Estado de Oklahoma

Resumen

El Estado de Oklahoma ofrece a los organismos estatales procesos simplificados de compra, una amplia selección de productos y ofertas exclusivas para empresas al implementar HAQM Business. Todo comenzó con bongós. Después de que el Estado de Oklahoma implementara oficialmente HAQM Business como solución de compra para todos los organismos estatales en enero de 2018, Allen Cook, el Gerente de Adquisición del Estado estaba interesado en ver cuál sería la primera compra oficial. ¿Papel de impresión? ¿Sillas de oficina? Insumos de laboratorio. En realidad, fueron bongós, comprados para un programa musical estatal orientado a adultos con discapacidades mentales. “Nuestra primera compra fue un buen ejemplo de la variedad de productos que compran los organismos estatales a través de HAQM Business”, explica Cook.

Optimizar los gastos estatales

La Oficina de Administración y Servicios Corporativos (OMES) es el administrador de servicios financieros del Estado de Oklahoma. Una de sus principales misiones es ayudar a los diferentes organismos que conforman el gobierno estatal a administrar mejor sus gastos.

Desde el Departamento geológico de Oklahoma hasta el Departamento de transporte de Oklahoma, los organismos de todo el estado compran los suministros y equipos necesarios para garantizar que sus necesidades específicas estén cubiertas. Para hacer las compras más uniformes y controlables para 21 457 titulares de tarjetas de compras, el OMES tenía que encontrar una forma de consolidar los gastos y agilizar el proceso de adquisición. Como sabía que muchos organismos ya usaban HAQM Business por su cuenta, el equipo de OMES decidió que era hora de adoptar HAQM Business a nivel estatal.

Introducir HAQM Business en todo el estado

El OMES sabía que tenía que introducir HAQM Business a los compradores de forma organizada y formal para garantizar su adopción.

Creó un programa introductorio para educar a los compradores del gobierno acerca de HAQM Business a través de una serie de seminarios web y presentaciones. El OMES identificó y capacitó a compradores de diferentes agencias en el uso de HAQM Business en conformidad con las reglas estatales. Estos compradores capacitados y motivados luego actuaron como personas influyentes clave dentro de sus respectivos organismos, lo que facilitó un mayor uso de HAQM Business.

“Conseguimos una gran adopción al principio gracias a nuestra comunicación dinámica, nuestros defensores del personal y por lo fácil que resulta usar HAQM Business”, dice Cook. “HAQM Business es un socio excelente; nuestro traslado a HAQM Business se manejó bien y la adopción se desarrolló sin contratiempos”.

Compras con solo un clic

Ahora el proceso de adquisición para los titulares de tarjetas de compra es muy parecido a realizar un pedido en HAQM.com. Con esta experiencia familiar y optimizada de compra, los compradores autorizados del estado pueden encontrar los productos particulares que necesitan sus organismos con la misma facilidad con que compran artículos de manera personal. Esta experiencia digital de compra es cada vez más importante para el Estado de Oklahoma, dado que muchos organismos de gobierno se encuentran en el área metropolitana de la Ciudad de Oklahoma y poseen un personal cada vez más diestro en tecnología.

En un día cualquiera, la organización puede tener que comprar desde simples artículos de oficina hasta productos de limpieza, o hasta juegos para parques infantiles. Según Cook, HAQM Business es ideal para las compras diarias y las compras al contado. “Muchos titulares de tarjetas de compras suelen comprar de a uno o dos productos, pero hacen compras frecuentes”, explica.

Pero las compras estatales en HAQM Business no se limitan a compras al contado. Muchas organizaciones dependen de HAQM para realizar pedidos más grandes o afrontar gastos planificados. El Departamento penitenciario puede hacer pedidos al por mayor de jabón y champú o el Departamento de educación puede solicitar manuales y artículos escolares. 

Adquisición simplificada

La mayoría de gobiernos estatales tienen normas de competencia que disponen que los organismos estatales admitan ofertas de múltiples proveedores antes de realizar una compra. Oklahoma no es la excepción. Con HAQM Business, los usuarios pueden ver varias publicaciones de un solo producto a la vez, lo que les facilita evaluar sus opciones. Y como un comprador puede buscar por certificación de diversidad, es posible identificar empresas cuyos dueños son veteranos discapacitados, el cual es uno de los requisitos de diversidad exigidos por el gobierno de Oklahoma.

La transición hacia HAQM Business también fue beneficiosa para los distritos escolares situados en las áreas más rurales del estado que tal vez no tengan un departamento de compras o los recursos para hacer licitaciones. “Para las escuelas rurales, fue muy útil tener la flexibilidad que implica tener tantas cuentas de usuario individuales”, dice Cook. Ahora, los pedidos se realizan según sea necesario desde la oficina central o el aula.

Las herramientas de análisis que ofrece HAQM Business facilitan la planificación estratégica a nivel estatal y da al OMES un mejor entendimiento de sus gastos. “Ahora tendremos mayor visibilidad de los datos de compra, lo que nos dará una idea más clara sobre lo que se gasta y quién lo hace”, dice Cook.

Allen Cook no es el único empleado estatal satisfecho con HAQM Business, como muestra la tasa de adopción. Cuando el OMES empezó a implementar HAQM Business en enero de 2018, le pidieron a Cook que fijara una meta para la cantidad de usuarios que esperaba tener en el estado. 

Con 1200 usuarios de HAQM Business hasta la fecha, el OMES ya superó con creces la meta inicial de Cook de 1000 y todo comenzó con bongós.

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