Conciliación posterior a la compra simplificada

En el entorno de administración de negocios actual, es fundamental optimizar la información de adquisición, contabilidad y conciliación posterior a la compra para mantener previsiones de negocio precisas, conciliaciones pragmáticas, asignaciones de costos y análisis de gastos detallados. La función de Información del Pedido de HAQM Business ofrece una solución diseñada para ayudar a las organizaciones a conciliar fácilmente los datos relacionados con pedidos en los informes comerciales. 

"Nuestra configuración ofrece un proceso de pago simplificado para los usuarios, ya que les ahorra tiempo y elimina clics innecesarios al incluir de forma predeterminada la Información del Pedido por subgrupo. Además, ayuda a eliminar errores que podrían haber generado problemas. La Información del Pedido también nos ayuda con la conciliación de facturas en cuentas por pagar, ya que facilita la identificación de los fondos que deben aplicarse a los pagos."

- Paula Aldous, directora ejecutiva de Negocios y Finanzas de las Escuelas Públicas del Condado de Chesterfield

Los administradores pueden utilizar seis campos predeterminados para definir la información de los pedidos: centro de costos, código de ubicación, código de departamento, número de cuenta, código de proyecto y código GL, además de otros 13 campos personalizados. Los compradores pueden completar estos campos al realizar un pedido, lo que permite asociar la información directamente con sus órdenes de compra. La Información del Pedido actúa como un facilitador que integra los procesos de autorización e integración con mecanismos de conciliación, tales como los detalles de pedidos, facturas, informes de análisis empresarial y comprobantes de embalaje. Admite procesos clave en la contabilidad de costos, la conciliación financiera y el análisis de gastos, alinea las prácticas de compras con las estructuras financieras internas de la organización.

Actualizaciones recientes:

1. Límites desplegables ampliados y funcionalidad de búsqueda mejorada en el proceso de pago

La primera actualización consiste en ampliar de 100 a 500 las opciones desplegables por campo, lo que brinda a los administradores una mayor flexibilidad para configurar los campos de Información del Pedido en función de los informes organizacionales. Ahora, los compradores pueden utilizar una función de búsqueda al momento de realizar el pago, lo que les permite encontrar rápidamente el valor desplegable correcto sin necesidad de desplazarse por una larga lista de opciones.

2. Configuración de la Información del Pedido a Nivel de Grupo

La segunda actualización introduce la posibilidad de configurar la Información del Pedido a nivel de grupos dentro de HAQM Business. Esta mejora funcional permite a los administradores optimizar la configuración y administración de los campos y valores de la Información del Pedido a nivel de grupo, lo que permite una personalización alineada con las necesidades específicas de informes y contabilidad de cada organización.

"Al alternar el nombre del grupo en la parte superior de la página de pagos, los usuarios pueden seleccionar qué reglas deben aplicarse a su compra. Gracias al control que tengo sobre la configuración, podemos asegurarnos de que los empleados registren toda la información necesaria y obtengan la autorización correspondiente al pagar por factura, al tiempo que les brindamos los beneficios de una experiencia rápida y sencilla con HAQM Business Prime."

- Megan Wright, responsable de Operaciones de Adquisición en Admiral Insurance

En general, estas actualizaciones permiten a los administradores simplificar la experiencia de compras de los compradores, reducir el esfuerzo necesario para cumplir con los detalles de adquisición relacionados con los pedidos y optimizar la comunicación entre departamentos para supervisar y validar los campos y valores de la Información del Pedido.

Para obtener más información sobre la Información del Pedido:

Cómo configurar los campos de Información del Pedido

1. Inicia sesión en tu cuenta HAQM Business y dirígete a Administra tu negocio.
2. En Facturación y envío, selecciona Información del pedido. (Si deseas configurar la información del pedido para un grupo específico, selecciona el Grupo  de Miembros.)
3. Activa el botón Habilitado junto a cada campo que deseas usar.
4. Selecciona el botón Habilitado para crear y agregar campos personalizados según sea necesario. (Límite de 19 campos)
   - Selecciona el Campo de texto abierto o la Lista de opciones definidas.
   - Si seleccionaste una Lista de opciones definidas, agrega hasta 500 opciones.
   - Selecciona la Selección predeterminada, si corresponde.
5. Marca la casilla de selección Requerido para los campos que deseas que sean obligatorios.
6. Selecciona Guardar para finalizar los cambios.

Consulta las notas de lanzamiento:

1. Actualización de Información del Pedido: Límite de opciones desplegables ampliado
2. Actualización de Información del Pedido: Información del Pedido a nivel de grupo

Ten en cuenta que la Información del pedido está disponible actualmente solo para los clientes de HAQM Business que realizan pedidos directamente en el sitio web. No está disponible para clientes de Punchout.