ese presupuesto de forma inmediata, en lugar de tener que realizar todo ese trabajo, por lo que ha sido de gran ayuda”, explica Brizeno.

3-Way Match

Durante mucho tiempo, Brizeno estuvo preocupado por la conexión entre el almacén, que procesa los envíos, y Cuentas por pagar. El sistema 3-Way Match, que muestra cuándo algo se entrega y se recibe, fue la solución. “Los pedidos pueden llegar pero estar dañados o puede haber errores en las entregas”, explica Brizeno. “Esto aparecerá en 3-Way Match y, de esta forma, Cuentas por pagar verá que no se entregó de manera completa y sabrá cómo pagar, según lo que vea. El 98 % o 99 % de las veces, todo sale bien. Cuentas por pagar verá que se recibió correctamente y pagará la factura”. 

Impacto directo en el aprendizaje

Según Brizeno, los beneficios de HAQM Business en San Marcos no solo se limitan al pedido de los suministros escolares. “A menudo, la oficina del distrito nos considera un obstáculo que causa retrasos. Lo que esto ha hecho es mostrarle al equipo docente que no estamos atrapados en nuestras maneras como distrito o departamento. Siempre buscamos formas de innovar y modificar los procesos para ser de ayuda y esto creó una relación en la que los miembros del equipo docente ven que queremos mejorar sus vidas”. Por último, agrega que asociarse con HAQM Business se trata de encontrar una mejor manera de pedir suministros escolares y esto tiene un impacto directo en lo académico.

“Saber que los suministros llegarán dentro de los siete días permite una experiencia de aprendizaje más fluida. Si un miembro del equipo docente explora un tema y tiene una gran idea, no tiene que esperar 30 días hasta que llegue su pedido para poder enseñarlo. Puede encajar en el flujo natural de lo que los estudiantes están aprendiendo”, dice Brizeno. “Ha sido una gran mejora en comparación con lo que se hacía en el pasado”.

Escrito originalmente por la administración del distrito