“Una obviedad”: La centralización de la adquisición simplifica el proceso de compras de la universidad

En años anteriores, la Universidad Waldorf dependía de su empresa matriz para gestionar los procesos de adquisición. Cuando la Fundación Waldorf compró la escuela privada de artes liberales en diciembre de 2022, el Departamento de Asuntos Comerciales debió encargarse de gestionar las adquisiciones, lo que implicó una curva de aprendizaje pronunciada. De manera repentina, las nuevas responsabilidades les exigieron realizar un seguimiento de cada compra de su campus principal en Forest City, Iowa, y sus divisiones en línea.

“Había cosas que se nos escapaban y no teníamos una solución única para todo”, recuerda Julie Keely, gerente de Asuntos Comerciales, que supervisa los elementos de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR) de la universidad. “Habíamos perdido o extraviado facturas, había formularios incompletos y no teníamos forma de rastrear a las personas”. Sumado a los desafíos que enfrentaban, había 130 gerentes de presupuesto diferentes de más de 70 departamentos con un sinnúmero de proveedores y necesidades que gestionar. Todo esto se debía a la cantidad de activos de AR/AP retrasados ​​o faltantes.

La universidad ya utilizaba HAQM, pero los miembros del personal realizaban compras mediante inicios de sesión personales o creaban cuentas individuales. “Era una pesadilla logística”, asegura Julie, que también ayuda con la auditoría y conciliación de todas las cuentas de la universidad. “No podíamos controlar cuándo las personas realizaban compras o si las hacían, ni rastrear la recepción de los productos. Luego, teníamos que reembolsar artículos de los que no podíamos estar seguros si se habían comprado para uso universitario”.

Búsqueda automática de facturas perdidas y formularios incompletos

Julie sabía que Waldorf necesitaba proporcionar una solución centralizada para que todos los empleados de la universidad pudieran comprar y recibir los productos que necesitaban de manera oportuna. Debido a que los empleados ya estaban familiarizados con la facilidad de realizar pedidos desde HAQM, cambiar a HAQM Business y registrarse en Business Prime fue, como ella dice, “una obviedad”.

Desde que Waldorf implementó Business Prime, Julie cuenta con la solución única que necesitaba. HAQM Business ayuda a consolidar facturas y simplifica la conciliación, lo que hace que las compras sean más sencillas.

“Ahora tenemos menos facturas que controlar”, afirma Julie. “Nuestro equipo tiene mucha más certeza de que solucionamos los problemas de manera oportuna”. HAQM Business también cumple con otro objetivo de la universidad: agilizar los pagos mediante la facturación mensual. “Ahora pagamos una vez al mes a una sola fuente en lugar de pagar varias veces a varias fuentes”, explica. Además, el proceso de “búsqueda sencilla” de Business Prime ha permitido a la universidad identificar ahorros de costos en sus compras y experimentar ahorros en el envío.

Otro objetivo era asegurarse de que todas las compras siguieran sus procesos de autorización internos. “Un sistema de autorización de varios pasos es una práctica de negocio recomendada”, explica Julie. “Las instituciones sin fines de lucro deben seguir un conjunto específico de reglas para mantener su condición. Necesitamos varios puntos de verificación y un registro de auditoría claro. Business Prime lo proporciona”. Por ejemplo, una característica de Business Prime llamada Guided Buying dirige a los compradores hacia los productos o proveedores adecuados e identifica categorías de productos que los empleados no deberían comprar, lo que ayuda con los procesos de autorización y el cumplimiento de sus políticas de compra internas.

Creación de un proceso único de autorización y gasto para realizar un seguimiento de las compras desde el pedido hasta el pago

Para ayudar con la elaboración de presupuestos, la Universidad Waldorf trabajó con HAQM Business a fin de incorporar a su cuenta ocho grupos principales y más de 70 subgrupos con sus propios procesos únicos de autorización y gasto. Cada grupo cuenta con numerosos departamentos. Por ejemplo, Área académica es un grupo y cada departamento individual es un subgrupo, como “educación” e “historia”. Otro ejemplo: El grupo de Deportes contiene los subgrupos “hockey” y “sóftbol”. “Esto hace que mi trabajo sea más sencillo al no tener que buscar autorización ni papeleo adicional”, señala Julie. “Ahora el seguimiento de una compra, desde el pedido hasta el pago, se realiza en un solo lugar”.

Como organización sin fines de lucro, la Universidad Waldorf sigue el formato de la Asociación Nacional de Oficiales de Negocios de Colegios y Universidades (NACUBO) para estandarizar los informes. El formato ayuda a los administradores de educación superior como Julie a impulsar la eficiencia de costos, clasificar sus gastos de manera precisa y consistente, y medir y comparar con otras universidades y colegios, a la vez que proporciona a estas instituciones informes internos y externos confiables. “Es posible que las instituciones con fines de lucro quieran utilizar una estructura diferente según lo recomendado por su Departamento de Finanzas y su equipo de auditoría”, menciona Julie.

Fortalecimiento de las capacidades de gestión y supervisión de Waldorf

Preparar, implementar y capacitar al personal para utilizar HAQM Business solo tomó alrededor de un mes, en parte, porque la mayoría del personal ya conocía la interfaz de HAQM. El proceso implicó que Julie revisara y preparara adecuadamente las divisiones y departamentos con su representante de HAQM Business, Jim Stroud, de forma remota. Durante este tiempo, Julie adquirió una comprensión completa de los procesos y ahora, si surgen, puede solucionar problemas menores por su cuenta. Julie también ayudó a resolver un problema inicial durante la implementación, donde se creó una cuenta en un departamento sin que la oficina de Finanzas tuviera conocimiento de ello. “Trabajamos juntos para fusionar con éxito ambos sistemas sin perder ningún dato”, recuerda.

Ahorro de tiempo para optimizar y automatizar otros procesos

Después de aproximadamente un año de uso, HAQM Business ya le ha ahorrado a Waldorf una gran cantidad de tiempo. “Cada minuto que ahorramos al utilizar Business Prime lo usamos para buscar otras formas de optimizar y automatizar nuestros procesos", agregó Julie.

Publicado originalmente en University Business