Escuelas del Área de Saline

Resumen

Escuelas del Área de Saline, un innovador distrito escolar impulsado por la tecnología en Míchigan, contrató a HAQM Business para agilizar y modernizar su flujo de trabajo de compras. Esto devolvería tiempo a sus maestros y personal para que puedan enfocarse donde más importa: la misión de aprendizaje.

Un distrito impulsado por la tecnología busca una solución de compra innovadora

Escuelas del Área de Saline se enorgullece de brindar educación enfocada en el futuro y de alta calidad para 5,300 estudiantes. El proceso de adquisición del distrito no satisfacía sus necesidades. Para facilitar que los maestros obtengan elementos educativos para sus salones de clase y al mismo tiempo proporcionar al departamento de adquisiciones una forma simple de seguir los gastos y administrar el cumplimiento, Saline se asoció con HAQM Business.

En ese momento, el proceso de adquisición de Saline era complejo y casi completamente manual. Se requirieron más de 500 maestros y personal en siete escuelas para hacer una compra comparativa de suministros, enviar las listas través de siete asistentes administrativos y luego esperar semanas para que llegaran sus productos. El papeleo relacionado con la compra fue trasladado físicamente entre los edificios y la oficina de finanzas.

Además, la asociación de padres y maestros de cada escuela mantuvo un número de identificación fiscal y un presupuesto separados y financiados por su junta directiva. Necesitaban una mejor manera de administrar fondos y trabajar en cooperación con el distrito.

Implementar un proceso de adquisición que funcione para todas las partes interesadas

Los maestros y el personal ya estaban usando HAQM.com y encontraban, generalmente, precios competitivos. La experiencia de compra era familiar: buscar, ordenar por marca y precio, leer comentarios y elegir el momento del envío. 

Sin embargo, seguían atados a un sistema que limitaba la cantidad de solicitantes autorizados. No realizaron ni gestionaron pedidos. Los asistentes administrativos de la escuela procesaron todas las solicitudes. El seguimiento del presupuesto dependía de que los compradores proporcionaran la información, las confirmaciones y los recibos correctos.

Como un usuario pionero de HAQM Business para la educación, Saline podía formar el proceso de adquisición con un socio que la gente comprendiera. Podían determinar el flujo del proceso, el método de pago, la verificación del cumplimiento y la presentación de informes. Podían ampliar la cantidad de personas interesadas que podían realizar pedidos. 

“Vimos lo fácil que era usar HAQM Business”, dijo Christie Patteri, especialista de la oficina de finanzas de Escuelas del Área de Saline. “Cuando descubrimos que podían facturarnos, estábamos eufóricos. Eso abrió la puerta para que más personas hicieran compras y las autorizaran de antemano. Se adaptó a nuestro modelo de compras”.

HAQM Business es también socio de OMNIA Partners (anteriormente U.S. Communities), un programa nacional cooperativo de compras utilizado por los distritos escolares de K-12 con el fin de garantizar que reciban el mejor precio al llegar al importe máximo de licitación.

El departamento de finanzas supervisa las finanzas, los secretarios de edificios administran los edificios y los maestros enseñan

HAQM Business colaboró con el distrito para implementar un proceso que ahorra tiempo y dinero, y garantiza que las partes interesadas supervisen el cumplimiento de las normas y se mantengan dentro del presupuesto. Las ventajas:

• Todas las partes interesadas son solicitantes que pueden realizar y gestionar pedidos
• La supervisión de la secretaria del edificio se limita a convertir los carros en pedidos de compras, agregar el número de orden de compra correcto y luego enviarlo a la oficina de finanzas
• Los pedidos están protegidos de los cambios de inventario y precios
• Los pedidos se pagan por factura a través de la oficina de finanzas
• Las asociaciones de padres y maestros pueden autorizar sus solicitudes de fondos
• El departamento de finanzas tiene una perspectiva clara sobre los gastos
• Las partes interesadas cumplen con las normas y obtienen precios más bajos

“Cuando lo abrimos para que los maestros y el personal se convirtieran en solicitantes, cambió completamente la manera de hacer las cosas”, dijo Patteri. “Mis secretarias de edificio me dicen que cambió su vida. Ahorró mucho tiempo y simplificó el proceso. Definitivamente recomendaría HAQM Business a otras escuelas”.

Sobre Escuelas del Área de Saline

Escuelas del Área de Saline en Míchigan transformó su proceso de adquisición anticuado al asociarse con HAQM Business. El distrito, que atiende a 5,300 alumnos, agilizó las compras, lo que permite a los profesores y al personal acceder fácilmente a los suministros, mientras que el equipo de finanzas gestiona los presupuestos, el cumplimiento de las normas y el gasto. El nuevo sistema reemplaza los métodos manuales y lentos con una plataforma sencilla para pedir y realizar un seguimiento de forma eficiente. Con OMNIA Partners, el distrito garantiza el cumplimiento del presupuesto y precios competitivos, y ahorra tiempo y dinero, a la vez que reduce las cargas administrativas y mejora los procesos.